Category: Enterprise Legal Management

„Lies, damned lies, and statistics“ ist ein häufig zitierter Satz, der die Datenanalyse verspottet. Rohdaten stellen jedoch eine wichtige Fakten-Quelle für die Rechtsabteilung dar. Erst die Interpretation und Präsentation der Daten ermöglicht es den Menschen, ihre eigene Absichten durchzusetzen. 

Im Laufe der Jahre haben Inhouse Teams eine beträchtliche Menge an Daten gesammelt. Dabei treffen viele unterschiedliche Quellen aufeinander: Matter Management-Systeme und Dokumentenmanagementsysteme, eBilling-Lösungen, Risikoregister, Kanzleiberichte, E-Mails und Rechtsberatung. Diese Daten stellen ein äußerst wertvolles und oft unterschätztes Gut dar. Legal Data kann nicht nur die strategische Planung und Trendanalyse unterstützen, sie sind auch ein unverzichtbares Werkzeug für: 

1. Das Verwalten von Strategien 
2. Das Verwalten von externen Kanzleien 
3. Das Verwalten von internen Ressourcen 
4. Das Verstehen und Unterstützen des Geschäfts 
5. Das Managen von rechtlichen Risiken 
6. Das Verwalten von Finanzen der Rechtsabteilung 

Darüber hinaus bilden die Daten einen wichtigen Teil des Knowledgemanagements des Unternehmens. Die eigentliche Herausforderung ist der Umgang mit den Daten: Wie hält man sie sauber? Wie lassen sie sich zusammenführen und wie werden sie optimalerweise präsentiert? Im Folgenden finden sie deshalb Antworten auf diese Fragen: 

STAKEHOLDER-REPORTS 

Oftmals gilt es verschiedene Stakeholder mit verschiedenen Reports zu versorgen. Dabei kann es vorkommen, dass jeder Stakeholder einen individuellen Report benötigt, da die Daten für verschiedene Zwecke genutzt werden müssen. Dazu können gehören: 

• General Counsel, die Daten dazu nutzen möchten, die strategische Ausrichtung der Rechtsabteilung festzulegen 
• Teamleiter:innen, welche die Daten wahrscheinlich nutzen werden, um den Ressourcenbedarf aufzuzeigen und zu verwalten sowie zur Förderung der Teams 
• Teamadministrator:innen, die sicherstellen wollen, dass ihre Teamdaten korrekt und aktuell sind 
• Beschaffungsabteilung, die in der Lage sein wird, den Legal Spend innerhalb der Organisation besser zu verstehen und zu unterstützen 
• Finanz-/Steuerabteilung, die (unter anderem) sicherstellen kann, dass die Rückstellungen angemessen sind und dass die Mehrwertsteuer korrekt angewandt/erstattet wird 
• Risikoabteilung, die die Daten nutzt, um Änderungen im Risikoprofil besser zu verstehen und das Reporting an Aufsichtsbehörden zu unterstützen 

LEGAL DATA PRÄSENTIEREN 

Die Präsentation in einer klaren, prägnanten Art und Weise, die die eigentliche Botschaft vermittelt, ist eine häufig auftretende Herausforderung. Der Grund dafür ist, dass die verschiedenen Stakeholder die gleichen Daten oft in unterschiedlichen Formaten präsentiert haben möchten. Das Erstellen von so vielen unterschiedlichen Reports ist sowohl zeitaufwendig als auch ressourcenintensiv. Online-Dashboards können es den verschiedenen Stakeholdern erleichtern, die Daten auf ihre Bedürfnisse zuzuschneiden. Obwohl jede Option neben Vorteilen auch Herausforderungen mit sich bringt, kann ein hybrides Modell aus Reports und Dashboards Ihre Arbeit stark erleichtern. 

Damit die Reports und Dashboards genaue und konsistente Daten anzeigen, ist essenziell die Daten sauber zuhalten. Trotz bester Bemühungen wird die manuelle Eingabe unweigerlich zu Fehlern – wie beispielsweise Tippfehlern oder Fehler durch fehlende Felder – führen. Ein Legal Spend Management-System wie BusyLamp eBilling.Space automatisiert die Rechnungsprüfung, sodass eine konsistente Eingabe der Daten ermöglicht wird. Datenvalidierungsregeln, Reports und Aufgabenerinnerungen helfen den Manager:innen in der Rechtsabteilung etwaige Daten sauber zu halten. Eine Reihe unserer Kunden verwenden Datenlückenberichte, um fehlende Daten hervorzuheben und dann zu ergänzen. Die Anwendung dieser auf einer regelmäßigen Basis reduziert den Workload und verhindert, dass die Datenmenge zu groß und unhandlich wird. 

DIE DATEN NUTZEN 

Die Daten der Rechtsabteilung helfen Ihnen bei den oben genannten sechs Aufgaben: 

#1 Strategien verwalten:  

• Bedarf und Ausgaben der Rechtsabteilung verstehen und priorisieren 
• Leistung des Teams durch die Verwendung von KPIs verbessern 
• Kosteneinsparungen erkennen/erzielen bspw. durch: 
  • Outsourcing vs. Insourcing 
  • Reduzierung von unwichtigen Aufgaben 
• Risikoprofil Ihres Inhouse-Teams verstehen und die interne Steuerung durch Verwendung von KPIs optimieren 

#2 Externe Kanzleien verwalten: 

• Größere Transparenz der Aktivitäten und Ausgaben, was wiederum zukünftige Diskussionen mit den Kanzleien erleichtert, insbesondere während der Panel-Prüfungen 
• Nachvollziehbarkeit der Kanzlei-Leistungen, was bei der Überprüfung von Kanzleien hilfreich ist 
• Sicherstellung der fristgerechten Bezahlung von Rechnungen, was Skonto-Vereinbarungen mit Kanzleien zu Gute kommen kann 

#3 Interne Ressourcen verwalten. 

• Arbeitshöhen und -tiefen können leichter identifiziert werden, was eine bessere Ressourcenplanung und -zuteilung ermöglicht (Produktdesign/-prüfung, Immobilienverwaltung, Erneuerung von Lieferantenverträgen, Schlüsselphasen in Rechtsstreitigkeiten, regulatorische Projekte usw.) 
• Das Verständnis der Auswirkungen früherer Geschäftsinitiativen hilft der Abteilung, sich auf zukünftige Initiativen vorzubereiten 

#4 Ihr Geschäft verstehen und unterstützen. 

• Ein Beispiel: Ein erhöhtes Bewusstsein für die Volumen-Veränderungen einer bestimmten Art von Arbeit wird Ihnen helfen sicherzustellen, dass Sie 
  • die richtige rechtliche Unterstützung zur Verfügung haben (entweder intern oder durch externe Kanzleien) 
  • Schulungsbedarf für Ihre Geschäftskontakte und die Anwälte entwickeln 
• Die Sichtbarkeit der geschriebenen Verträge wird das Risikomanagement unterstützen, insbesondere wenn es zu einer Änderung der rechtlichen oder regulatorischen Landschaft oder einem wirtschaftlichen Abschwung kommt. 
• Unterstützen Sie die Produktentwicklung, indem Sie aus früheren Iterationen lernen. 

#5 Rechtliche Risiken verwalten 

• Volumen-Veränderungen einer bestimmten Art von Arbeit oder innerhalb eines Geschäftsbereichs helfen, aufkommende Risiken zu identifizieren. Dazu könnten gehören: 
  • Häufige Änderungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen könnten darauf hinweisen, dass Ihre Dokumente nicht mit den Veränderungen des Marktes Schritt halten 
  • Lokale Änderungen von Standardbedingungen könnten auf ein mangelndes Bewusstsein oder Verständnis für die Dokumentation hinweisen 
• Hilft möglicherweise, neuen Schulungsbedarf zu identifizieren. 

#6 Finanzen der Rechtsabteilung verwalten. 

• Größere Klarheit darüber, wie viel ein Projekt kostet (intern vs. extern). 
• Bezahlen für doppelte Beratung vermeiden 
• Kostenreduzierung bei externen Kanzleien 

Es ergeben sich viele geschäftliche Vorteile, wenn Sie Ihre Systeme integrieren und die darin enthaltenen juristischen Daten sinnvoll nutzen. Seien sie sich Ihrer Ziele bewusst und bewerten Sie individuell, welche der oben genannten Bereiche Ihnen dabei helfen, sie zu erreichen. Es kann sich lohnen rückwärtszuarbeiten, um die relevanten Datenpunkte zu identifizieren, die helfen die nötige Transparenz oder Messungen zu erhalten. Schließlich werden Sie dann in der Lage sein, Reports und Dashboards zu erstellen, die Sie und Ihre Stakeholder benötigen. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

BLOG-BEITRAG VON ANASTASIA HUFEN, INHOUSE COUNSEL, LANDESBANK HESSEN-THÜRINGEN GIROZENTRALE 

Einatmen. Ausatmen. Ich atme die Aprilluft ein, voller Zuversicht und dem verlockenden Nervenkitzel des Frühlings. Nun, zurück an meinem Schreibtisch nach einem langen sonnigen Wochenende, konnte ich nicht anders als mich zu fragen: Wie kann ich den Nervenkitzel bei meinem täglichen Arbeitspensum beibehalten? Ganz einfach: Ich spreche von Zeitmanagement. Ich habe gerade meine ersten Schritte mit BusyLamps eBilling.Space, der Legal Spend Management-Lösung von Onit, als Juristin in einer mittelgroßen deutschen Bank gemacht und – das kann ich gerne bestätigen – das Tool ist großartig! 

Meine Lieblingsfunktionen, die mein persönliches Zeitmanagement unterstützen, sind der praktische und einfache Implementierungsprozess, die Kompatibilität mit meinen bestehenden Lösungen und Tools, die Belastbarkeit in Bezug auf das Change Management und die Vorteile in Bezug auf das Spend Management für interne Projekte. Und sonst? Das Endergebnis ist ein schickes Legal Spend Management-System, das einem dynamischen, kostenbewussten Unternehmensbereich hilft, effizienter mit externen Rechtsberatern zusammenzuarbeiten. 

Aber lassen Sie mich etwas genauer auf die Details eingehen: Zunächst die technische Seite: Da es sich um eine eigenständige Anwendung handelt, ist das Tool einfach zu implementieren, vergleichbar mit den Apps, die Sie auf Ihren mobilen Geräten kennen; sobald der Konfigurationsprozess durch den Anbieter abgeschlossen ist, müssen Sie sich nur noch einloggen und mit der Arbeit beginnen. Daraus resultiert eine hohe Akzeptanz bei Anwendern wie mir, die der Meinung sind, dass die Digitalisierung mein reales Leben erleichtern soll, anstatt es zu erschweren. Meiner Erfahrung nach ist der Konfigurationsprozess bei BusyLamp so einfach, wie man es sich nur vorstellen kann: Man liefert die Listen der Kontakte, die aufgenommen werden sollen, zusammen mit den Abrechnungsregeln, die man anwenden möchte und im Gegenzug liefert BusyLamp sein Tool. Übrigens entscheiden Sie selbst über den Grad der Anpassung und Integration mit anderen Tools: Es handelt sich entweder um eine fertige oder vollständig maßgeschneiderte Lösung für die Implementierung Ihres legal eBillings, beginnend mit der Beauftragung eines externen Beraters und endend mit der Bezahlung durch die Buchhaltung. Jede beliebige Verarbeitung kann abgebildet werden, einschließlich aller notwendigen Einschränkungen und Anforderungen. Die grundsätzliche Herausforderung besteht also darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Prozesse kennen und wissen, welche Art von Tool Sie benötigen. 

Zweitens: Sobald Sie bereit sind, live zu gehen, sitzen Sie auf dem Fahrersitz und heben Ihre Geschäftsbeziehungen auf die nächste Stufe der Professionalität und Transparenz. Das liegt daran, dass Sie auf der Grundlage der Billing Guidelines und der von Ihnen zuvor definierten Richtlinien direkt mit Ihrem Praxispartner im System zusammenarbeiten. Meine aktuelle Erfahrung zeigt, dass ein Ergebnis der verbesserten Mandanten-Kanzlei-Beziehung die akute Objektivität ist: Da Sie über die Kosten informiert sind – während des gesamten Prozesses, zu jeder Zeit und so detailliert, wie Sie es wünschen – ist der Effekt eine verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz in Bezug auf Kontakte, Verbindungen, Interaktionen und Kosten. 

Außerdem können die Vorteile von organisierten eBilling-Unterlagen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Durch den Einsatz des Tools entfallen – sofern Sie nicht im Einzelfall aus welchen Gründen auch immer Ausnahmen machen wollen – unnötige Verhandlungen über die gesamte Laufzeit des Projektes. Das System bietet Ihnen eine vollautomatische Rechnungsbearbeitung, bei der Ihre einzige Aufgabe darin besteht, die richtigen Einstellungen vorzunehmen und die potenziellen Regelbrecher zu kontrollieren. Nicht zuletzt – und vor allem für diejenigen, die (wie ich) den Spaß sehr ernst nehmen – ist es eine schicke Lösung, sieht gut aus und fühlt sich gut an. Es macht definitiv Spaß, damit zu arbeiten. Alles in allem also: Onit‘s Legal Spend Management-System BusyLamp eBilling.Space ist mein persönlicher Geheimtipp für Ihr Zeitmanagement im Frühjahr.

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VIELEN DANK AN 

ANASTASIA HUFEN  
LEGAL COUNSEL REAL ESTATE FINANCE – HELABA 

Legal Operations-Teams sind in der Regel mit dem Gestalten, Planen und Umsetzen aller strategischen Initiativen des Rechtsteams betraut. Sie stellen damit das Gleichgewicht zwischen Risikomanagement, regulatorischen Veränderungen und der betrieblichen Effizienz her – während sie die Kosten stehts im Auge behalten. Das Legal Ops-Team bietet dabei wertvolle, datengetriebene Beratung und Support für die Rechtsabteilung. 

In Anbetracht der einzigartigen Position einer Inhouse-Rechtsabteilung verfügt diese häufig über eine Vielzahl von Unternehmensinformationen. Sie ermöglichen dem Team einen unvergleichbaren Einblick in die eigene Organisation. Die meisten Rechtsteams nutzen die Daten im Großen und Ganzen aus ähnlichen Gründen – für Finanzinstitute hat sich durch die Zunahme rechtlicher und regulatorischer Änderungen der Bedarf nach aussagekräftigen Daten jedoch stark erhöht. Zu den wichtigsten Änderungen gehören das Senior Manager and Certification Regime (SMCR), „Ring-fencing“, Dodd Frank, European Markets Infrastructure Regulation (EMIR) und General Data Protection Regulation (GDPR). 

Durch die Einführung des SMCR durch die Financial Conduct Authority im Jahr 2018 sind bestimmte Schlüsselpersonen und Risikoträger:innen innerhalb britischer Finanzinstitute verpflichtet, ihre Entscheidungen zu belegen. Durch strukturierte, messbare und analysefähige Daten können die Nachweise für getroffenen Entscheidungen leichter erbracht werden. Schlüsselentscheidungen sind dabei unter anderen das Mandatieren von Kanzleien, das Outsourcen/Insourcen von Geschäftsaktivitäten und das Managen von Rechtsrisiken. 

Wenn Finanzinstitute einen klaren Überblick über ihre abgeschlossenen Derivate und die damit verbundenen Instrumente haben, profitieren sie, da sie die für das „Ring-Fencing“ erforderliche Neupapierierung verstehen. Durch die Daten lässt sich auch garantieren, dass die neuen Sicherheitsverpflichtungen unter EMIR erfüllt werden. Versteht man den eigenen Legal Spend, unterstützt dies den Umgang mit rechtlichen und regulatorischen Änderungen – was dem dabei Team hilft, sich besser auf zukünftige Änderungen vorzubereiten und diese zu budgetieren. 

Im Rahmen der jüngsten Bankenreformen sind Finanzinstitute verpflichtet, „living wills“ zu führen, um einen sicheren Ausfall zu gewährleisten. Deshalb müssen wichtige Verträge und Dokumente an einem zentralen Ort aufbewahrt werden. In einer gut strukturierten Datenbank, die die wichtigsten Details der Verträge enthält, können veraltete Dokumente leicht verwaltet, ergänzt oder gelöscht werden. 

Durch die zunehmenden Cybersicherheit wird die Rechtsabteilung im Laufe der Zeit schneller identifizieren können, welche externen Kanzleien Unternehmensdaten bearbeitet haben. In diesem Zuge kann auch überprüft werden, ob die Kanzleien robuste Datenschutz-Maßnahmen anwenden. Durch die Daten werden zudem interne Trendanalysen gestützt. Diese helfen der Rechtsabteilung dabei, größere Nachfrageverschiebungen nach Produkten und Dienstleistungen zu erkennen und daraus resultierende Risiken zu verstehen. Eine signifikante Änderung der Nachfrage kann saisonal bedingt sein (z.B. am Ende eines Steuerjahres oder wenn bestimmte Subventionen gezahlt werden), vom Markt oder den sozialen Medien getrieben sein (z.B. Fehlverkäufe) oder wirtschaftlich/geopolitisch bedingt sein (z.B. durch Änderungen der Zinssätze, Wechselkurse, Rohstoffpreise sowie politische Unsicherheiten). Unabhängig des Ursprungs dieser Verschiebungen können alle das rechtliche Risikoprofil des Unternehmens und damit auch den Bedarf an juristischen Ressourcen verändern. Erkennt und versteht man die Ursachen, kann sich die Rechtsabteilung besser anpassen. 

Rechtsabteilungen im Finanzdienstleistungssektor stehen vor einer Reihe einzigartiger regulatorischer Herausforderungen. Die implementierte Technologie gilt als Single-Source-of-Truth und hilft deshalb, die sich veränderten Anforderungen zu verwalten. Der daraus resultierende Daten-Output stellt sicher, dass die Rechtsabteilung die Legal Operations schnell und präzise unterstützen können und gleichzeitig Risiken und Veränderungen einkalkuliert werden. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.