Author: Onit

What is Legal E-Billing?

Posted on March 14, 2023 by - Enterprise Legal Management

Legal e-Billing is the process of automating the review and approval (or rejection) of invoices received by the corporate legal department. It also requires the law firm to submit invoices in LEDES format, to capture detailed information about the work billed. E-billing software allows legal departments to identify cost-saving measures in the immediate term and by using data-driven strategies for the future.

WHY LEGAL DEPARTMENTS NEED LEGAL E-BILLING

e-Billing produces an electric file specific to legal. It contains not only the invoice header, matter information, and bill totals but a detailed breakdown of timelines, timekeepers, and expenses coded against tasks, activities, and expenses. A legal-specific e-Billing solution is essential to capture this level of detail; standard accounts payable (AP) systems cannot capture this. With the increased pressure on legal departments to improve efficiency and control costs, e-Billing is a solution that quickly generates savings that pay for the investment, so it is a popular software purchase for legal operations managers. The benefits of e-Billing are directly related to reducing costs, so it’s easy to prove return on investment (ROI) quickly.

BENEFITS OF LEGAL E-BILLING

A typical legal team will receive thousands of invoices a year. Reviewing these invoices manually is time-consuming and prone to error. Different billing guidelines – what firms can and cannot invoice for – exist for different firms. Trying to remember and accurately apply these rules when manually reviewing invoices is a daunting task, and mistakes will slip through the net, resulting in overpayment.

Legal e-billing systems allow the corporate legal team to set up rules, and incoming invoices are automatically reviewed and approved, rejected, or flagged for further review. Savings from this area alone are usually a least 5% of legal spend in the first year. Other cost-reducing benefits include:

  • Law firms can submit their work in progress for real-time cost tracking and transparency, which reduces invoice surprises and rejected invoices, and speeds up payment so the legal department can benefit from faster pay discounts.
  • Automating invoice processing and review reduces human error and frees up the legal team to focus on more high-value work.
  • Time is also saved because legal matter and spend reporting is automated rather than needing to be compiled from multiple online and offline sources.
  • Spend data enables legal analytics for data-driven, strategic decision-making, including negotiations, panel reviews, and sourcing.
  • Effective, fair, consistent legal service provider and law firm sourcing Improved collaboration with external counsel leads to more strategic relationships, better matter outcomes, and more value for money.

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WAS IST LEGAL E-BILLING? 

Posted on March 14, 2023 by - Enterprise Legal Management

Unter Legal eBilling versteht man den automatisierten Prozess der Rechnungsprüfungen einer Inhouse Rechtsabteilung. Durch Legal eBilling können Rechnungen also ohne manuellen Aufwand genehmigt oder abgelehnt werden. Zwingend erforderlich dafür ist, dass Kanzleien ihre Rechnungen im LEDES-Format einreichen – so kann das eBilling-System detaillierte Informationen über die in Rechnung gestellte Leistung erfassen. Eine eBilling-Software wie BusyLamp eBilling.Space versetzt eine Rechtsabteilung in die Lage, sowohl kurzfristig als auch langfristig – durch die Anwendung einer datengesteuerten Strategie – kostensparende Maßnahmen zu identifizieren und zu realisieren. 

WARUM MODERNE RECHTSABTEILUNGEN EBILLING BENÖTIGEN 

Eine eBilling-Software erzeugt eine elektronische Datei, die den spezifischen Anforderungen von Rechtsabteilungen entspricht. Diese Datei enthält grundlegende Rechnungsinformationen wie einen Rechnungskopf, Matterinformationen und Rechnungssummen. Darüber hinaus bietet sie aber auch eine detaillierte Aufschlüsselung von Zeitplänen, Zeiterfassungen und Ausgaben, die wiederum mit Aufgaben, Aktivitäten und Auslagen kodiert sind. Diese Detailtiefe kann ausschließlich mit einer Legal eBilling-Software erfasst werden – Standard-Kreditorenbuchhaltungssysteme können dies nicht leisten. Der Druck auf Rechtsabteilungen ihre Effizienz zu steigern und ihre Kosten zu kontrollieren steigt weiterhin stetig. Ein eBilling-System setzt genau hier an: Die Software generiert schnelle Einsparungen, die die anfänglich getätigte Investition schnell übersteigen. Somit ist diese Lösung ein beliebtes und oftmals eingeführtes Instrument unter Entscheidern in Rechtsabteilungen. Die Vorteile von eBilling stehen dabei in direktem Zusammenhang mit Kostensenkungen, so lässt sich der hohe Return on Investment (ROI) auch gegenüber weiteren Stakeholdern leicht verdeutlichen. Downloaden Sie jetzt unseren Inhouse Guide “Ein Business Case für Legal Spend Management” um herauszufinden, wie Sie Ihre Investition in eine eBilling-Software mit einer datenfundierten ROI-Kalkulation stützen können. 

Ein typisches Inhouse Team erhält in der Regel tausende von Rechnungen pro Jahr. Das manuelle Überprüfen dieser Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Zudem gelten für verschiedene Kanzleien unterschiedliche Billing Guidelines – also Abrechnungsrichtlinien die regeln, welche Leistungen Kanzleien wie in Rechnung stellen dürfen und welche nicht. Sich all diese Richtlinien zu merken und bei einer manuellen Rechnungsprüfung korrekt anzuwenden ist nahezu unmöglich. Die manuelle Rechnungsprüfung ist auch fehleranfälliger im Vergleich zu digitalen Lösungen – was schnell teuer werden kann. Genau für diese Herausforderung bieten eBilling-Systeme wie BusyLamp eBilling.Space eine Lösung: Es ermöglicht dem Rechtsteam, Billing Guidelines zu hinterlegen, anhand deren das System alle eingehenden Rechnungen automatisiert überprüft und entsprechend genehmigt, ablehnt oder zur weiteren Überprüfung markiert. Die Einsparungen im ersten Jahr hierdurch betragen in der Regel mindestens 5 % der Rechtskosten. 

Weitere kostenreduzierende Vorteile sind: 

  • Kanzleien können ihre laufenden Arbeiten (WIPs) zur Kostenverfolgung und -transparenz in Echtzeit einreichen. So lassen sich Überraschungen hinsichtlich der Kosten vermeiden und Rechnungsbeträge bereits vor der finalen Stellung der Rechnung reduzieren. Die Echtzeiterfassung bietet zudem die Möglichkeit für Rechtsabteilungen, weitere Teams wie Accounting frühzeitig über anstehende Kosten zu informieren und die Begleichung von Rechnungen zu beschleunigen sowie von Rabatten bei schnellerer Bezahlung zu profitieren. 
  • Durch die digitalisierte und automatisierte Rechnungsbearbeitung und -prüfung lassen sich manuelle Fehler durch den Faktor Mensch sowie Verwaltungsarbeiten reduzieren, wodurch dem Rechtsteam mehr Zeit für höherwertige juristische Tätigkeiten bleibt. 
  • Auch durch automatisierte Reports über Matter und Ausgaben lässt sich viel Zeit einsparen: Ein aufwändiges manuelles Erstellen eines Reports aus verschiedenen On- und Offline-Quellen ist nicht länger nötig. 
  • Die Visibilität von Ausgabendaten ermöglichen Analysen für datengesteuerte, strategische Entscheidungen in juristischen Fragestellungen, einschließlich Verhandlungen, Panel-Reviews und Sourcing. 
  • Effektive, faire und konsistente Beauftragung von Rechtsdienstleistern und Anwaltskanzleien. 
  • Die verbesserte Zusammenarbeit mit externen Rechtsberater:innen führt zu strategisch wertvollen Beziehungen, optimierten Ergebnissen und einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis. 

6 Ways Legal Spend Management Technology Can Reduce Your Costs

Posted on March 13, 2023 by - Legal Operations

With the increased pressure on legal departments to improve efficiency and control costs, modern legal spend management solutions are a sensible option as they quickly generate savings that exceed the initial investment. E-billing automates processes and allows legal departments to identify cost-saving measures in the immediate term and by using data-driven strategies for the future. Here are six of the ways legal spend management can reduce your costs.

1. ENFORCEMENT OF LEGAL BILLING GUIDELINES

E-billing software automatically checks invoices against billing guidelines such as caps on hours, total spend, expenses, overtime, or staffing rules. Human reviewers will make mistakes and miss certain invoice and line-item violations. This is especially the case for departments with multiple guidelines or different rules for different firms. Your company’s specific rules can be loaded into the e-billing software, which then automatically evaluates invoices during processing. Non-compliant invoices that may have previously gone unnoticed will be rejected or flagged for review, and compliant invoices will automatically be approved for payment.

2. REAL-TIME COST TRANSPARENCY

E-billing offers visibility and consistency of how legal bills, matter information, and budgets are input, processed, and centrally stored. This creates greater control vs. spreadsheets by default. Modern Legal Spend Management software has additional tools to improve visibility of the entire matter lifecycle and associated costs. Onit’s European legal spend management solution BusyLamp, for example, allows law firms to enter work in progress (WIP) and draft invoices before invoicing the respective line items, so the legal department does not need to wait for the bill to get this information. Legal departments can also submit cost estimates and instruct firms directly from the software. This increased transparency makes budgeting easier and reduces unexpected costs.

3. INVOICE PROCESSING AND TIME EFFICIENCIES

As with many software tools, legal spend management dramatically improves efficiency and accuracy. With BusyLamp, information is processed digitally without needing sorting and organizing, as bills are forwarded automatically to a designated person after being checked for guideline compliance. This saves a vast amount of administration time spent doing tasks that carry the risk of significant manual errors, and some tasks are made redundant, such as data entry, scanning, and filing. Coupled with other process automation, lawyers are freed up to spend time on actual legal work, their area of expertise, not tedious manual tasks.

4. REPORTING EFFICIENCIES

Having real-time, secure, accurate, and consistent, centralized data saves time accessing and reporting on documents, matters, and financials. A lot of time is wasted by legal staff of all seniorities manually compiling reports from multiple on- and offline sources. Using Legal Spend Management software, custom reports, as required by the business, can be scheduled for automatic creation and delivered to stakeholders by email. When ad-hoc reports are inevitably needed, they can be compiled in just a few clicks.

5. LEGAL ANALYTICS FOR STRATEGIC DECISION MAKING

Over time, legal spend management creates a database of all historic matters and their associated spend, broken down into UTBMS and LEDES codes. Analytics can gain insights into legal spend and inform data-driven decision-making by comparing savings, spending trends, and budget-to-actuals across law firms, matter types, practice areas, jurisdictions, timekeeper seniority, and more. This further reduces costs and improves legal operations. E-billing captures spend accurately and comprehensively. Without it, analyzing spend is incredibly time and resource intensive. With e-billing, the legal department is armed with valuable information for long-term legal spend management. It can contribute to business goals and achieve year-over-year improvements, becoming a driver of value and savings for the company instead of a cost center.

6. VENDOR SOURCING

Modern legal spend management solutions like BusyLamp include tools to submit RFPs and cost estimates for work to law firms. Pre-structuring the requests in a consistent format ensures a fair and easily comparable response from the firms. Proposals are more likely to be competitively priced, as firms know they compete for the work. Using data from responses and estimates can empower a legal department to make more informed resourcing and budgeting decisions faster.

To find out exactly how much you can save in each area, download the Building a Business Case for e-Billing Guide, which provides calculations for each saving category that can be achieved with a legal spend management solution.

EFFIZIENTES LEGAL SPEND MANAGEMENT: 6 WEGE ZUR KOSTENEINSPARUNG FÜR RECHTSABTEILUNGEN 

Posted on March 13, 2023 by - Legal Operations

Rechtsabteilungen stehen zunehmend unter Druck, um effizienter und kostenbewusster zu arbeiten. Modernes Legal Spend Management unterstützt Sie dabei, kurzfristig Einsparungen zu erzielen, die die Anschaffungskosten übersteigen. Durch eBilling werden Prozesse automatisiert, die es Rechtsabteilungen ermöglichen, Einsparpotentiale zu realisieren und kennzahlengestützt Strategien für die Zukunft zu entwickeln.

Hier sind sechs Beispiele, wie Legal Spend Management zu Kosteneinsparungen führen kann. 

1. DURCHSETZUNG VON RICHTLINIEN

Durch eBilling Software werden Rechnungen automatisch gegen Vergütungsregeln wie z.B. maximale Stundensätze, Gesamtbudget, Aufwendungen, Überstunden oder Teambesetzung abgeglichen. Die manuelle Rechnungsprüfung führt dagegen häufig zu versehentlichen Abweichungen und Fehlern. Dies gilt insbesondere für Rechtsabteilungen, die mit einer Vielzahl von verschiedenen Richtlinien und Kanzleien arbeiten. Die einschlägigen Richtlinien Ihres Unternehmens werden elektronisch in die eBilling Software eingegeben und während der Rechnungsprüfung automatisch ausgewertet. Nicht konforme Rechnungen, die vorher unbemerkt blieben, werden abgelehnt oder zur nochmaligen Prüfung angezeigt. Konforme Rechnungen werden automatisch zur Zahlung freigegeben. 

Laden Sie unseren Leitfaden herunter, in dem Sie Beispiele für Billing Guidelines finden und erfahren, wie Sie diese erstellen und durchsetzen können. 

2. KOSTEN TRANSPARENZ ZUR ECHTZEIT 

eBilling zeigt kontinuierlich und transparent, wie Anwaltsrechnungen, Projektinformationen und Budgets eingegeben, verarbeitet und zentral gespeichert werden. eBilling ermöglicht so eine bessere und durchgängige Kontrolle als fehleranfällige Tabellenkalkulationen. 

Moderne Legal Spend Management-Software bietet zusätzliche Tools, um den gesamten Lifecycle von Projekten einschließlich Kosten abzubilden. Mit Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp können Kanzleien ihren Work in Progress (WIP) eingeben, bevor die entsprechenden Positionen in Rechnung gestellt werden. Dadurch erhalten Rechtsabteilungen bereits vorab einen Überblick über die laufenden Tätigkeiten. Sie können auch Kostenschätzungen eingeben und direkt über die eBilling Software mit den Kanzleien kommunizieren. Durch diese Transparenz wird die Budgetierung leichter, und Überraschungen über unerwartet hohe Kosten werden vermieden. 

3. RECHNUNGSVERARBEITUNG UND ZEITEFFIZIENZ 

Wie bei vielen Software-Tools führt Legal Spend Management zu wesentlich effizienteren und genaueren Daten. Mit eBilling werden Informationen digital verarbeitet, Rechnungen nach einem Abgleich mit den Vergütungsrichtlinien automatisch an die zuständige Abteilung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Dies spart enorm viel Zeit, weil Aufgaben wie z.B. die Eingabe von Daten, Scannen und Archivieren entfallen ebenso wie manuelle Tätigkeiten, die sehr fehleranfällig sind. Auch weitere Prozessverbesserungen führen dazu, dass Rechtsanwälte sich wieder mehr auf ihre juristischen Tätigkeiten und Expertise konzentrieren können, anstatt Zeit für einfache, administrative Aufgaben zu verwenden. 

4. REPORTING 

Sichere, genaue und zentralisierte Daten in Echtzeit machen es möglich, kurzfristig Berichte zu Verträgen und Dokumenten, Projekten und Kennzahlen zu erstellen. Viel Zeit geht dadurch verloren, dass Mitarbeiter in Rechtsabteilungen oft mühsam und trotzdem unvollständig Berichte aus verschiedenen On- und Offline-Quellen manuell zusammenstellen müssen. Mit Legal Spend Management-Software können Berichte automatisch und bedarfsgerecht erstellt und per E-Mail an die Stakeholder übermittelt werden. Auch wichtige, kurzfristige Ad-hoc-Berichte sind mit wenigen Klicks verfügbar. 

5. RECHTLICHE ANALYSEN FÜR STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN 

Durch Legal Spend Management wächst über Zeit eine Datenbank mit sämtlichen Projekten und Rechtsthemen sowie deren Kosten an, die in UTBMS- und LEDES-Codes abgelegt sind. Anhand strukturierter Analysen erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Ausgaben und können auf dieser Grundlage gezieltere Entscheidungen treffen, indem z.B. Einsparpotentiale, Ausgabeverhalten und Budgetvergleiche zwischen Kanzleien, Projektarten, Rechtsbereichen, Rechtsordnungen, Seniorität der Rechtsanwälte etc. miteinander abgeglichen werden können. Dadurch lassen sich weitere Kosten reduzieren und Legal Operations verbessern. 

eBilling gibt einen detaillierten und umfassenden Überblick über sämtliche Ausgaben. Ohne eBilling sind Auswertungen weitaus zeitraubender und personalintensiver. Systembasiert und über lange Zeiträume hinweg können Rechtsabteilungen ihr Ausgabeverhalten messen, anpassen und Einsparungen generieren. Durch eBilling können Rechtsabteilungen einen wertvollen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten, anstatt lediglich Cost Center zu bleiben. 

6. ANBIETERQUELLEN 

Moderne Software-Lösungen für Legal Spend Management wie BusyLamp enthalten Tools, um von den Kanzleien RFP’s und Kostenschätzungen für Projekte einzufordern. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats lassen sich die Angebote der Kanzleien schneller und leichter vergleichen, zudem wird im Wettbewerb um das Mandat zu attraktiveren Preisen angeboten. Auf dieser Grundlage kann eine Rechtsabteilung schneller und gezielter über eine Mandatsvergabe und dessen Budgetierung entscheiden. 

Zur Ermittlung Ihres konkreten Einsparpotentials laden Sie sich den Leitfaden zum Erstellen eines Business Case für eBilling herunter, die verschiedenen Kalkulationen für etwaige Einsparpotentiale enthält. 

Um präzise Erkenntnisse über die möglichen Einsparungen in diesen Bereichen zu gewinnen, empfehlen wir Ihnen den Leitfaden “Einen Business Case für Legal Spend Management” herunterzuladen. Dieser Leitfaden enthält Berechnungen für sämtliche Einsparungskategorien, die durch den Einsatz einer Legal Spend Management-Lösung erzielt werden können. 

What Legal Ops Teams Should Know About RFPs

Posted on March 13, 2023 by - Legal Operations

When humans make decisions, they are nearly always impacted by invisible biases. And we are not the ones to blame! If anything, we will have to blame evolution for that. Humans only naturally rely on feelings, experiences, and personal views when making decisions. After all, in the past, this bias has often decided between life and death. Luckily, nowadays, the business decisions we must make daily are usually less dramatic. Yet they are equally shaped by experience, so we often stick with the tried and tested. This path often appears as “the safe choice,” but it leaves no room for improvement and might even sometimes prevent you from making the best or most cost-effective choice for your business.

Request for Proposals (RFPs) are a powerful tool to pre-empt this potential bias and choose a data-based approach to selecting the most suitable provider for your matter. A standardized template, for example, ensures that your legal teams repeatedly ask themselves and their vendors critical questions that support finding the right vendor. We have learned first-hand how crucial selecting the right vendor is to the project’s success going forward. Here, we will provide helpful tips on which features your RFP should include to best support you and your team in the decision-making process and pave the way for a successful project outcome.

BE PRECISE AND ASK THE RIGHT QUESTIONS

Be specific in your questions and provide law firms with information that gives a clear picture of the task. Precise questions are the be-all and end-all because the more general your questions are, the broader the law firms’ answers will be. Of course, you do not want to read pages and pages of marketing materials from law firms, which exist to represent themselves positively but are ultimately not a good decision-making aid. To get away from the so-called “gut feeling” and marketing materials, determine a set of questions that tells you which law firm is best for the upcoming project and your company. From the law firm’s point of view, it is helpful to have as much information as possible about the matter and, if relevant, about your industry to formulate precise answers and for them to respond with an offer. The more specific your questions are, the more likely you are to receive well-prepared answers that will help you to find legal advice that suits you and your business. Allow enough time for the drafting; you will usually get it back afterward because the RFP process will benefit from it.

HOW CAN BUSYLAMP HELP YOU STREAMLINE THIS PART OF THE PROCESS?

Frequently, a simple document or spreadsheet is used to gather and send a set of questions to law firms – it takes no tech expert to know that there are more modern and efficient solutions. Onit’s European legal spend management solution BusyLamp eBilling.Space, for example, summing compilation of relevant answers for your evaluation. This gives you summarized tabular data supported by graphs, allowing you to compare responses instantly. The RFP module asks law firms specifically for the information relevant to you and provides specialized templates, e.g., for finance and M&A transactions. Therefore, all the information in the law firms’ responses is in a standardized format of your choosing and adapts flexibly to subsequent changes.

ESSENTIAL FUNCTIONS THAT SPEED UP YOUR SOURCING-PROCESS

Depending on the complexity of the matter, it is good practice to allow law firms to take up to three or four weeks to answer all your questions. We understand that there are often more urgent cases in the work schedule where the law firms need an almost immediate response – e.g., in corporate cases or an M&A acquisition. BusyLamp provides a functionality especially valuable for these specific cases, allowing users to limit the time to file a response. Additionally, software solutions generally save a significant amount of your time in the RFP process because answers on staffing, costs, hours, etc., will be received uniformly formatted, which allows a simple and intuitive comparison of the answers received. This leaves valuable time for other tasks, especially if your project is already very time critical.

DON’T FORGET TO NEGOTIATE

Ask the law firms about alternative cost structures and possibilities for discounting. Negotiation is possible, and it can be done without difficulty in a software-based environment. Finally, you do not want to simply receive an overview of standard rates. If law firms add to or adjust their responses after the initial offer, you will need to reassemble data at this point and track the changes. As an in-house legal team, you should be able to back up your negotiation results with numbers at any time. If a law firm revises its offer during the RFP process, you will want to note this later in your reports. A good negotiation result can make you feel good, but you should have clear numbers up your sleeve to back this up. BusyLamp works for you and records if the offer has changed during the RFP process. For example, it points out whether an hourly rate has changed within an RFP (i.e., if the rate was lowered compared to the previous response).

KICK-OFF FOR A SUCCESSFUL COLLABORATION

In BusyLamp, the RFP module is only the first step in creating and managing the matter. After interviewing, evaluating, and selecting the law firm, the data from the RFP module is applied to a new matter with the corresponding budget settings by simply clicking one button. In the same step, the law firm receives an invitation to start collaborating on the matter in BusyLamp. If desired, it is possible to have the matter checked and the budget approved by the departments responsible with our approval module. Software-powered RFP processes are a time and resource-saving alternative to the old-fashioned and clunky manual processes. In conclusion, a powerful RFP tool is essential for selecting your vendor. It bypasses the urge to act based on biases and allows a data-driven approach instead. Doing that decisively shapes the outcome of the overall project’s success.

BusyLamp is acknowledged by our clients for its value-adding, continuously enhanced RFP tool. With the right decision made, the entire matter management cycle can be followed up in our legal spend management solution — a vital asset in times of remote working.

Request a demo of eBilling.Space today and see our RFP functionality for yourself.

WAS LEGAL OPS TEAMS ÜBER RFPS WISSEN SOLLTEN 

Posted on March 13, 2023 by - Legal Operations

Wenn Menschen Entscheidungen treffen, werden sie fast immer von nicht sichtbaren Vorurteilen beeinflusst. Und daran sind nicht wir schuld! Wenn überhaupt, dann müssen wir die Evolution dafür verantwortlich machen. Es ist nur natürlich, dass sich Menschen bei ihren Entscheidungen auf Gefühle, Erfahrungen und persönliche Ansichten verlassen. Schließlich hat diese Voreingenommenheit in der Vergangenheit oft über Leben und Tod entschieden… 

Zum Glück sind die geschäftlichen Entscheidungen, die wir heute täglich treffen müssen, meist weniger dramatisch. Dennoch sind sie ebenso von Erfahrungen geprägt, so dass wir oft dazu neigen, uns an das Bewährte zu halten. Dieser Weg erscheint oft als „die sichere Wahl“, aber er lässt keinen Raum für Verbesserungen und kann Sie manchmal sogar daran hindern, die beste oder kostengünstigste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen. 

Angebotsanfragen (Request for Proposals oder RFPs) sind ein wirksames Instrument, um dieser potenziellen Voreingenommenheit vorzubeugen und einen datengestützten Ansatz für die Auswahl des am besten geeigneten Anbieters für Ihre Rechtsangelegenheit zu wählen. Eine standardisierte Vorlage stellt beispielsweise sicher, dass Ihre Rechtsteams sich selbst und ihren Anbietern immer wieder kritische Fragen stellen, die die Suche nach dem richtigen Anbieter unterstützen. 

Wir von Onit haben aus erster Hand erfahren, wie entscheidend die Auswahl des richtigen Anbieters für den Erfolg des Projekts ist. Daher möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps geben, welche Merkmale Ihre Ausschreibung enthalten sollte, um Sie und Ihr Team bei der Entscheidungsfindung bestmöglich zu unterstützen und so den Weg für ein erfolgreiches Projektergebnis zu ebnen. 

PRÄZISE SEIN UND DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Das Wichtigste zuerst: Seien Sie bei Ihren Fragen konkret und geben Sie den Anwaltskanzleien Informationen, die ein klares Bild der Aufgabe vermitteln. Präzise Fragen sind das A und O, denn je allgemeiner Ihre Fragen sind, desto allgemeiner werden die Antworten der Kanzleien ausfallen. Natürlich wollen Sie nicht seitenweise Marketingmaterialien von Kanzleien lesen, die dazu da sind, sich möglichst positiv darzustellen, aber letztlich keine gute Entscheidungshilfe sind. Um von dem so genannten „Bauchgefühl“ und den Marketingmaterialien wegzukommen, ist es wichtig, eine Reihe von Fragen zu bestimmen, die Ihnen wirklich sagen, welche Kanzlei für das anstehende Projekt und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Aus Sicht der Anwaltskanzleien ist es hilfreich, möglichst viele Informationen über die Rechtsangelegenheit und ggf. über Ihre Branche zu haben, um präzise Antworten formulieren und mit einem Angebot antworten zu können. Je spezifischer Ihre Fragen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie gut vorbereitete Antworten erhalten, die Ihnen helfen, eine Rechtsberatung zu finden, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Planen Sie genügend Zeit für die Ausarbeitung ein, da Sie diese in der Regel im Nachhinein wieder zurückgewinnen, weil sie dem Ausschreibungsverfahren zugutekommt. 

WIE KANN BUSYLAMP EBILLING.SPACE IHNEN HELFEN, DIESEN TEIL DES PROZESSES ZU OPTIMIEREN? 

Häufig wird ein einfaches Dokument oder eine Tabellenkalkulation verwendet, um eine Reihe von Fragen zu sammeln und an die Anwaltskanzleien zu senden – man muss kein „Techie“ sein, um zu wissen, dass es heutzutage modernere und effizientere Lösungen gibt. Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space bietet zum Beispiel ein Umfragemodul, mit dem Sie die sonst zeitaufwändige Zusammenstellung der für Ihre Auswertung relevanten Antworten umgehen können. So erhalten Sie zusammengefasste, tabellarische und grafisch unterstützte Daten, mit denen Sie die Antworten sofort vergleichen können. Das RFP-Modul fragt Kanzleien gezielt nach den für Sie relevanten Informationen ab und bietet darüber hinaus spezielle Vorlagen, z.B. für Finanz- und M&A-Transaktionen. Alle Informationen in den Antworten der Anwaltskanzleien liegen somit in einem von Ihnen gewählten standardisierten Format vor und lassen sich flexibel an spätere Änderungen anpassen. 

WESENTLICHE FUNKTIONEN, DIE IHREN BESCHAFFUNGSPROZESS BESCHLEUNIGEN 

Je nach Komplexität der Rechtsangelegenheit sollten die Anwaltskanzleien bis zu drei oder vier Wochen Zeit für die Beantwortung aller Ihrer Fragen haben. Wir wissen, dass es oft dringende Fälle gibt, in denen die Anwaltskanzleien fast sofort antworten müssen – z. B. in Unternehmensangelegenheiten oder bei M&As. BusyLamp bietet eine besonders wertvolle Funktion für diese speziellen Fälle, die es den Nutzern ermöglicht, die Zeit für die Einreichung einer Antwort zu begrenzen. Darüber hinaus sparen Softwarelösungen im Allgemeinen viel Zeit im Ausschreibungsprozess, da die Antworten zu Personal, Kosten, Stunden usw. in einem einheitlichen Format eingehen, was einen einfachen und intuitiven Vergleich der erhaltenen Antworten ermöglicht. So bleibt wertvolle Zeit für andere Aufgaben, insbesondere wenn Ihr Projekt bereits sehr zeitkritisch ist. 

VERGESSEN SIE NICHT ZU VERHANDELN 

Erkundigen Sie sich bei den Anwaltskanzleien nach alternativen Kostenstrukturen und Möglichkeiten für Preisnachlässe. Verhandeln ist schließlich möglich, und in einer softwaregestützten Umgebung ist dies auch problemlos umsetzbar. Schließlich möchten Sie nicht nur einen Überblick über die Standardsätze erhalten. Wenn Anwaltskanzleien ihre Antworten nach dem ersten Angebot ergänzen oder anpassen, müssen Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt neu zusammenstellen und die Änderungen verfolgen. Als internes Rechtsteam sollten Sie in der Lage sein, Ihre Verhandlungsergebnisse jederzeit mit Zahlen zu untermauern. Wenn eine Anwaltskanzlei ihr Angebot während des Ausschreibungsprozesses ändert, sollten Sie dies später in Ihren Berichten vermerken. Ein gutes Verhandlungsergebnis gibt Ihnen ein gutes Gefühl, aber auch hier sollten Sie klare Zahlen in der Hinterhand haben, um dies zu belegen. BusyLamp übernimmt diese Arbeit für Sie und hält fest, ob sich das Angebot während des Ausschreibungsprozesses geändert hat. So wird z. B. angezeigt, ob sich ein Stundensatz innerhalb einer Ausschreibung geändert hat (d. h. ob der Stundensatz im Vergleich zur vorherigen Antwort gesenkt wurde). 

AUFTAKT FÜR EINE ERFOLGREICHE ZUSAMMENARBEIT 

In BusyLamp ist das RFP-Modul nur der erste Schritt bei der Erstellung und Verwaltung der Rechtsangelegenheit. Nach der Befragung, Bewertung und Auswahl der Anwaltskanzlei werden die Daten aus dem RFP-Modul mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche in einer neuen Matter mit den entsprechenden Budgeteinstellungen übernommen. Im gleichen Schritt erhält die Kanzlei eine Einladung zur Mitarbeit an der Matter in BusyLamp. Auf Wunsch ist es sogar möglich, die Rechtsangelegenheit mit unserem Freigabemodul von den zuständigen Abteilungen prüfen und das Budget genehmigen zu lassen. Softwaregestützte Ausschreibungsprozesse sind eine zeit- und ressourcenschonende Alternative zu den altmodischen und schwerfälligen manuellen Prozessen. 

Abschließend lässt sich sagen, dass ein leistungsfähiges RFP-Tool für die richtige Auswahl Ihres Anbieters unerlässlich ist. Es umgeht den Drang, auf der Grundlage von Vorurteilen zu handeln, und ermöglicht stattdessen einen datengesteuerten Ansatz. Auf diese Weise wird das Ergebnis des Gesamterfolgs des Projekts entscheidend beeinflusst. 

BusyLamp eBilling.Space wird von unseren Kunden für sein wertsteigerndes RFP-Tool geschätzt, das in den letzten Monaten kontinuierlich verbessert wurde. Wenn die richtige Entscheidung getroffen wurde, kann der gesamte Zyklus der Rechtsangelegenheit in unserer Lösung für das Legal Spend Management nachverfolgt werden. Ein Vorteil, der insbesondere in Zeiten von remote und hybriden Arbeitsmodellen sehr wichtig ist.  

Key Performance Indicators (KPIs) that All Legal Departments Should Consider

Posted on March 13, 2023 by - Matter Management

In today’s business world, where analytics plays such a key role in performance management and the strategic distribution of resources, it’s not a matter of “if” key performance indicators (KPIs) should be instituted, but “when,” “what,” “how,” and “why.”

Some might say that the best answer for “when” is yesterday, if not before. However, KPIs are not something to rush into or put into place without careful consideration of the goal desired, what activities or metrics are the best to monitor, and how the process of data gathering and analysis alone might affect performance (sometimes tasks that are not being closely measured can become demoted or disregarded). Additionally, recognize that the correct KPIs for your in-house legal department are likely different from those most appropriate in measuring the performance of your outside counsel.

Here, we will look at KPIs (Key Performance Indicators) that all legal departments should consider but not necessarily implement. It is unlikely you will need (or want!) all of these.

Cost and cost-effectiveness: Gone are the days of external law firm invoices with only the cryptic explanation “For Services Rendered.” As part of legal spend management, it is critical to track outlay; the availability of sophisticated billing software makes it easier than ever to collect and evaluate detailed reports tailored to your needs.

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS) FOR LEGAL DEPARTMENTS INCLUDE:

  • Total cost of services (inside and outside)
  • Legal spend as percentage of revenue
  • Budget-to-actual total spend comparison (e.g., percent handled within budget)
  • Outside expense versus in-house In-house lawyers versus revenue
  • Cost per matter
  • Cost per lawyer
  • Spend after implementing billing compared to spend without

Process, process efficiency, and productivity: Is performance consistently meeting expectations regarding staffing, casework, and time usage? Relevant data in this area can cover the following:

  • Percentage of cases solved/resolved successfully
  • Matters per attorney and/or per paralegal
  • Staffing (internal) or billing (external) of paralegals to lawyers
  • Matter practice area and which department raised the matter
  • Legal matter time and expense versus administrative tasks
  • Legal matters handled versus revenue
  • Number of law firm secondees and/or contractors vs. permanent staff
  • Time for legal invoice processing and payment
  • Deadline compliance

Cycle time: Timeliness in the delivery of services is always important; spotting shifts in performance against this metric, especially notable trends in a particular area, can allow an issue to be investigated to determine the root cause. Here, you might monitor:

  • Time per legal dispute
  • Time to trial
  • Time per non-trial matter
  • Response time for e-mails or other requests

Customer satisfaction: Can be determined by surveys of stakeholders and “clients,” including those in departments that interact with inside and outside counsel. Metrics can include:

  • Level of satisfaction (e.g., on a scale of 1 to 5, etc.)
  • Number of complaints filed
  • Subject of complaints (to reveal trends, etc.)
  • Are law firms delivering promised benefits (secondees, training)

Determining the most critical areas, how to monitor and measure them, and expected performance levels are at the foundation of the process. These decisions must be made with leadership and other departments to ensure that they align with the company’s overall strategic vision, specific business unit strategies, and other considerations. The Key Performance Indicators – which need to be clear, measurable, and achievable and should be validated against comparable benchmarks – must then be effectively communicated to all affected parties.

Accurate collection of data, measurement, and analysis must follow – and it’s important to confirm that systems are in place to allow for these steps to be conducted before finalizing the KPIs themselves.

Establishing and measuring KPIs, of course, is only half of the process; even more important is evaluating the data and determining what action needs to be taken to improve a current situation. (Evaluation could also indicate that systems are working well and even suggest that appropriate reward or recognition is warranted.)

Information is power. Implementing and acting upon smart, well-defined KPIs can incentivize superior performance – especially if, for example, fees or bonuses are at risk – and they can greatly help manage legal spend and reduce costs. Even reviewing current performance measures and processes in preparation for establishing KPIs can bring rewards in acting as a business health check-up. There is no time like now to begin.

Learn more about BusyLamp from Onit, our end-to-end legal spend management solution built for European corporate legal departments. 

KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS), DIE IHRE RECHTSABTEILUNG KENNEN SOLLTE 

Posted on March 13, 2023 by - Matter Management

In der heutigen Geschäftswelt – in der die Analytik eine wichtige Rolle für das Performance-Management und die strategische Verteilung von Ressourcen spielt – lautet die Frage nicht ob, sondern wann, wie und warum Key Performance Indicators (KPIs) in Rechtsabteilungen eingeführt werden sollten. 

Manche mögen sagen, dass die beste Antwort auf „Wann?“ spätestens „Gestern!“ lautete. Doch sollte man in Sachen KPI-Einführung nichts überstützen. Zunächst sollte sorgfältig geprüft werden, welches Ziel man letztendlich erreichen möchte, welche Aktivitäten und Messgrößen es zu monitoren gilt und wie sich allein der Prozess der Datenerfassung und -analyse auf die interne Performance auswirken könnte. 

Die richtigen KPIs für Inhouse-Rechtsabteilungen unterscheiden sich dabei von denen, die sich für die Leistungsmessung von externen Anwält:innen am besten eignen. Daher auch der Titel dieses Artikels: Wir werden uns KPIs ansehen, die von Rechtsabteilungen in Betracht gezogen werden sollten. Nicht alle KPIs werden Sie auch tatsächlich implementieren müssen, eine individuelle Abwägung sollte daher vorgenommen werden. 

KOSTEN UND KOSTENEFFIZIENZ:  

Vorbei sind die Zeiten, in denen Kanzlei-Rechnungen nur die kryptische Erklärung „Für erbrachte Leistungen“ enthielten – zu mindestens sollten sie es. Als Teil des Legal Spend Managements ist besonders das Ausgabentracking entscheidend. Durch hochentwickelte eBilling-Software ist es heute einfacher denn je, detaillierte und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Reports zu sammeln und auszuwerten. 

DIE WICHTIGSTEN KPIS FÜR RECHTSABTEILUNGEN SIND: 

  • Gesamtausgaben für Dienstleistungen (sowohl interne als auch externe) 
  • Legal Spend als Prozentsatz am Gesamtumsatz 
  • Differenz von Budget und tatsächlichen Ausgaben (z.B. Prozentsatz, der innerhalb des Budgets lag) 
  • Externe Ausgaben im Vergleich zu internen 
  • Interne Anwälte im Verhältnis zum Umsatz 
  • Kosten pro Matter 
  • Kosten pro Anwalt 
  • Ausgaben mit eBilling-Software im Vergleich zu Ausgaben ohne 

PROZESS, PROZESSEFFIZIENZ UND PRODUKTIVITÄT:  

Entspricht die Performance durchgängig den Erwartungen in Bezug auf Personalbesetzung, Fallarbeit und Zeitaufwand? Relevante Daten in diesem Bereich umfassen: 

  • Prozentsatz der erfolgreich gelösten/abgeschlossenen Fälle 
  • Matter pro Anwalt und/oder pro Paralegal 
  • Interne Personalbesetzung oder externe Abrechnung von Paralegals an Anwälte 
  • Verschiedene Matter-Arten und welche Abteilung die Matter bearbeitet hat 
  • Zeit- und Kostenaufwand für Matter im Vergleich zu administrativen Aufgaben 
  • Bearbeitete Matter im Verhältnis zum Umsatz 
  • Anzahl der beauftragten Anwälte im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitern 
  • Zeit für die Rechnungsbearbeitung und -zahlung 
  • Einhaltung von Fristen 

ZYKLUSDAUER:  

Dienstleistungen sollten möglichst fristgerecht erbracht werden. Durch das Beobachten dieser Kennzahl können Leistungsverschiebungen und Trends erkannt und die Ursachen untersucht werden. Hier könnten Sie monitoren: 

  • Zeit pro Rechtsstreit 
  • Zeit bis zur Verhandlung 
  • Zeit pro nicht-prozessualer Matter 
  • Reaktionszeit auf E-Mails und sonstigen Anfragen 

KUNDENZUFRIEDENHEIT:  

Diese wird durch Umfragen unter Stakeholdern und Kunden ermittelt. Dabei werden auch andere Abteilungen befragt, die mit der Rechtsabteilung interagieren. Metriken sollten umfassen: 

  • Zufriedenheitsgrad (z.B. auf einer Skala von 1 bis 5) 
  • Anzahl der eingereichten Beschwerden 
  • Gegenstand der Beschwerden (um Trends aufzuzeigen) 
  • Liefern die Kanzleien die versprochenen Leistungen (Secondees, Schulungen) 

Der KPI-Prozess setzt sich aus 3 Action-Points zusammen: dem Benennen von kritischen Bereichen, dem Festlegen einer Messmethode und dem zu erwartenden Leistungsniveau. Diese Entscheidungen müssen in Abstimmung mit der Unternehmensleitung und anderen Abteilungen getroffen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass sie mit der allgemeinen strategischen Vision des Unternehmens und den spezifischen Strategien der Geschäftsbereiche übereinstimmen. KPIs sollten klar formuliert, messbar und erreichbar sein und gegen vergleichbare Benchmarks validiert werden, um im Anschluss effektiv an alle betroffenen Parteien kommuniziert zu werden. 

Es muss eine genaue Datenerfassung, Messung und Analyse folgen. Noch bevor die KPIs selbst festgelegt werden, müssen deshalb Systeme vorhanden sein, die die Durchführung dieser Schritte ermöglichen. Das Festlegen und Messen von KPIs ist natürlich nur die Hälfte des Prozesses. Noch wichtiger ist es, die Daten auszuwerten und so festzustellen, ob und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die aktuelle Situation zu verbessern. Gegebenenfalls könnte eine Auswertung auch zeigen, dass die Systeme gut funktionieren oder sogar darauf hinweisen, dass eine angemessene Belohnung oder Anerkennung gerechtfertigt ist. 

Information ist Macht. Das Implementieren und Umsetzen intelligenter, klar definierter KPIs kann Anreize für bessere Leistungen schaffen – insbesondere, wenn z.B. Honorare oder Boni in Gefahr sind. Zudem können sie erheblich zur Ausgabensteuerung und -senkung der Rechtsberatung beitragen. Auch das Überprüfen von aktuellen Leistungskennzahlen und Prozessen in Vorbereitung auf die Einführung von KPIs kann sich lohnen. Beginnen Sie damit noch heute. 

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KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS) IN RECHTSABTEILUNGEN 

How Corporate Legal Teams Benefit from RFPs

Posted on March 13, 2023 by - Contract Lifecycle Management, Enterprise Legal Management

A Request for Proposal (RFP) is a powerful tool for legal departments to streamline their work and to meet the growing corporate demand to “do more with less.” In our blog “What is a Request for Proposal,” we have introduced some key functions of an RFP tool and summarized the information typically included. If the term RFP is new to you, feel free to read this blog first. Let’s start by exploring the advantages smart RFP tools offer in-house legal teams (and their law firms).

THE BENEFITS FORMAL RFP FUNCTIONS OFFER CLIENTS

Traditionally, law firms would respond to a request for a quotation for legal work in various formats – e-mail, a written document, or even a phone call. Obviously, from a client’s perspective, this has several drawbacks. At the top of the list is that the client has difficulty reviewing the different proposals and identifying the best provider for this legal work. Having an RFP procedure in place, as offered with our legal spend management solution BusyLamp, allows the client to see all the law firms’ proposals together – meaning there is a consistent and single source of truth. Further, the in-house team can have a visual representation of the different quotes – showing things like the resources proposed, the split of partner and associate involvement, the rates and hours for these timekeepers, the average hourly rate, total estimated costs/expenses, and an overall time frame for the matter thus allowing easy comparison and review of the quotes. It will also allow the law firm to propose an alternative charging arrangement if required, including doing the work for a fixed or capped fee.

Crucially from a risk perspective, using a purpose-built RFP application also allows the client to see an audit trail of the process. This point is essential, as using software to support the procurement process enables the client to demonstrate that an “even-handed” decision has been made. This evidence can be used to justify the final decision, offering important safeguards for everyone involved in the proposal/procurement process.

Finally, we should look at some unexpected benefits after seeing law firms use this technology. RFPs allow legal departments to quantify the results of their negotiations with law firms and thus make them visible. For example, they can reduce the time spent by their timekeepers during the RFP process and show the savings later in their reports. One key area is that the client can monitor those firms who are consistently under or over-bidding in their proposals – for whatever reason – and perhaps review why; for example, is the client allowing enough time for the response to be prepared appropriately, or does the law firm lack the necessary resources to present a convincing and detailed proposal? The client can also collect valuable data for each law firm. This will be invaluable in relationship negotiations and allow a sensible conversation with law firms based on accurate data.

As previously noted, using RFP technology means that the client can hold all proposal information in one secure place, retain all previous proposals, and monitor how law firms have performed by comparing actual costs versus estimates. Also, this application allows in-house lawyers to share documents with law firms in a secure and controlled manner and aids the client in building a centralized pricing knowledge repository.

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WIE RECHTSABTEILUNGEN UND KANZLEIEN VON RFP PROFITIEREN 

Posted on March 13, 2023 by - Contract Lifecycle Management, Enterprise Legal Management

Eine Angebotsanfrage (Request for Proposal, RFP) ist ein leistungsstarkes Tool für Rechtsabteilungen, um ihre Arbeit zu rationalisieren und die wachsende Nachfrage in Unternehmen nach mehr Leistung für weniger Geld zu erfüllen. In unserem Blog „Was ist ein Request for Proposal?“ haben wir Ihnen einige wichtige Funktionen eines solchen RFP-Tools vorgestellt und zusammengefasst, welche Informationen typischerweise in einem RFP enthalten sind. In dem vorliegenden Blog stellen wir Ihnen zunächst die zahlreichen Vorteile vor, die intelligente RFP-Tools für interne Rechtsteams (und deren Kanzleien) bieten. 

DIE VORTEILE EINES RFP-FEATURES FÜR RECHTSABTEILUNGEN: 

Traditionell antworten Kanzleien auf eine juristische Angebotsanfrage in unterschiedlicher Form – per E-Mail, in einem schriftlichen Dokument oder sogar per Telefonanruf. Aus Sicht des Kunden hat dies natürlich mehrere Nachteile. So gestaltet es sich schwierig, die verschiedenen Angebote zu prüfen und den besten Anbieter für die Dienstleistung zu ermitteln. Mit einer RFP-Funktionalität, wie es unsere Legal Spend Management Lösung BusyLamp eBilling.Space anbietet, kann der Kunde die Angebote aller Kanzleien gemeinsam einsehen, das Tool dient also als „Single-Source-of-Truth“. Außerdem kann das Inhouse-Team die verschiedenen Angebote visuell darstellen, sodass die jeweiligen benötigten Ressourcen auf einen Blick erfasst werden können. Das Vergleichen und Überprüfen der einzelnen Angebote wird stark vereinfacht, wenn direkt ersichtlich wird, wie beispielsweise die Aufteilung von Partnern und Associates, die Sätze und Stunden für Timekeeper, der durchschnittliche Stundensatz oder die geschätzten Gesamtkosten und der Timeframe für die Bearbeitung des Projekts, ausfällt. Zudem kann die Kanzlei bei Bedarf eine alternative Gebührenregelung vorschlagen, wie die Erledigung der Arbeit zu einem festen oder gedeckelten Honorar. 

Unter Risikogesichtspunkten ist es von entscheidender Bedeutung, dass der Kunde durch den Einsatz einer speziell entwickelten RFP-Anwendung auch einen Audit-Pfad des Prozesses sehen kann. Dieser Punkt ist wichtig, da der Kunde durch den Einsatz von Beschaffungs-Software nachweisen kann, dass eine unparteiische und gerechte Entscheidung getroffen wurde. Dieser Nachweis kann als Rechtfertigung der Entscheidung herangezogen werden – was als wichtige Sicherheit für alle am Angebots-/Beschaffungsprozess-Beteiligten dient. 

Abschließend lohnt sich der Blick auf einige unerwartete Vorteile, die sich ergeben haben, nachdem die Kanzleien die Technologie eine Zeit lang eingesetzt haben und die bei der ursprünglichen Einführung von RFPs möglicherweise nicht absehbar waren. So ermöglichen RFPs es den Rechtsabteilungen, die Ergebnisse ihrer Verhandlungen mit ihren Kanzleien zu quantifizieren und diese damit sichtbar zu machen. Sie können beispielsweise den Zeitaufwand ihrer Timekeeper während des Ausschreibungsverfahrens reduzieren und die Einsparungen später in ihren Reports ausweisen. Der Kunde kann diejenigen Kanzleien monitoren, die in ihren Angeboten – aus welchen Gründen auch immer – durchweg zu wenig oder zu viel bieten, und sogar die Gründe dafür erkennen. So wird zum Beispiel ersichtlich, ob der Kunde genügend Zeit für die ordnungsgemäße Vorbereitung der Antwort einräumt oder ob die Kanzlei nicht über die notwendigen Ressourcen verfügt, um ein überzeugendes und detailliertes Angebot vorzulegen. Der Kunde kann auch nützliche Daten für jede Anwaltskanzlei sammeln, die bei Verhandlungen von unschätzbarem Wert sind und ein vernünftiges Gespräch mit den Kanzleien auf der Grundlage realer Daten ermöglichen. 

Wie bereits erwähnt, bedeutet der Einsatz von RFP-Technologie, dass der Kunde alle Angebotsinformationen an einem sicheren Ort aufbewahren, alle früheren Angebote speichern und die Leistungen der Kanzleien durch einen Vergleich der tatsächlichen Kosten mit den Schätzungen prüfen kann. Außerdem ermöglicht die Technologie den Inhouse-Anwälten, Dokumente mit den Kanzleien auf sichere und kontrollierte Weise auszutauschen, und unterstützt den Kunden beim Aufbau eines zentralen Wissensspeichers für die Preisgestaltung. Fordern Sie noch heute eine Demo von Onit‘s Legal Spend Management Lösung BusyLamp eBilling.Space an und überzeugen Sie sich von unserer RFP-Funktionalität. 

DIE VORTEILE FÜR KANZLEIEN: 

Wir konnten bereits feststellen, dass die RFP-Funktion viele Vorteile für Kunden hat, doch auch Kanzleien profitieren von einem RFP-Prozess. 

Dank unserer langjährigen Erfahrung und der engen Zusammenarbeit mit unseren Kunden und Kanzleien haben wir interessante Rückmeldungen von den Nutzern unseres RFP-Prozesses in eBilling.Space erhalten. In der Praxis begrüßen Kanzleien die Einführung dieser Technologie. Eine gut strukturierte Ausschreibung stellt ihnen geleitete Fragen, gibt klare Anweisungen zur Beantwortung, ist auf die Art des Projektes, für die ein Angebot eingeholt wird, zugeschnitten und stellt einen fairen und unparteiischen Prozess dar. 

Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass die Kanzleien langfristig auf alle früheren Angebote oder Antworten auf Anfragen des Kunden zugreifen können. Sie können sehen, welche Arbeiten sie angeboten und angenommen haben und welche Arbeiten durchgeführt wurden. Außerdem haben sie Aufzeichnungen über die angebotenen Sätze und die voraussichtliche Zusammensetzung der an der Arbeit beteiligten Anwälte und kennen aus ihren eigenen Aufzeichnungen die tatsächlichen Kosten, die erfasste Zeit, die in Rechnung gestellten Gebühren und die Rentabilität der Arbeit. Ein Teil der Datenvalidierung im Rahmen der Ausschreibungen besteht übrigens darin, dass inkorrekte Sätze während des Prozesses angezeigt werden. 

Ein weiterer Pluspunkt der RFP-Funktion unserer Software ist, dass Kunden Kanzleien in den Ausschreibungsprozess einbeziehen können, auch wenn sie noch nicht für die elektronische Rechnungsstellung freigeschaltet sind. Diesen Kanzleien kann ein eingeschränkter Zugang zum eBilling.Space-System gewährt werden, um auf eine Ausschreibung zu antworten, die natürlich, wenn sie erfolgreich ist, letztendlich dazu führt, dass die Kanzlei Zugang zum vollständigen eBilling-System bekommt. 

FAZIT 

Der RFP-Prozess schließt den Lebenszyklus der juristischen Beschaffungs- und Spend Management-Funktion ab. Auf der Kundenseite bringen moderne Legal Spend Management-Lösungen wie BusyLamp eBilling.Space viel mehr als nur die elektronische Rechnungsstellung in der Zusammenarbeit mit den Kanzleien mit. Wie wir festgestellt haben, kann ein Inhouse-Rechtsteam auf die gesamte End-to-End Spend Management-Funktion zugreifen – einschließlich RFPs, der Anbieterauswahl, der Beauftragung externer Anwälte, der WIP-Kontrolle, der Genehmigung von Rechnungsentwürfen und -abschlüssen sowie der Datenanalyse und des Reportings. Heutzutage hat das Inhouse-Rechtsteam auch Zugang zu einer breiten Palette anderer Legal-Tech-Lösungen, darunter ein Matter-Management-System sowie weitere Anwendungen wie Contract Lifecycle Management, Legal Holds, Dokumentenautomatisierung und -erstellung, Vertragsprüfung und eine voll funktionsfähige Reporting-/Analysesuite.