Author: Onit

Strengthening the Relationship Between In-House Legal Teams and External Firms

Posted on December 15, 2017 by - Enterprise Legal Management

The conventional view of electronic invoicing (e-billing) focuses on managing legal spend, potential cost savings, and the ability of in-house counsel to compare the efficiency of their panel firms. Consequently, there are less obvious — but real and measurable — benefits arising from a successful e-billing implementation.

Some known benefits for clients claimed for e-billing are that it reduces false charges, enforces compliance with the billing guidelines, and ensures that the seniority and, thus, charging rates of lawyers working on a matter is known to the client. Some clients rigorously enforce their billing rules, and e-billing provides a way for stricter application of these rules than paper-only bills. While this strict compliance with the rules is more prevalent in the US, we are also seeing more rigour brought to bear in enforcing what can (and cannot) appear on legal bills in the UK and mainland Europe.

Typical billing restrictions of this nature are that clients will not pay for certain expenses – for example, telecom charges, administrative overhead, and online research. Some further examples of external counsel guidelines are:

  • Law firms should use appropriate resources for performing specific tasks – such as partners not being used on more junior-level tasks/activities.
  • The client will only pay for time spent traveling if that time was productive (i.e., the lawyer worked while they were traveling).
  • Clients can specify that only one external firm lawyer should attend certain types of meetings and will be able to verify that this happens.
  • That several distinct tasks are not “block billed” in a single amount and to avoid using vague time narratives.

Download “Getting Started with Billing Guidelines” for more examples.

STRENGTHENING THE RELATIONSHIP WITH LAW FIRMS

There are, however, further indirect benefits gained from e-billing in terms of establishing closer working relationships between clients and their external advisors and opportunities to form mutually positive ties on a longer-term basis. Examples of these types of “added value” benefits are:

Law firms can offer more access to internal data not ordinarily available to the client, for example, written-off /unbilled time and nonchargeable work done for the client. Firms can also categorize billed time by the client’s work breakdown/cost codes and improve the value to the client of the information in the e-bill. It means that more comprehensive information about each matter is available to both law firm and the client. This improves the quality of the discussions at relationship meetings, for example.

Law firms should see e-billing as a marketing tool and something to offer to new and existing clients. Many law firms are experienced in e-billing and can advise on e-billing issues and how to best tailor billing data to meet the client’s needs. Prospective clients now require law firms to be knowledgeable about e-billing and demonstrate that they can offer this service when making new business pitches.

E-billing can facilitate a fresh dialogue between law firm and client about the pricing of legal work and the use of more flexible cost models. An example is where part of a matter gets priced with part according to time-based billing, and part is fixed-fee work. This costing type only gets achieved if both parties are comfortable with the work done and at what stage or phase of the transaction. E-billing is the only way to measure and make visible this work breakdown for both parties.

Finally, several studies have shown that using e-billing software results in faster payment of the lawyer’s bills. E-billing tools significantly reduce the client’s manual workload for invoice validation, resulting in quicker invoice approval and payment.

All this shows that using e-billing software can improve the relationship between law firms and clients. Regarding business life, there is probably no closer relationship than that between a lawyer and a client. Such a close relationship is based on transparency and, therefore, must avoid information asymmetries. This applies not only to the content of the case in which the law firm is advising the client but also to the costs arising from that advice.

Modern e-billing providers like Onit’s European legal spend management solution BusyLamp e-billing.Space contribute to strengthening the relationship in this respect. They have set themselves the goal of establishing the use of e-billing for the client and the law firms as a smooth process.

E-BILLING VORTEILE: STÄRKUNG VON ANWALTSKANZLEI-KUNDEN-BEZIEHUNGEN

Posted on December 15, 2017 by - Enterprise Legal Management

VORTEILE VON E-BILLING 

Bisher lag der Fokus der elektronischen Rechnungsstellung (E-Billing) hauptsächlich auf der Verwaltung der Rechtskosten (Legal Spend Management), der Ermittlung potenzieller Kosteneinsparungen sowie der Möglichkeit für Inhouse-Juristen, die Effizienz ihrer externen Berater zu bewerten. Dadurch bleiben die weniger offensichtlichen Vorteile, die aus einer erfolgreichen E-Billing-Implementierung resultieren, mitunter unentdeckt – doch sie sind real und können messbar gemacht werden. 

Die Vorzüge des E-Billings für Kunden sind vielfältig: Dazu zählen die Minimierung von fehlerhaft verbuchten Kosten, die Sicherstellung der Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien (Billing Guidelines) sowie die Transparenz bezüglich der Seniorität und der zugehörigen Abrechnungssätze der Anwälte, die an einem Fall arbeiten. Einige Kunden setzen ihre Abrechnungsregeln äußerst konsequent um. Dank E-Billing lässt sich die Einhaltung der Billing Guidelines automatisieren, was zu einer effizienteren und fehlerfreien Anwendung im Vergleich zu rein papierbasierten Rechnungen führt. Obwohl E-Billing in den USA weit verbreitet ist, ist auch in Großbritannien und Kontinentaleuropa eine zunehmende Tendenz erkennbar, strenge Maßstäbe hinsichtlich dessen anzulegen, was auf Rechnungen für juristische Dienstleistungen aufgeführt werden darf und was nicht. 

Gängige Billing Guidelines schreiben vor, dass externe Berater bestimmte Aktivitäten wie Telekommunikationsgebühren, Verwaltungsaufwand und Online-Recherche nicht in Rechnung stellen dürfen. Weitere Beispiele für Abrechnungsrichtlinien sind: 

  • Die Kanzleien sollten angemessene Ressourcen für spezifische Aufgaben einsetzen. Beispielsweise sollten Partner nicht für Aufgaben mit eher geringerer Seniorität veranschlagt werden. 
  • Kunden zahlen nur für Reisezeiten, die produktiv genutzt wurden, d.h. wenn der Anwalt während der Reise tatsächlich gearbeitet hat. 
  • Kunden können festlegen, dass nur ein externer Anwalt der Kanzlei an bestimmten Arten von Meetings teilnimmt, und haben die Möglichkeit, dies zu überprüfen. 
  • Verschiedene Aufgaben sollten nicht in einem Pauschalbetrag abgerechnet werden, und vage Zeitangaben sollten vermieden werden. 

Laden Sie sich unseren praktischen Leitfaden „Getting Started With Billing Guidelines“ herunter, um weitere Beispiele und Tipps zu erhalten. 

INDIREKTEN VORTEILE VON E-BILLING IN DER ANWALTSKANZLEI-KUNDEN BEZIEHUNG 

E-Billing birgt zusätzliche indirekte Vorteile in sich. Diese umfassen die Förderung engerer Arbeitsbeziehungen zwischen Kunden und ihren externen Beratern sowie die Gelegenheit, langfristig für beide Seiten positive Bindungen zu schaffen. Hier einige Beispiele:  

  • Anwaltskanzleien haben die Möglichkeit, dem Kunden Zugang zu internen Daten zu gewähren, die dem Kunden normalerweise nicht zur Verfügung stehen. Hierzu zählen beispielsweise nicht abgerechnete Zeiten, nicht in Rechnung gestellte Leistungen für den Kunden sowie abgeschriebene Posten. Die Kanzleien können auch die abgerechneten Zeiten gemäß den individuellen Arbeitsaufschlüsselungs- und Kostencodes des Kunden kategorisieren, wodurch der Informationsgehalt der E-Rechnung für den Kunden optimiert wird. Dies führt insgesamt dazu, dass sowohl der Kanzlei als auch dem Kunden umfassendere Informationen zu jeder Matter zur Verfügung stehen. Dies wiederum hat nachweislich eine Steigerung der Qualität der Diskussionen zur Folge. 
  • Rechtsanwaltskanzleien sollten E-Billing als eine Form des Marketings und einen zusätzlichen Service betrachten, den sie sowohl neuen als auch bestehenden Kunden anbieten können. Viele Kanzleien verfügen über umfangreiche Erfahrung im Bereich E-Billing und können daher nicht nur bei Fragen zum Thema beraten, sondern auch dabei unterstützen, Abrechnungsdaten optimal auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden abzustimmen. Heutzutage erwarten potenzielle Kunden von Kanzleien, dass diese mit E-Billing vertraut sind und nachweisen können, dass sie diesen Service zur Verfügung stellen können. 
  • Die Anwendung von E-Billing kann einen neuen Dialog zwischen Kanzlei und Kunde bezüglich der Preisgestaltung von juristischer Arbeit und der Nutzung flexiblerer Kostenmodelle eröffnen. Ein Beispiel dafür ist, wenn ein Teil einer Matter auf der Basis von Zeitabrechnung erfolgt und ein anderer Teil über Pauschalpreise abgerechnet wird. Diese Form der Kostenaufschlüsselung kann nur dann effektiv umgesetzt werden, wenn beide Parteien mit der erbrachten Arbeit und dem Zeitpunkt oder der Phase der Transaktion übereinstimmen. E-Billing stellt die alleinige Möglichkeit dar, diese Art der Arbeitsaufschlüsselung zu quantifizieren und für beide Parteien sichtbar zu gestalten. 
  • Last but not least zeigen mehrere Studien, dass die Verwendung von E-Billing-Software zu einer schnelleren Bezahlung der Anwaltsrechnungen führt. Die Verwendung von E-Billing-Tools reduziert den manuellen Arbeitsaufwand des Kunden für die Rechnungsvalidierung erheblich, sodass die Rechnungsgenehmigung und letztendlich die Bezahlung der Rechnungen schneller erfolgen können. 

Die vorgestellten Punkte verdeutlichen die vielfältigen Vorteile, die der Einsatz von E-Billing-Software für die Arbeitsbeziehung zwischen Rechtsanwaltskanzleien und ihren Mandanten bieten kann. Diese Verbindung basiert auf Transparenz und erfordert eine aktive Vermeidung von Informationsasymmetrien. Dies bezieht sich nicht nur auf den Inhalt des jeweiligen Rechtsfalls, in dem die Kanzlei den Kunden berät, sondern auch auf die damit verbundenen Kosten. 

Moderne E-Billing-Anbieter wie Onit haben sich dazu verpflichtet, die Nutzung von E-Billing zu einem nahtlosen Prozess sowohl für den Kunden als auch für die Kanzleien zu machen. Die Legal Spend Management Lösung BusyLamp eBilling.Space zielt darauf ab, die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien zu optimieren. Rechtsabteilungen sind oft besorgt über steigende Beratungskosten und die Notwendigkeit einer strukturierten Kommunikation mit externen Kanzleien, insbesondere im Zusammenhang mit Rechnungsstellung und Abrechnung. Genau hier setzen wir an und bieten Lösungen an, um die Ausgaben für externe Rechtsberatung zu reduzieren und die partnerschaftliche Zusammenarbeit zu stärken. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo und erfahren Sie mehr.

Six Features of the Best Contract Management Solutions

Posted on December 11, 2017 by - Contract Lifecycle Management

Contract management. If there are two words that can make you cringe, it has to be those two. But contract management is part of life, and it’s crucial that organizations have better visibility into where a contract is, how long it’s been there, and when it’s expected to be completed. That’s especially true now that financial reporting is required to improve contract compliance and enhance operational efficiency. Businesses that implement a transparent contract management process compress their time to revenue; mitigate risks by having fewer contractual exceptions, and increase customer satisfaction.

What’s needed is a simple and reliable process for getting new contracts into the system, approving those contracts and then managing and storing them. Business, legal, and even financial contract approvers have access to one central location to collaborate and approve contracts as they move through the contract lifecycle process. We’ve selected six features that we feel must be incorporated in the best solutions.

  1. Added Visibility – Centralizing your contracts allows visibility throughout their lifecycle. You can see a document’s history, including all previous versions and can create reports based on any data field in a personalized dashboard.
  2. Simplified Management – Easily collaborate with reviewers and departments directly. Email updates can also be sent to contracts through an assigned unique email address. Email notifications can be configured for multiple events, including new contract requests, comments, tasks, updates and documents
  3. E-sign Capabilities – Users can electronically sign contracts upon execution and manage them in one easy-to-use tool.
  4. Real-Time Contract Routing – Authorized users can make changes to the workflow and add approvers on the fly by simply clicking a button.
  5. Custom Intake Forms – Custom intake and data forms allow multiple contract types with the capability to support context sensitive data capture. Some contract types supported include NDAs, MSAs, SOWs, etc. Fields can be easily configured by contract type and reminders can be based on business rules.
  6. Flexible Workflow – Workflow can be configured relative to contract type or matched to your unique business needs.

It’s quite possible to purchase a contract administration solution, and also a separate contract review and approval solution. Better still, if you choose to use a contract lifecycle management solution, you’ll have the best of both worlds: a convenient combination of contract administration and contract review and approval all in one package. It’s time to get on board with the finest in contract management solutions, and allow your business to reach the level of success it deserves.

Onit Has a Newer, Higher-Performance User Interface

Posted on November 29, 2017 by - Company News and Events

Onit just got even better, and is very excited about its new user interface (UI). Built on ReactJS and leveraging the speed of JavaScript, this UI uses a new way of rendering web pages, making them highly dynamic and responsive to user input. It promises not only a better user experience, but also an incredible timesaver for developers allowing them to work faster and save significant time by reusing code components.

Some of the key features of ReactJS library include:

  • A more responsive, modern and intuitive design
  • An improved user experience of transaction creation and editing workflows
  • A more efficient site navigation and grid filtering
  • The capability to load pages faster
  • The ability to more quickly fix bugs, make upgrades, and spin up new features to support our customer’s business process needs

This newest addition to Onit’s software arsenal will also accelerate user adoption, improve usability and increase productivity. By focusing on the user experience for all team members, the interface is more intuitive and delivers faster access to content when necessary. An additional feature of the open-source library is ongoing development among its users allowing open contributions.

Six Benefits of the Top Enterprise Legal Management (ELM) Solutions

Posted on November 22, 2017 by - Business Process Management, Enterprise Legal Management

When shopping for an enterprise legal management (ELM) solution, you need to ensure that it can be built around the way your teams work. After all, you’re trying to streamline your operations and avoid the old standards of relying on email and spreadsheets to get the job done. In today’s fast-paced legal settings, lawyers need to be able to work faster, smarter and more efficiently, and the best way to do it is by automating law department processes.

Traditionally, ELM vendors have taken a databased-centric (system of record) approach in designing their solutions. However, and this cannot be over-emphasized, your competitive legal department needs a system of engagement – a system that supports the highly collaborative nature of your legal work. This in turn reinforces your business goals and ultimately, your bottom line.

So, what should you be looking for in your new ELM solution? We’ve chosen six key benefits that should be included in a cutting-edge system:

  1. Cost savings – You can realize substantial cost savings of between 4 percent and 7 percent of your outside counsel spend.
  1. Easier collaboration – Improved knowledge sharing and collaboration among internal and external team members allow you to be more responsive to clients and provides transparency to your operations.
  1. Enhanced performance – Aggregate all transactions and develop metrics around cycle times, work distribution and others at the portfolio, business unit and individual level that allow you to quickly shift to find efficiencies.
  1. Drive operational improvements easily – Unlike the development and implementation process for a large enterprise legal management system, which can take several months or years, our implementation process is faster so you can see ROI quicker than other ELM vendors promise.
  1. Robust reporting – Track total spend by law firm and matter type and create reports in various formats (i.e. line graph, bar graph, pie chart).
  1. Flexibility – As your intake process evolves so can the tool. Adding a new approver or creating business logic to route matters or business documents to the appropriate reviewer can be done quickly without involving IT.

There are many other benefits of the best ELM solutions, so look around and find the system that best suits your organization’s needs. It will be time well spent, and will better ensure successful adoption of your new ELM solution.

Critical Success Factors to Manage Legal e-Billing

Posted on November 15, 2017 by - Enterprise Legal Management

The business process of legal e-billing (electronic invoicing) between an in-house team and outside counsel is rapidly growing; we can learn lessons from many successful implementations. Some key factors can assist with the implementation of e-billing and help ensure that both the in-house legal department and the law firms benefit from the changes.

While there is now a general level of knowledge in the legal marketplace about e-billing, there still seems to be a need for more detailed information and expertise regarding the exact steps required by both the client and the law firm to make e-billing a success.

On the surface, e-billing, from a client’s perspective, may seem straightforward. But we believe that many in-house legal departments are unaware of the issues that may arise from poor initial resourcing or project management with e-billing. There are also several “best practices” that client organizations need to be aware of and apply to maximize the opportunities from e-billing.

In our experience, clients have some work to do to prepare for e-billing, even before they can approach their law firm panel regarding an e-billing project – either directly or through one of the e-billing intermediaries.

E-BILLING CHECKLIST: ASK THE RIGHT QUESTIONS

It is important that an e-billing implementation is a two-way process and not just something imposed by the in-house legal team. A standard e-billing checklist identifies the key questions the law firm needs to know to ensure successful implementation. Ideally, work should start after answering all questions; otherwise, significant implementation delays may occur.

  • The checklist should include questions on the following:
  • What LEDES format does the client want to use?
  • What UTBMS codes and timekeeper classification does the client want to use?
  • What billing rules is the client seeking to impose?
  • What is the project’s scope – including client entities and types of matters?
  • What does the firm have to do to achieve a successful bill?

In return for a stricter, more transparent billing discipline, the client could commit to a minimum bill payment period following approval of the e-bill. When not agreeing to these conditions at the outset, it is difficult for the firm to impose conditions after the event.

E-BILLING PROJECT RESOURCING

E-billing is a relatively resource-intensive process. The larger law firm will likely deal with upwards of five different e-billing vendors and several varying LEDES formats. The team responsible has to be able to log into each system, understand the differences, and know what to do for bill rejection to minimize bill turnaround time. In addition, the team must constantly update systems with new fee-earner information and any changes to billing rates; otherwise, the system will reject them. For every 200 e-bills issued monthly, a firm must employ approximately one individual to administer the systems. Without the experience, skill, and discipline to administer the systems, you could face significant collection time delays.

In-house legal departments must appreciate this and ensure they have chosen an e-billing provider that is always available to law firms for any queries. Professionally set up e-billing providers like Onit’s European legal spend management solution BusyLamp e-billing.Space focus on responding quickly and with high quality to law firms’ questions to ensure that the client and their firms get the best possible service and keep the flow of instructions and invoices moving.

ENGAGE E-BILLING STAKEHOLDERS FROM THE OUTSET

E-billing needs to be owned and driven at a senior level and requires the input of all stakeholders that touch on the process. Within law firms, e-billing is not just a function of the billing department. It needs to be understood and contributed to by the fee earners, business development, finance, revenue, credit control, and billing. Strategic implementation becomes even more critical when several e-billing projects with competing priorities roll out simultaneously. Likewise, within the client organization all the stakeholders must be engaged in the process – including the legal teams, General Counsel, and, more recently, the Corporate Legal Operations Teams.

IN-HOUSE BILLING PROCESSES

The introduction of e-billing also requires resources from the in-house team. Introducing an e-billing system does not differ from any other process change of comparable scope. Legal departments need to ensure that their internal processes and systems can maximize the benefits that can accrue from e-billing. This may mean changes to the Accounts Payable system to enable electronic acceptance of e-bills once approved for payment. Also, the internal invoice processes should be capable of meeting the requirements that a move to e-billing brings. This may mean changes to existing procedures for budgetary approval, giving matter instructions, and the processes for authorizing and paying law firm invoices.

A glance at the many successful introductions of e-billing systems shows that the effort will undoubtedly pay off. While this is evident from the in-house point of view due to the significant cost savings, the advantages for law firms are often only apparent at a glance. Law firms strengthen and improve their relationships with clients if they support them in making e-billing a successful project.

Request a demo of BusyLamp eBilling.space.

ERFOLGSFAKTOREN FÜR DIE LEGAL E-BILLING IMPLEMENTIERUNG 

Posted on November 15, 2017 by - Enterprise Legal Management

Der Geschäftsprozess der elektronischen Rechnungsstellung (Legal e-Billing) zwischen der internen Rechtsabteilung und externen Anwälten nimmt stetig zu und es existieren viele erfolgreiche Implementierungen, von denen wir lernen können. Dabei gibt es einige Erfolgsfaktoren, die bei der Einführung von e-Billing hilfreich sein können und dazu beitragen, dass sowohl die interne Rechtsabteilung als auch die Anwaltskanzleien in vollem Umfang von den Veränderungen profitieren. 

 Zwar ist das Thema Legal e-Billing in der Rechtsbranche inzwischen allgemein verbreitet, doch scheint es immer noch an detaillierten Informationen und Fachwissen zu mangeln, wenn es um die genauen Schritte geht, die sowohl die Inhouse Rechtsabteilung als auch die Anwaltskanzlei unternehmen müssen, um e-Billing zum Erfolg zu führen. 

Oberflächlich betrachtet mag e-Billing aus der Perspektive von internen Rechtsteams recht einfach erscheinen. Wir sind jedoch der Meinung, dass sich viele Rechtsabteilungen der Probleme nicht bewusst sind, die auftreten können, wenn eine e-Billing-Initiative nicht von Anfang an mit den erforderlichen Mitteln ausgestattet ist oder das Projekt nicht richtig verwaltet wird. Auch gibt es eine Reihe von „Best Practices“, die Rechtsteams kennen und anwenden sollten, um die Möglichkeiten von Legal e-Billing zu maximieren. 

Unserer Erfahrung nach sollten einige Vorbereitungen für e-Billing getroffen werden, bevor Rechtsabteilungen sich an ihre externen Kanzleien wenden, um ein e-Billing-Projekt durchzuführen – entweder direkt oder über einen der e-Billing-Vermittler. 

ERFOLGSFAKTOR 1: 
DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Es ist wichtig, dass die Einführung von Legal e-Billing als ein zweiseitiger Prozess betrachtet wird und nicht nur als etwas, das von der internen Rechtsabteilung aufgezwungen wird. Eine Checkliste für Legal e-Billing sollte erarbeitet werden, in der die wichtigsten Fragen aufgeführt sind, welche die Anwaltskanzlei beantworten können muss, um eine erfolgreiche Einführung zu gewährleisten. Idealerweise sollte mit der schlussendlichen Arbeit erst begonnen werden, wenn alle Fragen beantwortet sind, da sich sonst die Umsetzung erheblich verzögern kann. 

Die Checkliste sollte die folgenden Fragen enthalten: 

  • Welches LEDES-Format soll verwendet werden? 
  • Welche UTBMS-Codes und welches Zeiterfassungssystem sollen verwendet werden? 
  • Welche Abrechnungsregeln (e-Billing Guidelines) sollen eingeführt werden? 
  • Welchen Umfang hat das Projekt – einschließlich der Mandanten und der Art der Rechtsangelegenheiten? 
  • Was muss die Kanzlei tun, um eine erfolgreiche Abrechnung zu erreichen? 

Im Gegenzug zu einer strengeren und transparenteren Abrechnungsdisziplin sollte sich die Inhouse Rechtsabteilung zu einer Mindestzahlungsfrist nach Genehmigung der elektronischen Rechnung verpflichten. Wenn diese Bedingungen nicht von Anfang an vereinbart werden, ist es für die Kanzlei schwierig, nachträglich Bedingungen aufzuerlegen. 

ERFOLGSFAKTOR 2: 
AUSREICHENDE E-BILLING PROJEKT RESSOURCEN AUF KANZLEISEITE 

Legal e-Billing ist ein relativ ressourcenintensiver Prozess. Eine größere Anwaltskanzlei hat wahrscheinlich mit mehr als fünf verschiedenen e-Billing-Anbietern und verschiedenen LEDES-Formaten zu tun. Das zuständige Team muss in der Lage sein, sich in jedes System einzuloggen, die Unterschiede zu verstehen und zu wissen, was zu tun ist, wenn eine Rechnung abgelehnt wird, um die Durchlaufzeit der Rechnung zu minimieren. Darüber hinaus müssen die Systeme ständig mit neuen Informationen über Gebühren und Änderungen der Abrechnungssätze aktualisiert werden, da sie sonst vom System abgelehnt werden. Man schätzt, dass eine Firma pro 200 ausgestellten elektronischen Rechnungen im Monat eine Person zur Verwaltung der Systeme einstellen muss. Ohne die nötige Erfahrung und Kompetenz bei der Verwaltung der Systeme kann sich die Einzugsdauer erheblich verzögern. 

Interne Rechtsabteilungen müssen sich dessen bewusst sein und sicherstellen, dass sie einen e-Billing-Anbieter ausgewählt haben, der den Kanzleien bei Fragen jederzeit zur Verfügung steht. Professionell aufgestellte e-Billing-Anbieter wie Onit legen den Schwerpunkt auf die schnelle und qualitativ hochwertige Beantwortung von Fragen der Anwaltskanzleien, um sicherzustellen, dass nicht nur der Kunde, sondern auch die Kanzleien den bestmöglichen Service erhalten und somit der Kreislauf von Aufträgen und Rechnungen in Gang gehalten wird. 

ERFOLGSFAKTOR 3: 
E-BILLING STAKEHOLDER VON ANFANG AN MIT EINBEZIEHEN 

E-Billing muss von einer Führungsebene aus geleitet und vorangetrieben werden und erfordert gleichzeitig den Beitrag aller am Prozess Beteiligten. In Anwaltskanzleien ist e-Billing nicht nur eine Funktion der Rechnungsabteilung. Es ist etwas, das von den Sachbearbeitern, Business Development, Finanzwesen und der Rechnungsstellung verstanden werden muss und zu dem sie aktiv beitragen müssen. Die strategische Implementierung wird noch wichtiger, wenn eine Reihe von e-Billing-Projekten mit konkurrierenden Prioritäten gleichzeitig eingeführt werden. Auch innerhalb des Unternehmens, das eine Legal Spend Management Lösung einführt, müssen alle Beteiligten in den Prozess einbezogen werden – einschließlich der Rechtsabteilung, des General Counsels und neuerdings auch des Corporate Legal Operations Teams. 

ERFOLGSFAKTOR 4: 
DURCHFÜHRBARKEIT MIT DEN INTERNEN ABRECHNUNGSPROZESSEN 

Die Einführung von e-Billing erfordert auch Ressourcen des internen Teams. Insofern unterscheidet sich die Einführung eines e-Billing-Systems nicht von jeder anderen Prozessänderung vergleichbaren Umfangs. Die Rechtsabteilungen müssen sicherstellen, dass ihre eigenen internen Prozesse und Systeme in der Lage sind, die Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zu maximieren. Dies kann Änderungen am Kreditorenbuchhaltungssystem bedeuten, um die elektronische Annahme von Rechnungen zu ermöglichen, sobald sie zur Zahlung freigegeben wurden. Auch die internen Rechnungsprozesse sollten den Anforderungen, die eine Umstellung auf e-Billing mit sich bringt, gerecht werden. Dies wiederum kann Änderungen der bestehenden Verfahren für die Budgetgenehmigung, die Erteilung von Anweisungen in bestimmten Rechtsangelegenheiten und die Abläufe für Rechnungsprüfung und -bezahlung bedeuten. 

Onit Ranks #15 on the Houston Business Journal Fast 100 List

Posted on November 13, 2017 by - Company News and Events

Onit is honored to be among the top 100 fastest growing companies in Houston. We are excited to announce that Onit ranked #15 on the Houston Business Journal’s Fast 100 list. We attained this high ranking by achieving an incredible 120% growth over the past two years.

The Houston Fast 100 is ranked by two-year growth. All of the companies on the list are headquartered within the ten-county Houston metropolitan area and have been doing business for a minimum of five years. The Houston Fast 100 Awards are open to private companies that meet the following criteria:

  • A company must have been in business for a minimum of 5 years — as of the close of its most recent completed fiscal year — and cannot be a franchise or a public company.
  • A company that has earned at least $1 million in revenue for its most recent, completed fiscal year.
  • The corporate headquarters of the firm must be located within the Houston metropolitan area, which includes the following counties: Austin, Brazoria, Chambers, Fort Bend, Galveston, Harris, Liberty, Montgomery, San Jancinto and Waller.

To learn more about the Houston Fast 100 nomination process, visit online.

Onit is a Finalist for the AMA Marketer of the Year Award

Posted on October 31, 2017 by - Company News and Events

Onit is excited to announce that we are an American Marketing Association (AMA) Marketer of the Year finalist in the Technology Products & Services category. Onit is a finalist with Comcast Cable, LiquidFrameworks and Management Controls, Inc. (MCI).

The Marketer of the Year (MOTY) awards recognize a company’s overall marketing effectiveness compared to peers in the same sector. Entries are open to AMA Houston members and non-members. Companies may enter their own work. Agencies may enter their client’s work on behalf of that company.

The AMA MOTY award recognizes marketing teams for doing what they do best — branding a company; reaching a new audience; growing the business; changing perceptions. With 20 different industry categories, companies have a chance to compete directly against their peers.

A panel of marketing professionals and educators from outside the Houston area reviews and scores information submitted about each entry based upon its completeness, difficulty of challenge, specificity of objectives, effectiveness of marketing strategy/tactics and measurable evidence of results. The top scores in each category become finalists, and the top score is the Best in Category winner. The Best in Category compete in the Final Judging for the overall top Marketer of the Year award.

A separate group of marketing leaders from outside the Houston area will act as judges to review and score information submitted about the firms’ winning Best in Category. The top score will be AMA Houston’s Marketer of the Year.

Onit and Hyperion Global Partners to Participate in Thought Leadership Breakfast in NYC

Posted on October 26, 2017 by - Company News and Events

Onit is excited to announce that we, along with Hyperion Global Partners, will be hosting a  legal thought leadership breakfast at the Harvard Club of New York City on Wednesday, November 1, 2017. This invitation-only event will highlight how to navigate the complex global legal invoicing landscape.

 

Hyperion Global Partners will present a session titled, Global Legal E-billing: Integrated Global Invoice & Tax Compliance and will included an interactive conversation about international legal operations and how to understand and manage the myriad international legal, tax, compliance, regulatory, privacy and data residency policies. Hyperion wrote the Global Legal E-Billing Playbook, and will offer guidelines, insights and opportunities for planning and implementing a successful integrated global legal e-billing program.

Email [email protected] to RSVP.