Category: Business Process Management

4 Benefits of Modern Legal Spend Management Software

Posted on December 15, 2022 by - Business Process Management, Enterprise Legal Management

In today’s economic climate, companies are increasingly focused on optimizing both internal and external resources; Legal is no exception. From simple spend visibility to cost control and efficiency, modern legal spend management solutions are helping forward-thinking General Counsels make more strategic, data-driven decisions about how they invest their outside counsel spend.

But what benefits can you expect from your legal spend management system? Let’s break them down here:

1. Better Strategic Decisions Driven By Data

When it comes to managing your outside counsel spend, everything (and we mean everything) starts with your data.

Legal billing — from getting rate visibility to discount clarity — is complicated. For example, your rate card and the effective rates you actually pay may be very different. Understanding that (and many other aspects of your bills) is critical to effective budgeting, forecasting, and strong outside counsel vendor management.

Knowing your numbers like the back of your hand won’t only help with budgeting or operational efficiency. Data will also help you make better, faster decisions. For example, which firm in a panel is most efficient for certain matter types? Are you overpaying because of inappropriate staffing decisions (e.g., partners executing associate level tasks or consistent meeting overstaffing)?

Fast access to trustworthy data that can be sliced and diced to support your business’ specific needs and your specific questions will not only save you and your team time and money, but it will also give you the fuel you need to make truly informed decisions fast.

2. Clear “Should Cost” Understanding

What should that big matter you have coming up actually cost? It’s a question GCs and finance departments ask themselves all the time, with little success. RFPs are often wildly off when it comes to predicting costs. It’s common for a matter to cost 150-200% of the firm’s original bid. So, what’s the best way to anticipate what a big upcoming matter will cost?

True, market-driven benchmarking is the only way to not only anticipate more accurate costs for upcoming matters, but also to obtain the most competitive rates or AFAs.

However, benchmarking can be tricky. Make sure your benchmarking solution considers practice area, matter type, and tier of firm. For example, you can’t compare complex real estate litigation with standard insurance claims litigation. You also can’t compare insurance claims litigation costs for one cause of loss with another, or from one jurisdiction to another. So, make sure your benchmarks allow you to get granular; anything less can leave you holding the bag on a very big and unexpected bill!

3. Better Governance

Managing your outside counsel firms can be challenging. Just enforcing guidelines accountability is not only time consuming but can also be like finding a needle in an intentionally large haystack. Even getting visibility on their staffing practices can be tough.

Modern legal spend management software can remove the headaches of guidelines compliance and provide much-needed visibility on staffing and billing practices for both you and your firms. Some solutions provide easy-to-use firm report cards that show trends over time on everything — average hours per matter, timekeeper breakdowns, rates, and more. When shared with your firms, report cards provide a fantastic basis for effective management; many forward-thinking GCs use them to drive quarterly or biannual reviews.

4. Clean, Structured, Usable Data

Data can provide a window into performance, highlighting meaningful opportunities for improvement. Most successful businesses have leveraged data for years to inform strategic decisions as well as operational efficiency – but not so much in legal departments.

Legal billing data is a necessity to understand all aspects of success. However, historically, legal billing data has been a mess (to put it mildly). With no standard taxonomy (way of organizing data), copious human error, and unique domain challenges led to a web of tangled data that in most cases just didn’t line up. With no apples-to-apples comparison possible, data often led to misleading takeaways and potentially poor decisions.

But, never fear. Advanced legal billing software can help you make sense of your data. By leveraging new technologies like machine learning and AI, cutting edge legal billing solutions can not only structure the data you have but also correct errors and enhance the data to allow for deeper insights.

Get in touch with our team of legal billing and data experts to find out how Onit can transform your legal department.

6 Ways Your Contract Portfolio May Be Losing Value

Posted on December 14, 2022 by - Business Process Management, Contract Lifecycle Management

Is your organization making the most of your contract portfolio? Learn how to take control and up-level your portfolio’s value with solutions that can reduce revenue leakage, provide more meaningful oversight, and unlock tremendous material impact — all while helping your department connect more deeply across the enterprise.

If a company is a house of business, then contracts are its foundation — so much so that many industries often have 90% or more of their annual revenue locked into contracts, according to McKinsey & Company.

On the flip side, a lack of efficient contract management can lead to diminished visibility, inconsistent workflows, damaged vendor and supplier relationships, and an erosion of value to your contract portfolio at an average of 9% — and as much as 15% — revenue loss each year.

Here are six ways your contract portfolio may be losing value and how you turn that around today:

1. Lack of pricing tier awareness.

Contracts determine the financial flow of an organization, with each one carrying its own set of terms and risks. There is term-based pricing, release orders that may delay the purchase, and evergreen contracts that could contain and express entirely different obligations — as well as any agreement your company, well, agrees to. However, when the buy side often proffers a “take as long as you wish” philosophy while the sell side supports cash-in-hand as fast as possible, making certain to keep clear note of more flexible (even unfavorable) tiers can empower your department to avoid revenue leakage.

2. Missing deadlines and renewals.

For many contracts, there is a certain sequence that can lead to penalties if not followed. These can be financial in nature such as fees, fines, and compensatory damages, but they may also include long-term ramifications, like damaged reputation or even vendor or client loss. Establishing customer expectations and clarifying consistent protocols like project timelines, production schedules, and delivery dates can help your department stay on top of important milestones and eliminate lost time and missed revenue opportunities.

3. Not holding vendors to terms.

Procurement contracts cement the partnership between buyers and suppliers. What vendors does our company use? What rates were negotiated? It’s all black-and-white in the contract. But if a company is lax about delivering what was agreed upon, all negotiations can be invalid. Don’t let a lack of visibility into spend performance get away from your business, as diligent enforcement of negotiated supplier terms is a primary source of revenue.

4. Playing “ostrich” with the risks.

Contracts are, by nature, conduits of risk mitigation — so even the simplest one can lay an organization bare to liability if not handled properly. Especially in a tumultuous macroeconomic market laden with pandemic supply chain issues and geopolitical conflict, it is crucial to maintain current regulatory knowledge, know how to adapt quickly to new financial guidelines, and be aware of which contracts in your portfolio have clauses built in to address risk. The ability to not bury your head in the sand and quickly pivot to examine contracts for risk compliance will speed time to future revenue.

5. A sense of disorganization.

One reason a contract portfolio may lose value is the simple chaos of our busy business lives. A study published in the Journal of Contract Management revealed that seven in 10 companies find it challenging to find vital documents, despite contracts being a critical business tool and source of value. The need to search for contracts is a thief of time better spent on higher-value tasks, such as analyzing data insights or becoming an advocate for meaningful diversity and inclusivity. Launching, migrating, and archiving a secure, central, and digital document repository with a keyword search tool will promote better transparency across functions and contribute to faster revenue recognition.

6. Reluctance to add automation and AI to the mix.

Manual contract management programs that involve spreadsheet-based processes are not only time prohibitive and labor-intensive — often usurping at least half of most legal professionals’ workdays — but also devoid of the insight that advances true efficiency. However, contract lifecycle management (CLM) solutions powered by artificial intelligence (AI) take visibility and efficiency to the next level by automating manual workflows and alerting teams to necessary updates and improvements. As a result, the most innovative can redline contracts in under two minutes, applying your company’s playbook and accelerating contract review by up to 70%.

A crossroad of opportunity and growth

The creation and execution of contracts comprise accountability, obligation, and trust. Visibility is also essential for discovering and assessing the risk that could disrupt business. Examining your contract portfolio regularly will help your department retain control, reduce rogue spending, and embrace collaboration across the enterprise. With this new era of CLM, innovation is at your fingertips to execute contracts more effectively and efficiently. This way, your team can focus on what matters most: unlocking the value of your existing contract portfolio, optimizing strategic and meaningful new partnerships, and skyrocketing your department’s revenue generation and operational excellence.

Learn how Onit’s next-generation CLM solutions and AI-powered innovations meet you where you work with end-to-end automation of the contract management process to cultivate partnerships, elevate efficiency, and ignite revenue growth for enterprise-wide success.

How Legal Ops Can Bring Value to an Organization 

Posted on December 14, 2022 by - Business Process Management

Recently, Morae’s Managing Director Bret Baccus and Onit’s Senior VP of Strategy and Growth Brad Rogers sat down for a wide-ranging discussion (view the full conversation here). As part of the conversation, they discussed the best ways legal ops can start to bring value to the overall organization. Hear their thoughts on this issue in this edited excerpt.

Getting started

BRAD: Bret, we’re talking to many legal departments with various sizes, levels of experience, and types of clients. Many folks want to get started on the legal ops journey to help bring value to the organization. What is a good place to begin?

BRET: At Morae, we work with a wide range of clients — from experienced Fortune 50 companies to small departments at the beginning of the maturity model. When we think about where to start, one essential element is to ensure you have a legal operations lead who can help guide the organization through this journey. When we think about the maturity model, there are a ton of other things to consider — but making sure you have that strong legal ops support and lead is critical for getting started.

BRAD: What are some practical pointers for legal ops leaders new to the role? Perhaps they were a lawyer, paralegal, or change agent somewhere else in the company. How can they deliver this change or provide the future of law to the department?

BRET: Being that change agent is critical. Bringing in change management principles, no matter your role, is a great idea. For example, try working groups for different areas you need to address and tackle problems that way versus the traditional hierarchical approach to problem-solving. Effective change management automatically positions you as a change leader. If you are leading an initiative and putting together teams to successfully deliver on these initiatives, that will be a driver of positive change throughout the organization.

Delivering savings

BRAD: Determining where to start depends on what lever you are trying to move. One of those levers could be delivering savings. There are a couple of places with existing waste where you would not get a ton of resistance to implementing change. For example: what does our outside counsel spend look like now? If you can quantify in your prior spend that there are rules that are not being followed thanks to a lack of awareness or education, that’s easy money. Could that fund a successful transformation journey? It could add substantial savings on outside counsel and outside counsel spend management.

BRET: Outside counsel spend management is an entire, beneficial journey you can go on. You can even check if your outside counsel guidelines are up to date with industry best practices; for example, maybe you don’t pay for legal research invoices, but do you also not pay for legal research time? Have you updated not to include electronic transmissions? Those could lead to some savings.

However, the real savings around outside counsel time comes from examining the strategic alignment of work that comes in, along with the risk and complexity of the work that is coming in and putting in a program that aligns that spend to the type of firm needed. That’s one transformational aspect; instead of going to your default Am Law 50 or Am Law 100 firms, is there an opportunity to look at regional or boutique firms that provide the same quality of service when the risk is not the same?

In transforming the department as a new legal ops person, you can implement processes not as far along on the maturity model. Perhaps you have only annualized budgets in place for the legal department, and you can peel that onion back in legal ops and put it in place in conjunction with your ELM system budgeting based on matter spend thresholds, breaking that down by timekeeper level and other things, and putting in place review levels of the matters. With that alone, we’ve seen savings between 2% to 5% just by implementing standardized budgeting at a more granular level within the department.

Utilizing data to gain insights

BRAD: If you’re a legal ops leader with a new mandate or an opportunity to drive savings in their legal organization in the legal department, one way to start is “inventing data,” I’ll call it. If you can’t go into a system and get data one way, try surveying your lawyers and asking how they allocate their time towards different areas of legal specialties. You can take those fractional amounts of time they spend on specific tasks, get a data set, and look for insights.

Are there areas of practice we could do something different with more modern methods that could free up lawyers to do additional work, lower our costs, or deliver even more sophisticated law through engaging an outside partner?

BRET: I couldn’t agree more. It’s a great place to start. Over the last couple of years, the trend has been more insourcing of specialized work; because more departments have more of that spend data, they’re able to look and get insights. Data privacy is a good example. How much are we spending on data privacy in a given year? How many different firms or locations do we have that spread across? That’s just one example. Over the last three or so years, more insourcing of specialty work has been occurring by utilizing departments’ spend data.

BRAD: Have you seen opportunities where someone could get started on understanding the flow in the front door and how they might take that data and do something with it that is impactful?

BRET: Absolutely. So, we are considering what I call legal service request intake and how we manage and think about that. The answer is yes. This is an area where more departments are beginning to look at how they intake work into the department — what does the volume look like, and how do they intake it? You can start that process. As a new legal ops person, you can begin by determining whether you’re tracking your internal matters.

Before you go to a legal service request, are you utilizing your matter management system to track matters used for external work and all the legal department work? Are you examining the service or value provided to the department not just in terms of contracts and commercials but the corporate support and potentially IP support, everything the department’s doing for the business? That’s where I would start first: are you currently tracking the system or the data? Then I’m excited to talk about how we can bring value to the department and the business regarding where that intake begins.

Click here to view the entire conversation between Bret and Brad.

Leveraging AI-Enabled Dashboards and System Integrations to Simplify Contract Management

Posted on December 7, 2022 by - Business Process Management

Contracts are crucial to the success of any organization — but guiding them from initiation and creation through execution can feel like an endless uphill battle. Fortunately, there are state-of-the-art solutions that can reduce time spent on contracts, automate processes, and decrease manual work so your department can focus more on what matters most.

Throughout the course of history, contracts have defined history. From the Declaration of Independence to the Paris Agreement, contracts have developed nations, delivered freedom, and established peace. Contracts are no exception when it comes to business, whether it’s merging corporate giants like Disney and Marvel or creating legally binding documents for your enterprise.

In fact, nearly half (43%) of legal departments globally handle up to 1,000 contracts every year — a towering number that catapults even higher in the United Kingdom, where one in four (25%) legal professionals processes more than 2,000 contracts annually, according to the 2022 Enterprise Legal Reputation (ELR) Report. And with two in five (40%) respondents spending four to five hours each day poring over them, nearly half of every work week, quarter, and fiscal year is spent on contract review.

Moreover, slowly executed contracts adversely impact business, negatively affecting everything from deal closure and revenue generation (44%) to mergers and acquisitions (23%). Further, during what tends to be a labor-intensive and non-cost-effective process for Legal, other functions — such as Sales and Procurement — may be left wondering what stage their contracts are in, what the next steps are, and when they can expect to move forward.

However, contracting doesn’t have to feel overwhelming and seemingly infinite. Implementing an end-to-end contract lifecycle management (CLM) solution that meets you where you work can empower your business teams by automating the contract lifecycle, elevating collaboration, efficiency, and productivity across your entire enterprise — and enhancing partnerships with internal clients, customers, and vendors, too.

MAKE YOUR WORK WORK FOR YOU

Most organizations have repositories of contracts, but many do not have a structured process for storing and extracting relevant data for analysis. This can make drafting and executing contracts and the commercial policies and regulatory changes that contracts oversee arduous. Enter artificial intelligence (AI), which can enhance your data and allow for actionable decision-making.

An AI-enabled dashboard can unlock the data in contracts to influence faster business results by providing deeper visibility and the insight to assess varying levels of risk within a contract portfolio. With the dashboard’s ability to automatically calculate a risk score and present that information based on developed playbooks, Legal can clarify its contracts and review them more expeditiously. Further, sales and procurement professionals can leverage AI to report on cycle times and portfolio value trends, determine additional sourcing and profit optimization areas, and negotiate price breaks.

Introducing a clause library allows for even higher-level oversight and greater data-driven efficiencies. A library of specifically tailored, up-to-date contract generation templates with a central clause bank that captures new clauses regarding terms, details, and technical “legalese” eliminates the need to review contracts line by line. This ensures consistency, identifies issues often missed (even by professionals) to mitigate risk, and automates the process so Legal doesn’t have to spend time customizing contracts for typical agreements – and has been proven to increase productivity by as much as 50%.

MAKE YOUR WORK FLOW

Another way to simplify the contract management process is by pairing a robust contract management solution with a cutting-edge cloud-based system. All too often, when contracts are negotiated, significant details — such as fees and obligations — can get lost post-signature. For example, Procurement generally pays invoices when they come in; thus, they may not have kept negotiated terms top of mind. So how can they comply with supplier pricing and give more visibility into post-execution workflows?

Integrating systems can combine the benefits of both platforms, creating a streamlined contract workflow process that flows final contracts and data for ongoing management while improving transparency, amplifying efficiency, and enforcing compliance by reporting on commercial terms in a structured form. In turn, this can contribute to speeding sales cycles and time to revenue up to 24%.

MAKE YOUR WORK CONNECT

There is no denying that the contract process has become exponentially complex. Still, managing it doesn’t have to be.

What’s more, contracting has the capability to connect Legal more closely to the enterprise. Every department creates and manages contracts. Every department hires people, negotiates with clients, and makes agreements that ultimately lead to contracts. By taking control of the contract management process, your business will phase out data silos, remedy contractual issues, and embolden relationships between internal functions, while accelerating cost and operational efficiency as well as material impact. By tracking dashboard insights and utilizing AI-powered playbooks to identify key terms and clauses, Legal has the opportunity to become more strategic, visible, and efficient, giving Sales and Procurement greater transparency and agility – all while saving up to 9% in overall legal spend each year.

The practice of law is unequivocally an art. Technology has become an essential tool for contracts and a catalyst for growth, competition, and differentiation. CLM solutions augmented by AI-enabled dashboards and coupled with system integrations are a merging of art and science that represents a revolutionary new age of collaboration, innovation, and evolution today — as well as the promise of impactive business success for future tomorrows.

 Tired of Slow, Manual Contract Reviews?

AI can do the heavy lifting. Onit’s ReviewAI speeds up contract analysis, reduces manual effort, and ensures accuracy—all in minutes.

See it in action

 

Embracing the Paradigm Shift: Enterprise Legal Management and AI

Posted on November 30, 2022 by - Business Process Management, Enterprise Legal Management

This article was first published on LegalDive. 

The history of enterprise legal management (ELM) is a study of slow-moving but immensely consequential shifts in purpose, mission and access. For several years, ELM was limited to matter management and spend management. After that, the first paradigm shift occurred when the best ELM platforms began to facilitate engagement, focus on process, offer a user-friendly environment, empower organizations and enable management of many other legal methods.

The second paradigm shift is happening now, taking advantage of the advances in artificial intelligence (AI) and machine learning technology. Today, the top ELM tools combine the powers of artificial intelligence with existing ELM rules to offer a game-changing solution for legal teams. This combination enables legal to operate faster, more accurately, and more efficiently — in everything from invoice processing and contract management to vendor management and many other tasks.

Just as critical to legal departments are the data insights that this new combination provides. ELM’s embrace of AI empowers organizations to look between the rules to find missed savings, provide real-time invoice error detection and analyze how vendors and bill reviewers perform.

So, with all the insights and efficiency this combination of AI and ELM can provide, why are some still hesitant to embrace the change? The embrace of this paradigm shift is not universal – and their arguments deserve examination.

Let’s look at the three most common arguments against AI:

It’s not worth the hype.

The most common blowback against this is simple: AI-enabled technology isn’t worth the hype.

“We have yet to see AI tools in this industry that fully replace people or processes,” one e-discovery specialist says in a LegalTech News piece. “They are better marketed as augmenting a procedure, improving the performance of a team or workstream, or adding automation and precision to workflows.”

True, AI is not sufficiently advanced to replace lawyers or remove critical thinking from processes, but this does not mean there isn’t a huge amount of value in what AI can do now. Where AI excels is in augmenting the work of legal professionals (typically the stuff they don’t want to do), providing insight from large, unstructured, unseen data and automation of simple, highly repetitive tasks. So, while AI is not a “magic bullet,” it offers genuine benefits, not just the reduction of “time spent in the process” but improvements to consistency, transparency, and mitigation of risk, all of which directly impact the top and bottom lines of your business.

To unlock these benefits, look for vendors that have a clear roadmap and will work with your organization to develop a successful rollout plan and deploy their AI+ELM solution to augment and enhance your capabilities.

It doesn’t solve our specific problems.

Transparency in the selection process will go a long way toward choosing a product that does solve those specific issues. Legal technology vendors should clearly lay out the purpose of their AI solution. What problems will it solve? What is the implementation process? What kind of support and training will they provide? What does the return on investment (ROI) look like? On the user side, legal departments must do their homework with stakeholders before they rush into buying a tech solution. Legal should have a clear picture of success and should come prepared with use cases to illustrate the desired outcome.

“Technology for technology’s sake” isn’t a solution. As much as AI can be used, there remains a bigger challenge of whether it will be used. Understanding the use case, implementation, and return on investment are especially important; bringing in nascent technology means you must have a strong change management process. Understanding how the organization will adopt the technology and including all key individuals — from the influencers to the naysayers — are critical to the successful rollout of AI.

With that type of transparency and communication, organizations can find the right vendor for their project needs. Remember this quote from business leader Andrew Shimek when embarking on the search:

“You shouldn’t chase AI in a vacuum,” one industry expert said in an Iltacon panel. “You should think about what are the problems that we have that need to be solved. And if AI is a critical tool that can help solve that faster and better, not at the expense of quality, let’s adopt it. But I think it’s use-case first and AI second—not AI in a vacuum.”

It doesn’t provide the data for success.

Nowadays, many AI solutions are trained out of the box, eliminating the need to collect enormous amounts of data to get started. Of course, to create a highly custom solution, you will need to spend time collecting data, training, and validating. This can be difficult and risky.

Like any digital transformation, you should ask yourself whether you are innovating to sustain the existing approach (by making it faster, more efficient, cheaper, etc.) or disrupting the existing one. Most innovation is centered around sustaining innovation — of which success comes through iteration, not giant leaps. “Don’t let best get in the way of better” is a great motto to remember.

Starting with out-of-the-box solutions that might not be an exact fit BUT offer a faster pathway to value and building internal support for such a transformation is a secure way of creating success, helping you learn, measure and prepare for more customized solutions in the future.

Embracing the paradigm shift

McKinsey’s State of AI survey in 2021 shows that AI adoption continues to grow with significant benefits; most respondents say that adopting AI has resulted in a demonstrable positive impact. In fact, a report from the Corporate Legal Operations Consortium (CLOC) that adoption of AI by legal teams doubled from 2020 to 2021 – from one in 10 teams to one in five.

Legal professionals everywhere are embracing the AI+ELM paradigm shift. On its most basic level, AI platforms can augment and improve both legal and business processes for corporate legal departments, law firms, contract professionals, and procurement teams. With the focused mission of helping business professionals get more work done faster, an AI engine can automate the existing repetitive, manual, and costly legal processes, enabling continuous learning and workflow improvements. The best intelligence platforms combine advanced AI techniques with workflow management to empower organizations with AI that not only finds and reports on things but does things for you.

The bottom line? While AI is not coming for lawyers’ jobs — and won’t be any time soon — the most innovative, forward-thinking legal departments recognize this paradigm shift and are acting to bolster their arsenal with AI-enabled workflow management solutions.

Learn how Onit’s ELM solutions can help your enterprise embrace this paradigm shift.

Modern Legal Tech for the Business of Law: A Future-Forward Playbook

Posted on October 31, 2022 by - Business Process Management, Digital Transformation

Technology is an enabler for businesses and practitioners who wish to differentiate, grow, and succeed. Here is a comprehensive blueprint of the most innovative and essential solutions Legal requires to evolve into a true business partner, impactful revenue generator, and corporate leader — for today, tomorrow, and years to come.

Today, the world seems to move at the speed of light.  Chatbots respond instantaneously to our online queries. True teleportation may not exist yet, but more than 15 million people are shuttled by rideshare companies daily. And somewhere between our first sip of coffee and setting our cell phone alarm for the next morning, over 2.5 quintillion bytes of data are created every single day.

The last chapter of the multinational study* Enterprise Legal Reputation (ELR) Report highlights the remarkable potential for legal operations to be a change agent driving business results with the assistance of technology. While, on average, three in four (77%) legal departments have integrated some level of artificial intelligence (AI) into their day-to-day operations, nearly half admit their department is averse to change, citing budget issues (48%), perceived lack of tech competency (31%), and lack of time for learning new systems (25%) as barriers to tech adoption.

But digital technology is reinventing the way we live, play, and work — and businesses that invest in state-of-the-art tech will remain several steps ahead.

Embedding tech in Legal’s DNA

Fortunately, legal tech investment is at a record high: although none of us has a crystal ball to predict how the current macroeconomic market will affect corporate decision-making, two in three (67%) professionals do see tech budgets increasing.

Investing, however, is only the first step. The true cornerstone to modernized legal operations is ensuring tools are adopted. According to the ELR report, less than three in 10 (28%) respondents describe themselves as early adopters by nature, while another six in 10 (62%) classify as middle adopters.

In many legal departments, though, things simply “get in the way.” But inefficiency can damage both a legal department’s brand image and hold back the enterprise. The message is clear: embrace next-stage tech or get left behind.  

The “legal team of tomorrow” tool kit 

Here are the four areas of technology integral to the success of forward-thinking legal departments. 

1. Enterprise Legal Management (ELM)

A pioneering digital embodiment of the adage “work smarter, not harder,” the latest ELM solutions have transformed from systems of record to systems of engagement, encouraging true collaboration, operational transparency, and enterprise connection between Legal, its internal clients, and external stakeholders. ELM manages matters, e-billing, spend, and analytics, providing a single source of truth to capture every transaction, project, and matter. By extracting insights, developing metrics, and exposing trends that evaluate performance, ELM establishes benchmarks and streamlines workflows – yet less than half (48%) of ELR respondents currently utilize e-billing and other spend optimization solutions.  

2. Contract Lifecycle Management (CLM)

Contracts are at the core of revenue generation – and one of the biggest time-sucks for legal professionals, with two in five (40%) spending half of every workday, week, and quarter managing routine agreement work. But the latest CLM solutions offer self-service portals that can automate contract review and administer the data required to identify revenue recognition and acceleration opportunities. This enhanced visibility jumpstarts efficiency, reducing the length of the typical sales cycle by 24%, skyrocketing legal spend savings by 50%, and giving Legal up to 30% of its time back to focus on developing business acumen, delivering client advice, and working toward meaningful change. 

3. Data Governance & Cybersecurity

To become a corporate material influencer, Legal must think and act strategically — and doing so requires data. Data has emerged as the most instrumental decision-making tool, whether it involves tracking staffing needs, optimizing outside counsel spend, or driving vendor diversity, equity, and inclusion (DE&I) efforts. Having visual analytics dashboards provides reporting fundamentals for initiating data-driven negotiations, rate benchmarking, and forecasting future projects and budgets as cost-efficiently and effectively as possible. Further, as data pools expand for corporations, the security scope and threat landscape will broaden — providing an opportunity for Legal to show greater impact as guardian of the enterprise.  

4. Artificial Intelligence (AI)

Imperative for speed and efficiency, artificial intelligence (AI) is not a single tool — it is a wide-ranging continuum of technological solutions and applications that can accelerate legal operations, virtualize legal expertise, and automate and augment business processes. AI can apply semantic analysis to find patterns in contracts, provide task recommendations, suggest revisions for standardized agreements like NDAs, and consult the company playbook for MSAs and SOWs, all while flagging any potential issues. AI-enabled invoice review can justify line items and enforce billing guidelines, and AI-assisted research can complete work in record time while elevating accuracy and precision.  

Legal’s eye on the horizon

While it’s true that it has never been Legal’s nature to be cutting-edge — not when the department is one established on being “by the book” and upholding precedents — there is no denying the legal tech revolution is here. With it comes a golden opportunity for Legal to evolve its role as a business protector and create significant impact when it comes to cost and operational efficiency, material growth, and collaborative cultural change.  

Technology is a catalyst for evolution. By seizing the innovative solutions available for legal operations, Legal can change the way it touches business in every realm — from revenue acquisition and EBITDA to competitive differentiation — and not only lead the evolution, but be the future.  

*Read the ELR Report to learn more about how legal professionals view their relationships with internal clients in comparison to the image enterprise employees have of their legal departments and how Legal can evolve to prove material impact and improve efficiencies across the business. 

WAS IST LEGAL MATTER MANAGEMENT? 

Posted on October 26, 2022 by - Business Process Management, Digital Transformation

In der Rechtsbranche ist Ihnen dieser Begriff sicherlich häufig begegnet. Anwälte und Legal Operations-Expert:innen haben es sich zum Ziel gemacht, ihr Matter Management zu optimieren. Softwareanbieter wiederum haben es sich zum Ziel gemacht, die Herausforderungen, die das Legal Matter Management mit sich bringt, zu meistern. Der Umfang dieser Disziplin ist jedoch so groß, dass man leicht aus den Augen verlieren kann, was Matter Management eigentlich ist. Hier möchten wir Klarheit schaffen und erläutern, was Matter Management für uns bedeutet und welche Rolle die Technologie dabei spielt. Wir beginnen mit: 

Matter Management gewinnt seit einigen Jahren immer mehr an Popularität – nicht zuletzt durch den Anstieg von Softwareanbietern, die juristische Prozesse vereinfachen wollen. Dabei gibt es das Matter Management jedoch schon viel länger als die Tools selbst. 

Unter dem Begriff Matter Management versteht man den Prozess des Verwaltens einer Legal Matter (mit oder ohne Technologie). Aber was bedeutet das im Detail? Um diese Frage zu beantworten, sehen wir uns zuerst die einzelnen Bestandteile einer Legal Matter an. 

  • Dokumente – Juristische Dokumente beinhalten eine Vielzahl an unterschiedlichen Komponenten, darunter Verträge und Lizenzen sowie E-Mails oder Briefe. Diese gilt es zentral und sicher zu dokumentieren und zu speichern, damit eine effiziente Verwaltung ermöglicht wird. 
  • Wissen – Rechtsteams bestehen in der Regel aus Expert:innen, die allesamt ein großes Wissen mit sich bringen. Dieses Wissen möchte geteilt werden und genau hier setzt die Matter Management-Lösung an: Sie ermöglicht dem Inhouse-Team zu jeder Zeit den Zugang zu Fachwissen und unterstützt zusätzlich die Übermittlung jeder Legal Matter. 
  • Kollaboration – An jeder Legal Matter sind viele verschiedene Parteien involviert – sowohl interne, wie die Rechtsabteilung oder das Unternehmen selbst, als auch externe. Für ein effizientes Matter Management ist die nahtlose Kommunikation und Kollaboration zwischen allen Parteien maßgebend. 
  • Workflow – Während manche Legal Matter komplex sind und ihre Feinheiten haben, sind die meisten Legal Matter eher stereotypisch. In anderen Worten folgen sie einer festgelegten Phasen- und Stufenabfolge, die von den Fakten und Umständen der Matter abhängt. 
  • Management – Matter sind juristische Projekte und müssen deshalb mit einer hohen Sorgfalt und Aufmerksamkeit verwaltet werden – um eine pünktliche und budget-gerechte Übermittlung zu garantieren. 
  • Ausgaben – Bei Mattern, in welchen externe Anwaltsteams oder andere juristische Dienstleister angewiesen werden, ist das Tracken der Ausgaben im Verhältnis zum Budget ein wesentlicher Bestandteil. Die tatsächlichen Matter-Ausgaben werden dabei hinsichtlich des Budgets gemonitort und der Work-In-Progress (WIP) sowie Rückstellungen oder andere Rechnungsrelevante-Faktoren werden schon vor der eigentlichen Rechnungsstellung eingereicht. 
  • Reporting – Um eine Legal Matter oder ein Matter-Portfolio richtig zu verwalten, ist der schnelle Zugang zu allen relevanten Informationen entscheidend. Alle Matter-Informationen, wie Status, Risiko oder Ressourceneinsatz sowie aktuelle Ausgaben müssen konsolidiert an einem Ort zur Verfügung stehen und leicht zugänglich sein, um ein effizientes Reporting zu ermöglichen. 

Ein effektives Matter Management beinhaltet schlussendlich also die effiziente Koordination, Organisation und Übermittlung aller Hauptkomponenten einer Legal Matter. 

MIKRO- VS. MAKRO-MATTER MANAGEMENT 

Spricht man von Matter Management, so kann man das auf zwei Ebenen tun – der Mikroebene, bei denen man sich auf eine einzelne Matter konzentriert und der Makroebene, bei der es sich um ein ganzes Portfolio von Mattern handelt. Die Mikroebene wird meist von Beteiligten betrachtet, die einen Überblick über die Aktivitäten einer bestimmten Matter benötigen und Zugang zu enthaltenen Dokumenten und Fachwissen suchen. Rechtsabteilungen bearbeiten in der Regel jedoch ständig eine große Anzahl von kontinuierlichen Mattern. Um eine Vielzahl an Mattern gleichzeitig zu bearbeiten, eignet sich ein Blick auf die Makroebene, bei der das gesamte Matter-Portfolio verwaltet und gemonitort wird. Besonders für General Counsel, CLOs und Legal Operations-Leiter:innen eignet sich das Verwalten von Mattern auf Makroebene, da sie einen vollumfänglichen Überblick sowie Reports aus dem Legal Matter-Portfolio benötigen. Es ist also unerlässlich, dass die Matter Management-Lösung auch das Matter Portfolio Management unterstützt. 

DER AUFSTIEG DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS 

Bei einem digitalen Matter Management (DMM) werden Technologien zum Verwalten und Übermitteln von Legal Mattern eingesetzt. Es gibt viele verfügbare Softwaretools, die bestimmte Elemente einer Legal Matter verbessern, von der Vertragsaufsetzung und Dokumentenverwaltung bis hin zum Spend Management oder Kollaboration im Unternehmen. Selbst das Verwenden von bereits etablierten Tools wie MS Excel und Dropbox sind Arten eines digitalen Matter Managements, das für viele Rechtsteams gut funktioniert. 

Mit den aktuellen Software-Point-Lösungen lassen sich verschiedene Bestandteile einer Legal Matter bereits gut verwalten. Verwendet eine Rechtsabteilung jedoch mehrere solcher Tools, birgt das auch eigene Herausforderungen. So können Integrierungsprobleme, Datensilos oder Ineffizienzen entstehen – verursacht durch den Kontextwechsel der verschiedenen Applikationen. Rechtsabteilungen stehen zudem unter Druck vonseiten ihrer IT-Abteilung, die eine Vereinfachung und Reduktion der Technologie-Infrastruktur anstrebt. Aus diesen Gründen zeichnet sich ein Trend im Matter Management ab: Weg von Point-Solutions und hin zu dedizierten Lösungen, die den kompletten Matter-Lebenszyklus in einem zentralen System optimieren. Aus diesen Gründen setzen Rechtsabteilungen in den letzten Jahren vermehrt auf umfassende Cloud-Plattformen. 

WAS SIND DIE TREIBER DES DIGITALEN MATTER MANAGEMENTS? 

Immer mehr Rechtsteams legen ihren Fokus auf das Optimieren ihres Matter Managements und setzen dabei auf unterstützende Technologien – als Teil der digitalen Transformation, die jedoch von vielen verschiedenen Faktoren angetrieben wird, wie zum Beispiel: 

  • Wandel zum Remote-Working, wodurch juristische Produktivitäts- und Workflow-Tools benötigt werden, welche zeit- und ortsunabhängig einen schnellen Zugang zu Knowhow bieten 
  • Vermehrter Druck auf Rechtsabteilungen, kosteneffizienter zu arbeiten und mehr Wert für das Unternehmen zu schaffen 
  • Steigende globale Regulierungen und Unsicherheiten, die das juristische Arbeitsvolumen erhöhen 
  • Erhöhtes Inhouse-Arbeitspensum, jedoch ohne Mitarbeiterzuwachs innerhalb der Rechtsabteilung 
  • Der Bedarf, das interne Customer-Engagement sowie die Dienstleisterauswahl und deren Management zu verbessern 
  • Ausreifung von Legal Operations und ein Anstieg spezifischer, rechtsbezogener Technologie-Strategien für Inhouse Rechtsabteilungen 
  • Bedarf für Rechtsabteilungen aufzuweisen, dass sie einen positiven Faktor für das Unternehmen darstellen 

All diese Faktoren führen dazu, dass Rechtsabteilungen Matter Management-Lösungen implementieren. So wollen sie ihre Herausforderungen überwinden und den Wert, den sie für ihr Unternehmen schaffen, steigern. 

Sie möchten mehr erfahren? OnitX Matter Management unterstützt Ihr gesamtes juristisches Team durch leistungsstarke Kollaborations- und Workflow-Funktionen und bietet Transparenz und Einblick in Ihre Matter während ihres gesamten Lebenszyklus. Mit Onits Matter Management Software können Sie sicherstellen, dass die richtige Arbeit an die richtige Person mit dem richtigen Fachwissen geht – und dass die gesamte Arbeit der Rechtsabteilung repräsentiert wird. Mehr Informationen finden Sie hier.  

What is Legal Matter Management?

Posted on October 26, 2022 by - Business Process Management, Digital Transformation

Legal Matter Management

It’s a term that is regularly used within the legal industry. It’s what lawyers and legal operations professionals want to optimize, and it’s the challenge that legal tech vendors are helping to solve. However, its scope is so broad that it’s easy to get confused as to what “legal matter management” is. To help address any uncertainty, we thought that we’d share our thoughts on the subject and set out what we believe legal matter management means and how technology can play a part. Starting with…

The Components of a Legal Matter

While matter management has received more attention with the growth in legal tools aimed at streamlining the process, it’s important to note that matter management is a discipline that has been around much longer than any software tool.

As the name suggests, matter management is the process of managing a legal matter (with or without technology). But what does this entail? To explain, it’s easiest to first look at the constituent elements of a legal matter.

  • Documents – Lawyers are called “paper pushers” for a reason. Every legal matter involves documentation of some description, from contracts and licenses to emails and letters. All this documentation needs to be centrally and securely stored and managed.
  • Knowledge – While lawyers are smart people, it’s perfectly natural they cannot have all the answers. They need quick access to quality and accurate know-how to support the delivery of any legal matter. Making this knowledge accessible when it is needed is a core component of matter management.
  • Collaboration – Law is a team sport. Every legal matter involves a broad range of different stakeholders – within the legal department and the wider business, as well as external to the organization. Efficient matter management requires seamless communication and collaboration between all parties.
  • Workflow – While many legal matters are complex and have their own nuances, most legal matters are quite formulaic. In other words, they follow a set sequence of phases and stages depending on the facts and circumstances of the matter.
  • Management – Matters are projects, so they need to be managed with the same diligence and attention. From scope, budgeting, and resourcing to task allocation, risk tracking, and status reporting, matters need to be carefully managed like any other to ensure delivery on time and within budget.
  • Spend – Tracking spend against budget is a key component of any matter where outside counsel or other legal service providers are instructed. It’s always vital to monitor how matter spend is performing against budget, keep track of work-in-progress (WIP) and accruals, as well as look out for issues that might adversely impact the budget and matter spend.
  • Reporting – In order to properly manage any legal matter or portfolio of matters, it’s necessary to have access to all the information about the relevant matters. Whether it’s information about status, risk, resourcing, spend, contracts, matters, etc., this information needs to be collated, available, and capable of being easily reportable.

Matter management simply involves the efficient coordination, organization, and delivery of all these core components for legal matters.

Micro vs Macro Matter Management

When people think of matter management, they are usually thinking about it at matter (micro) level, e.g., the management of a single matter. This will normally be the case for participants in particular matters who need visibility over matter activity and have access to matter-related documents and know-how.

However, legal departments are constantly handling large numbers of ongoing matters that also need to be managed and tracked at a portfolio (macro) level. This will particularly be the case for General Counsel, CLOs, and legal operations managers who need visibility, reporting, and insight across all legal matters. Therefore, it’s important to remember that matter management also includes matter portfolio management.

The Rise of Digital Matter Management

Unsurprisingly, digital matter management (DMM) involves the use of technology to support the management and delivery of legal matters. There are many software tools available that will help improve the discreet elements of a legal matter listed above, from contract assembly and document management systems to spend management and enterprise collaboration applications. While it’s a basic approach, even the use of tools like MS Excel and Dropbox is a form of digital matter management that works for many legal teams.

Currently, there is no shortage of software point solutions to help manage and streamline different components of a legal matter. However, the use of separate tech tools presents its own challenges – for example, integration difficulties, data silos, and inefficiency caused by context switching across applications. Legal departments are also under pressure from their organization’s IT teams to simplify and reduce the tech stack. For these reasons, there is a growing trend away from point solutions for matter management and towards single platforms that aim to optimize the full matter lifecycle in one central system. Therefore, in recent years, legal departments have been increasingly adopting full-suite cloud platforms.

What is Driving the Focus on Digital Matter Management?

Optimizing matter management has become a key focus for many legal teams in recent years, and they’re turning to technology to support this initiative. It’s part of a rapid digital transformation trend across legal departments that is being driven by a range of different factors, including, but not limited to:

  • Move to remote working, which requires greater focus and investment in legal productivity and workflow tools and easy access to know-how from anywhere and at any time
  • Pressure to be more cost-efficient as a legal function and deliver more value to their organizations
  • Growing global regulation and uncertainty causing increased legal workloads
  • More work being serviced in-house without legal department headcounts increasing significantly
  • Need to improve internal customer engagement as well as vendor selection and management
  • Maturing of legal operations and rise in dedicated legal technology strategies for corporate legal departments
  • Need for legal departments to demonstrate that they are a net contributor to the business

All these factors are leading many legal departments to seriously explore the adoption of matter management platforms to alleviate these pressures and help boost the value that they are delivering to their businesses.

5 METHODEN FÜR DIE ERFOLGREICHE EINFÜHRUNG IHRER MATTER MANAGEMENT-LÖSUNG

Posted on October 25, 2022 by - Business Process Management, Digital Transformation

Dieser Artikel ist die vierte Ausgabe unserer vierteiligen Blogreihe, die sich ausführlich mit Matter Management und dessen verschiedene Aspekte beschäftigt. Wenn Sie die ersten drei Artikel noch nicht gelesen haben, können Sie diese hier einsehen:

Teil 1 Effizientes Matter Management: Grundlagen, Komponente und digitale Transformation
Teil 2 Effizientes Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform
Teil 3 7 Aspekte, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl eines Matter Management-Anbieters beachten sollten

In den vorherigen Beiträgen unserer Blogreihe zu Matter Management haben Sie gelernt, wie Sie die Herausforderungen, vor denen Ihr Legal Team steht, sorgfältig abschätzen und Anforderungen detailliert ausarbeiten können. Wenn Sie diesen Blog lesen, haben Sie vermutlich bereits Ihre Anforderungen aufgelistet, den Genehmigungsprozess erfolgreich durchgeführt, verschiedene Anbieter auf Herz und Nieren geprüft und eine geeignete Matter Management-Plattform ausgewählt – wir gratulieren Ihnen dazu! Doch wie geht es nun weiter? Leider hören viele Rechtsabteilungen an dieser Stelle auf, sich Gedanken darüber zu machen, wie das neue System passend konfiguriert und erfolgreich eingeführt werden kann. Ein neues Matter Management- System einzusetzen erfordert Zeit, Geld und Aufwand. Deswegen ist die weitere Planung grundlegend, um sicherzustellen, dass das neue Tool den erwarteten Mehrwert erzielt und die gewünschten Vorteile für Ihre Rechtsabteilung und Ihr gesamtes Unternehmen erbringt.

Im vierten und letzten Teil unserer Matter Management-Blogreihe präsentieren wir fünf Methoden, mit denen Sie sicherstellen können, dass die Einführung Ihres neuen Matter Management-Tools ein echter Erfolg wird.

1. Kleine Schritte führen zum Ziel

Sie sind sicherlich mit der englischen Redewendung “Start small, but aim big” aus anderen Zusammenhängen vertraut. Tatsächlich handelt es sich hierbei mehr um eine Grundhaltung als um eine konkrete Vorgehensweise. Viele Rechtsteams sind begeistert über die Möglichkeiten, die ein neues Matter Management Tool bietet und erhoffen sich, diese Effekte so schnell und umfassend wie möglich zu realisieren. Beteiligte Projektteams verspüren womöglich einen gewissen Druck, den Mehrwert der Software für das Unternehmen schnellstmöglich unter Beweis zu stellen. Doch dies führt häufig zu überambitionierten Zielen, die die nachhaltige und erfolgreiche Einführung der Software gefährden kann.

Für den Erfolg einer Softwarelösung, ist ein schrittweises Vorgehen von entscheidender Bedeutung. Konkret könnte das bedeuten, dass lediglich ein kleines, dediziertes Team mit dem Tool startet oder alternativ eine größere Gruppe mit dem System beginnt, jedoch zunächst nur mit einem begrenzten Funktionsumfang. Diese Vorgehensweise ermöglicht es, erfolgreich Support zu leisten, Feedback zu sammeln sowie positive Effekte gezielt messen zu können. Nutzen Sie diese Gelegenheit, um wertvolle Erkenntnisse zu gewinnen, die Ihnen helfen das Gesamtprojekt erfolgreich zu steuern.

2. Holen Sie Ihr Team an Bord und führen Sie qualifizierte Trainings durch

Vermutlich war lediglich ein spezialisiertes Projektteam im Beschaffungsprozess für Ihr neues Matter Management-System involviert, so dass ein Großteil der Endnutzer nicht an dem Entscheidungsprozess beteiligt waren. Ein häufig begangener Fehler bei der Einführung neuer Software liegt darin, anzunehmen, dass alle Nutzer gleichermaßen von der Umstellung begeistert sein werden. Das Spektrum der Nutzerakzeptanz kann hierbei von geringer Zustimmung bis hin zu tatsächlichem Widerstand reichen. Die Gründe hierfür sind vielfältig. Sie können von einer generellen Abneigung gegenüber Technologie (auch bekannt als Technophobie) bis hin zur allgemeinen Scheu vor Veränderungen reichen. Oftmals liegt das Problem jedoch lediglich im mangelnden Verständnis für die neu eingeführte Softwarelösung. Daher empfiehlt es sich, Zeit zu investieren, um den Nutzern zu erläutern, aus welchen Gründen die neue Matter Management-Lösung eingeführt wird, und diese Erklärung mit konkreten Beispielen aus dem Arbeitsalltag zu untermauern. Wir versprechen Ihnen, diese Zeit ist gut investiert. Sobald Ihre Kollegen nachvollziehen können, wie die neue Matter Management-Lösung ihre tägliche Arbeit erleichtert, wird sich ihre Haltung zur Umstellung ändern. Erfahren Sie mehr über die Einführung von Legal Tech in diesem Blog.

Ein weiterer Grund für geringe Nutzerakzeptanz liegt auch in fehlenden qualifizierten Schulungsmaßnahmen. Obwohl zahlreiche moderne Software-Plattformen sehr intuitiv und nutzerfreundlich sind, ist eine Softwareeinweisung unbedingt erforderlich, um die optimale Nutzung zu gewährleisten. Wenn Sie nach einem neuen Matter Management-System suchen, stellen Sie sicher, dass die Anwendung eine Nutzereinführung und integrierte Hilfebereiche bereitstellt. Koordinieren Sie Schulungen, die auf Ihre Organisation und Ihre Prozesse zugeschnitten sind, und stellen Sie ein internes Wissensmanagement für Ihre Nutzer zur Verfügung. Dabei können Sie Wissensressourcen anbieten, die bei der Nutzung des Systems unterstützen. Holen Sie sich von Ihrem Anbieter Anregungen für die Gestaltung Ihres Schulungsprogramms ein, denn viele Softwareanbieter, die sich auf den Erfolg ihrer Kunden konzentrieren, verfügen über entsprechende Materialien und umfangreiche Erfahrung im Schulungs- und Einführungsprozess. Eine weitere Empfehlung – es lohnt sich auch nach sogenannte „Internal Champions“ zu suchen, die von dem System überzeugt sind und freiwillig interne Unterstützung sowie Schulungen für neue Nutzer anbieten möchten.

Messen, messen, messen

Für die Beantragung des Budgets für ein neues Matter Management-System ist es wichtig, einen Business Plan zu erstellen, der detailliert den Mehrwert für Ihre Rechtsabteilung und Ihr Unternehmen aufzeigt, der durch den Einsatz eines solchen Tools erzielt werden kann. Dieser Mehrwert setzt sich aus verschiedenen Faktoren zusammen, darunter Kostenreduktion, gesteigerte Effizienz, Risikoerkennung und mehr.

Aber wie ermitteln Sie nach der Einführung des neuen Systems, ob der der gewünschte Erfolg eingetreten ist? Die Antwort lautet: Messen. Um den Erfolg einer Softwarelösung zu messen, ist es notwendig, den Status Quo vor der Einführung der Lösung festzuhalten und Kennzahlen dafür festzulegen. Sie können diese auch als Ihre Key Performance Indicators (KPIs) definieren. Wenn Sie zum Beispiel ermitteln wollen, inwieweit ein Matter Management-System die durchschnittliche Bearbeitungszeit eines bestimmten Vorgangs reduziert, ist es notwendig, die durchschnittliche Bearbeitungszeit vor der Einführung des Systems zu erfassen. Anschließend müssen Sie diesen Messwert (KPI) überwachen, um die Veränderungen zu erkennen und im Laufe der Zeit Trends abzuleiten. Gehen Sie also datenbasiert vor. Indem Sie diese Methode anwenden, können Sie fundierte Entscheidungen treffen und auf klare Ergebnisse aufbauen. Weitere Einblicke in klassische KPIs in Rechtsabteilungen finden Sie in diesem ausführlichen eBook.

Des Weiteren ist es ratsam, regelmäßige Feedbackrunden einzuführen. Bei der Einführung neuer Technologien verlaufen die Prozesse selten absolut reibungslos. Um das volle Potenzial des neuen Matter Management-Systems auszuschöpfen, ist es wichtig, den Nutzern aufmerksam zuzuhören und deren Verbesserungsvorschläge einfließen zu lassen. Daher empfiehlt es sich, bei der Einführung eines neuen Systems einen Kommunikationskanal zur Sammlung von Nutzerfeedback zu etablieren. Teilen Sie diese Initiative mit Ihren Kolleginnen und Kollegen, um alle auf dem gleichen Stand zu halten.

Ermöglichen Sie die Erfassung einer breiten Palette an Rückmeldungen, um Trends zu identifizieren, und kommunizieren Sie die Ergebnisse sowohl mit Führungskräften als auch mit sämtlichen Nutzern. Transparenz spielt hierbei eine entscheidende Rolle für den Erfolg. Beachten Sie, dass die Einführung des Systems lediglich den ersten Schritt in Ihrer gemeinsamen Reise darstellt. Stellen Sie sicher, dass ein fortlaufendes Lernkonzept und kontinuierliche Optimierungen implementiert werden.

Als Anbieter von Legal-Operations-Software haben wir schon oft beobachtet, dass diese Methode sogar bisher unentdeckten Mehrwert in Ihrer neuen Applikation aufdecken kann, der den ursprünglich prognostizierten ROI bei weitem übertrifft!

Innovative Funktionen für eine zukunftsorientierte Rechtsabteilung

Legal Tech hat sich im letzten Jahrzehnt rasant entwickelt. Hatten Rechtsabteilungen bislang klassische Mail- und Dokumentenmanagement-Lösungen wie MS Office und MS Outlook für die Verwaltung ihrer internen Daten im Einsatz, verwenden sie nun innovative Lösungen zur Unterstützung von effizienten Arbeitsabläufen, Vertragsanalysen, Dokumentenmanagement, Genehmigungs-Workflows und mehr. Viele dieser neuen Systeme sind flexibel konfigurierbar, haben einen lösungsorientierten Fokus und können zudem zur Optimierung von Prozessen genutzt werden. Diese technologische Neuausrichtung ermöglicht es Ihnen, mehr Zeit in die juristische Beratung Ihrer internen Mandanten zu investieren und sich als kompetenter Rechtsberater aktiv in die unternehmensinternen Abläufe einzubringen.

Dies erfordert jedoch eine stete Optimierung des Softwareeinsatzes und die Anschaffung neuer Tools, um alle Bereiche in Ihrer Abteilung zu professionalisieren und in die Zukunft zu investieren. Angesichts des gesteigerten Technologieeinsatzes und der ständig wachsenden Palette an Technologien empfiehlt es sich, sowohl rechtliche als auch technische Kompetenzen in Ihre Rechtsabteilung zu integrieren. Damit bauen Sie eine gute Beziehung zu den verschiedenen Anbietern auf, können nach Synergien Ausschau halten sowie den Kontakt zur zentralen IT-Abteilung besser pflegen. Auch Ihr Rechtsteam profitiert davon und wird aus technologischer Perspektive professionell unterstützt.

An dieser Stelle sollte erwogen werden, ob die Verstärkung Ihres Teams durch einen Legal Operations oder Legal Technology Manager sinnvoll ist. Diese Aufgaben können nicht nebenbei von einem Anwalt übernommen werden. Legal Tech ist mittlerweile zu einer eigenständigen Disziplin mit entsprechenden Experten auf dem Markt geworden. Immer mehr Rechtsteams setzen daher auf die Expertise solcher Fachkräfte. Nutzen auch Sie diese neuen Möglichkeiten und stellen Sie Ihr Rechtsteam noch vielfältiger und agiler auf.

Unterstützen Sie Ihre neuen Nutzer

Anwenderschulungen zur neuen Matter Management-Lösung im Vorfeld reichen allein nicht aus – steter Zugang zu Support und Knowledge Management sind entscheidend, um unerwünschte Probleme zu vermeiden. Technische Fehler oder Anwenderprobleme sollten umgehend bearbeitet werden, damit kein Frust aufkommt, der im schlimmsten Falle dazu führen kann, dass die User die Software nicht mehr nutzen möchten. Ursachen sind häufig mangelndes Verständnis von Funktionen, Performanceprobleme oder Bugs. Unabhängig von der Ursache ist es empfehlenswert, von Anfang an klare Systeme und Prozesse zur Meldung von Problemen und zur Anfrage von Unterstützung für die Nutzer einzuführen.
Dabei ist es sinnvoll, von Beginn an festzulegen, wer in Ihrem Unternehmen das neue Matter Management-System betreuen wird (siehe dazu auch Punkt 2). Nur selten übernehmen interne IT-Abteilungen diese Rolle, da sie selbst häufig mit begrenzten Ressourcen arbeiten. Es ist daher ratsam, das Thema Support bereits vor der Einführung des Systems zu besprechen. Definieren Sie Verantwortlichkeiten und Service Level Agreements (SLAs), z.B. welche Probleme wurden gemeldet, von wem und ab wann wurde Support bereitgestellt. Legen Sie fest, welcher Support verfügbar ist und auf welche Weise er erreichbar ist. Viele professionelle Anbieter bieten auch einen Supportbereich innerhalb ihrer Applikation an. Dies ermöglicht eine Analyse und Erkennung von Problemen bereits bei ihrer Entstehung, was Frustration verringert und die Arbeitslast für Ihre Kollegen minimiert.

Ein zusätzlicher Tipp: Sollten Sie einen erhöhten Bedarf an Support feststellen, empfiehlt es sich, die Art der Supportanfragen genauer zu betrachten. Durch die Analyse der vorliegenden Daten können Sie schnell erkennen, um welche Fragen es sich handelt, und Ihre internen Schulungen entsprechend anpassen.

Zusammenfassend lässt sich folgendes festhalten: Die Implementierung eines neuen Matter Management-Plattform kann mit gewissen Herausforderungen einhergehen. Dennoch lassen sich diese durch eine gründliche Planung und die frühzeitige Einrichtung von Prozessen und Unterstützungsmechanismen gut bewältigen. Mithilfe der hier aufgeführten Methoden können Sie sicherstellen, dass jeder Nutzer den tatsächlichen Mehrwert der neuen Softwarelösung erkennt und dieser kontinuierlich optimiert und nachhaltig realisiert wird.

Wir hoffen, dass diese Ratschläge Ihnen bei der erfolgreichen Einführung Ihrer Matter Management-Lösung hilfreich sind. Wenn Sie mehr über die Vorteile unserer Matter Management-Lösung OnitX Matter Management erfahren möchten oder ein Beratungsgespräch wünschen, klicken Sie bitte hier.

7 ASPEKTE, DIE RECHTSABTEILUNGEN BEI DER AUSWAHL EINES MATTER MANAGEMENT-ANBIETERS BEACHTEN SOLLTEN

Posted on October 25, 2022 by - Business Process Management, Digital Transformation

Dieser Artikel ist die dritte Ausgabe unserer vierteiligen Blogreihe, die sich ausführlich mit Matter Management und dessen verschiedenen Komponenten beschäftigt. Über die untenstehenden Links können Sie die ersten beiden Teile einsehen:

Teil 1 Effizientes Matter Management: Grundlagen, Komponente und digitale Transformation
Teil 2 Effizientes Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform

Im dritten Teil fassen wir die 7 zentrale Aspekte zusammen, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl des eines Matter Management-Anbieters beachten sollten. Der folgende Artikel bietet Ihnen einen praktischen Leitfaden zur weiteren Vorgehensweise, nachdem Sie sich für die Anschaffung einer Matter Management-Software entschieden haben.

Die Entscheidung ist getroffen! Sie wollen eine Matter Management-Lösung wie OnitX Matter Management einsetzen, um Ihre tägliche Arbeit effizienter zu gestalten, die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten, zugehörigen Dokumenten sowie Legal Intakes effektiver zu gestalten und die interne sowie externe Zusammenarbeit zu erleichtern – wir gratulieren Ihnen dazu! Daher ist es an der Zeit, den richtigen Partner für diese Aufgabe zu finden. Eines sei vorab verraten – Sie benötigen jemanden, die den Umfang Ihres Projekts versteht und Ihnen bei der Konfiguration sowie Integration in Ihre Rechtsabteilung tatkräftig zur Seite steht, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird. n diesem praxisorientierten Leitfaden haben wir sieben Kernaspekte für Sie zusammengefasst, die Sie bei diesem Prozess berücksichtigen sollten.

1.    Ihre IT-Infrastruktur und vorhandenen Technologien spielen eine entscheidende Rolle

Zunächst sollten Sie mit Ihrer IT- und Sicherheitsabteilung besprechen, welche Anforderung die neue Applikation erfüllen sollte. Die IT-Abteilung kann Ihnen dabei helfen, wichtige Voraussetzungen, wie Systemanbietern und deren Standorten, Datenschutz, Sicherheit und Zertifizierungen zu überprüfen. Onit erfüllt mehrere globale Zertifizierungen und Regulierungs- und Compliance-Standards. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Neben den technischen Aspekten, spielen auch Faktoren wie geleisteter Support und technischen Bestimmungen, wie das Lizenz- und Supportmodell, Updates und Wartung sowie Integrationen und schnelle Implementierungsmöglichkeiten eine zentrale Rolle. Unsere Datensicherheits-Checkliste unterstützt Sie dabei, die relevanten IT-Aspekte im Blick zu behalten.

Abschließend ist es wichtig, eine präzise Kalkulation der erwarteten Kosten und der Vertragsstruktur anzustellen. Denken Sie dabei an Lizenzgebühren, Onboarding-Kosten, Vertragslaufzeiten und Zahlungsbedingungen. Diese Schritte erleichtern die Auswahl eines geeigneten Anbieters und ermöglichen eine gezieltere Vorauswahl der potenziellen Anbieter.

2.    Ist der Anbieter nachhaltig und skalierbar?

Ihre Entscheidung sollte nicht nur von objektiven Tatsachen abhängen. Blicken Sie über den Tellerrand! Bei der Evaluierung von Softwareanbietern lohnt es sich, auch Kriterien wie die Unternehmenshistorie heranzuziehen. Finden Sie heraus, wie lange die Unternehmen schon in der Rechtsbranche aktiv sind und ob sie sich derzeit im Wachstum befinden oder stagnieren. Haben die anvisierten Provider ein kompetentes Team für Produktentwicklung und Kundenservice? Sind sie hinreichend groß und erfahren, um Ihre Fragen und Anliegen fachgerecht zu behandeln? Verfolgen die Anbieter eine kontinuierliche Produktentwicklung und sind sie somit bereit, gemeinsam mit Ihnen und Ihren zukünftigen Anforderungen zu wachsen? Vergewissern Sie sich, dass bestehende Kunden zufrieden sind. Kundenzufriedenheit ist die beste Garantie für Ihren Projekterfolg.

3.    Binden Sie die Mitglieder Ihrer Rechtsabteilung frühzeitig in den Auswahlprozess mit ein

Holen Sie Ihre Rechtsabteilung ins Boot, um frühzeitig die Weichen für eine hohe Nutzerakzeptanz zu stellen. Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von der Unterstützung Ihrer Kollegen ab. Dieser Aspekt sollte nicht vernachlässigt werden. Wir empfehlen Ihnen daher, ein Team aus technikaffinen Kollegen zusammenzustellen, die sich mit den Abläufen und Prozessen Ihrer Rechtsabteilung gut auskennen. Das können Anwälte, Rechtsanwaltsgehilfen, Assistenten und/oder Legal Operations-Manager sein. Weitere Informationen zur Erhöhung der Nutzerakzeptanz bei der Einführung von Rechtstechnologien finden Sie in diesem Blogartikel.

4.    Auf die richtigen Fragen kommt es an

Überlassen Sie es Ihrem Team, die Anforderungen an die neue Softwarelösung zu formulieren. Am effektivsten ist es, gemeinsam anhand konkreter Praxisbeispiele den Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Sammeln, strukturieren und priorisieren Sie die Herausforderungen, vor denen Ihr Team steht, und identifizieren Sie mögliche Synergien. Welche Schwachstellen sind besonders bedeutsam? Welche Aspekte sind weniger kritisch? Welche Funktionen wären lediglich ‚nice to have‘? Erstellen Sie eine klare Übersicht und stellen Sie diese dem gesamten Team zur Verfügung, um von Beginn an ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Integrieren Sie vordefinierte Schlüsselaspekte von Ihrer IT-Abteilung und sammeln Sie alle erforderlichen Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Sobald die Übersicht erstellt ist, teilen Sie diese Informationen mit den potenziellen Anbietern und bitten Sie diese, zu den jeweilig aufgeführten Punkten Stellung zu nehmen. Nutzen Sie dies als Grundlage für künftige Softwarepräsentationen.

5.    Koordinieren Sie Softwarepräsentationen und arbeiten Sie stets an einem praktischen Beispiel

Der Tag ist gekommen – die ausgewählten Anbieter stehen bereit, um ihre Software zu präsentieren. Laden Sie für ein geballtes Fachwissen Ihr Team ein (der Teufel steckt im Detail…) und halten Sie Ihre Anforderungsliste bereit. Laden Sie auch einen verantwortlichen Mitarbeiter aus Ihrer IT-Abteilung ein, um eventuelle IT-bezogene Fragen direkt klären zu können.

Nutzen Sie die Chance des direkten Gesprächs und stellen Sie den Fachleuten alle Fragen, die Sie und Ihr Team haben.  Bitten Sie den Präsentierenden einen konkreten Anwendungsfall vollständig zu durchlaufen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Abläufe innerhalb der Applikation bearbeitet werden kann. Auf diese Weise gewinnen Sie eine realistische Einschätzung, ob die Software Ihren Anforderungen gerecht wird oder nicht.

6.    Fragen Sie nach einer Testversion

Nehmen Sie die neue Lösung genau unter die Lupe, bevor Sie sich an eine neue Software binden. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an, um die Funktionen, Vorteile und die Nutzerfreundlichkeit des Systems testen zu können. Stellen Sie sicher, dass die Software über die Funktionalitäten verfügt, die Sie benötigen. Nutzen Sie diese entscheidende Phase, um die Software genauer zu evaluieren und den Anbieter noch einmal genau zu prüfen. Nur auf diese Weise können Sie den idealen Partner für Ihre Anforderungen finden.

7.    „Es gehören immer zwei dazu.“

Letztlich spielt die Beziehung zum Software-Anbieter eine entscheidende Rolle für den gemeinsamen Erfolg. Klar verständliche Kommunikation und beidseitiges Vertrauen sind dabei von wesentlicher Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact) für all Ihre Belange haben. Da Sie und Ihr Team bereits viel Zeit investiert haben, um Ihre Ziele und Anforderungen festzulegen, ist es nun umso wichtiger, die letzte Phase des Bewertungsprozesses sorgfältig anzugehen und den passenden Anbieter mit Bedacht auszuwählen.

Wir hoffen, dass diese Tipps Sie beim Entscheidungsprozess unterstützen. Sie möchten Näheres zu den Chancen und Herausforderungen rund um die Einführung neuer Rechtstechnologien erfahren? Gewinnen Sie einen Einblick in die Praxis mit unseren Fallstudien.

Lesen Sie Teil IV: 5 Methoden für die erfolgreiche Einführung Ihrer Matter Management-Lösung