Category: Enterprise Legal Management

Staying the Course with Your Subpar Process Automation Strategy? Think Twice

Posted on August 1, 2018 by - Business Process Management, Enterprise Legal Management

In our new white paper, Embracing Legal Department Transformation with Technology, we investigate the new legal department landscape and how a legal service request solution is a key player in the makeover. But this blog focuses on one section in this paper, “The Case of Consensual Neglect,” which we feel deserves a bit more airtime.

Successful transformation with technology usually comes with a price tag attached. Those who are willing to put in the time, effort, research and money likely stand a better chance of success than those who skimp on any or all of these four factors. Which brings us to another point on the spectrum where we find people who insist on being committed to an irrational or failing strategy. In some cases, the strategy in question was once successful, which can add salt to the wound by means of the “sentiment” factor. In the Harvard Business Review Professors Freek Vermeulen and Niro Sivanathan detail a number of biases that explain why leaders stay committed to failing strategies. Dubbed “consensual neglect” by Karl Weick of the University of Michigan this is a very real phenomenon that hurts businesses in the near and long term:

In combination, these biases lead a company’s decision makers to ignore signals that their strategy is no longer working. It is what Karl Weick, of the University of Michigan, calls consensual neglect: the tendency of organizational decision makers to tacitly ignore events that undermine their current strategy and double down on the initial decision in order to justify their prior actions. 1

Here are six of the most common biases as described by Vermeulen and Sivanathan: 2

  1. The sunk cost fallacy, in which people focus on the investment already made in a particular course of action and hope that, if the approach is continued, invested costs will be recouped and the prior investment decision vindicated
  2. Loss aversion, in which people prefer to gamble on the future success of a previous commitment to a currently questionable strategy – even if it means the investment of additional resources – rather than to incur an immediate loss by changing direction
  3. The illusion of control, in which people regularly overestimate their ability to control future events, thus reinforcing the first two biases described above
  4. Preference for completion, the inherent bias of people toward completion of tasks, such as seeing a particular course of action through
  5. Pluralistic ignorance, in which people who might disagree with a particular course of action remain silent because they think they are the only dissenters and that everyone else is on board
  6. Personal identification, in which people perceive that their identities and social status are tied to their commitments and that withdrawing their support for a course of action they previously approved would risk loss of reputation or status

According to research, this phenomenon of consensual neglect is fixed deeply in our brains, making us more apt to stay the course with a particular strategy – even when it is clearly not the best, or even failing. Worse yet, some companies will double down on their old strategy instead of trying something new, sending them further into a downward spiral. This can easily apply to every facet of a company, but we’re focusing on driving technology transformations. Again, the right technology is readily available to those who genuinely want to avoid falling prey to consensual neglect.

1, 2  Freek Vermeulen and Niro Sivanathan, “Stop Doubling Down on Your Failing Strategy – How to Spot (and Escape) One before It’s Too Late,” Harvard Business Review, Nov.-Dec. 2017, at 110-17.

Your Guide to Seamless Legal Tech Implementation: Part 2 — Get Project Stakeholders on Board

Posted on July 30, 2018 by - Enterprise Legal Management

Part two of a three-part “Guide to Seamless Legal Tech Implementation” Parts one and three are below.

Part 1 – Scoping the Project Before Buying
Part 3 – Change Management Before and After Implementation

The importance of stakeholder engagement is vital, both during technology project definition and implementation. So how can you identify key project stakeholders and get the buy-in required?

As you read in part one, collecting and analyzing stakeholder and end users’ requirements is a crucial enabler of success when designing and implementing a new system. It is possible to outline solution requirements without considering stakeholder needs, but to do so presents a real but avoidable risk of project failure.

Some of these stakeholder groups or individuals may be fully on board and require little management regarding expectations. However, there are likely to be key stakeholders who will have other priorities or may be resistant to the change that a new software tool brings.

When software projects fail to deliver expected benefits because of stakeholder/end-user issues, these projects fall into two categories:

  • Those that do not independently verify stakeholder requirements (“one of the users said this, so that’s what we must do”)
  • Those that treat project stakeholders and their requirements as a kind of inconvenient truth (“they exist but we don’t really agree with them/want to listen to them”)
  • Neither of these positions are desirable or helpful. However, it is possible to mitigate them.

WHAT ARE YOU TRYING TO ACHIEVE?

Effective solution selection requires understanding the needs of all stakeholders and the ultimate users of the application.

As learned in part one, producing a scope document helps eliminate confusion within the project by managing expectations from the start. With the users’ needs captured, you can define the objectives of the software purchase and identify additional project stakeholders.

IDENTIFYING THE PROJECT STAKEHOLDERS

After defining the project objectives, identify the relevant stakeholders. Gather their requirements and learn the solution’s impact on their teams. A successful project requires the buy-in from not only the legal department, but of the entire management level. If you miss the input of some project stakeholders can seriously affect the successful implementation of your software. Stakeholder identification can be time-consuming as it may include parties beyond immediately obvious ones. Who are typical stakeholders? There are immediate system users (for e-billing, this would be accounting and legal/legal operations), but there are also legal service providers and law firms, sales, IT, and procurement users.

A structured and consistent approach can help you identify stakeholders and their roles. Tools and techniques include focused interviews, multi-media communications, surveys, role-playing, and follow-up action workshops. This will ensure stakeholder groups are fully engaged and supported.

USING THE INFORMATION

Once you capture the stakeholder requirements, the next stage is interpreting the results and choosing what to act on. At this stage, achieving balance is vital; keep the stakeholder who shouted the loudest from dominating the requirements. Remember what the legal department is trying to accomplish and select only those items of feedback that will help. Try to prevent the project scope from becoming too broad. Remember that the best solutions are both effective and efficient and that a positive ROI will measure success.

If you have access to an experienced project manager/analyst, they can record and interpret the results of the stakeholder and user sessions and feed the conclusions into the overall project requirements.

ONGOING COMMUNICATIONS

Finally, it is essential to let stakeholders know what you have done with their feedback and why. This is vital to engage them in the project.

You cannot always please all project stakeholders, so use data-based justification for the decisions taken when you can. Stakeholders, particularly the primary users, can make the new process sink or swim. When it comes to implementation, you will need their support to encourage their teams and peers to use the new system. While they may not like what they hear, they value the reach out (and will find out in the end anyway).

Finally, you will need to continue using the stakeholders for validation of the project as it progresses, primarily to ensure that the delivered system does not “drift” from the agreed objectives and to check that the original requirements are still valid as they may change time. This is also a benefit of having a scope document. Plenty of applications have gone live to a user population that says, “great, but that’s not what we need now!”

THINGS TO CONSIDER FOR EFFECTIVE STAKEHOLDER ENGAGEMENT

So, what lessons are there for those involved in system selection and implementation?

  • Be clear on what the project is trying to accomplish?
  • Identify the project stakeholders in context; what are their roles and responsibilities?
  • Use relevant capture methods; keep them consistent and unbiased.
  • Incorporate the feedback into the solution requirements. Maintain balance and remind yourself of the project objectives.
  • Keep the stakeholders informed of the consultation outcomes and be prepared to adapt the project if it doesn’t achieve the agreed objectives.

Part 1 – Scoping the Project Before Buying
Part 3 – Change Management Before and After Implementation

LEGAL TECH ERFOLGREICH IMPLEMENTIEREN: PROJEKTBETEILIGTE MIT INS BOOT HOLEN 

Posted on July 30, 2018 by - Enterprise Legal Management

Diese dreiteilige Blogserie ist ein Leitfaden für die Umsetzung eines erfolgreichen juristischen Technologieprojekts. Dies ist Teil zwei. Klicken Sie unten, um Teil eins und drei zu lesen: 

Teil 1 – Projektumfang vor dem Lauf einer neuen Technologie definieren 
Teil 3 – Change Management während und nach der Implementierung 

Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Bereiche auf, die es bei der Implementierung einer Rechtstechnologie zu berücksichtigen gilt. 

Die Einbindung von Interessengruppen ist sowohl bei der Definition von Technologieprojekten als auch bei deren Umsetzung von entscheidender Bedeutung. Wie können Sie also die wichtigsten Projektbeteiligten ermitteln und die erforderliche Zustimmung erhalten? Wie Sie im ersten Teil gelesen haben, ist die Erfassung und Analyse der Anforderungen von Interessenvertretern und Endnutzern ein entscheidender Faktor für den Erfolg bei der Entwicklung und Implementierung eines neuen Systems. Natürlich ist es möglich (und leider auch häufig der Fall), die Anforderungen an die Lösung zu skizzieren, ohne die Bedürfnisse der Interessengruppen zu berücksichtigen, aber dies birgt ein reales, aber vermeidbares Risiko des Scheiterns des Projekts. 

Einige dieser Stakeholder-Gruppen oder Einzelpersonen sind möglicherweise voll und ganz dabei, unterstützen das Projekt und benötigen nur sehr wenig Management in Bezug auf ihre Erwartungen. Allerdings gibt es wahrscheinlich auch wichtige Interessengruppen, die andere Prioritäten haben oder sich gegen die Veränderungen wehren, die ein neues Software-Tool mit sich bringt. 

Wenn Softwareprojekte aufgrund von Problemen mit den Beteiligten/Endnutzern nicht den erwarteten Nutzen bringen, lassen sich diese Projekte in zwei Kategorien einteilen: 

  • Diejenigen, die die Anforderungen der Stakeholder nicht unabhängig verifizieren („einer der Benutzer hat das gesagt, also müssen wir das tun“) 
  • Diejenigen, die die Projektbeteiligten und ihre Anforderungen als eine Art unbequeme Wahrheit behandeln („es gibt sie, aber wir stimmen nicht wirklich mit ihnen überein/ wollen ihnen nicht zuhören“) 

Beide Positionen sind weder wünschenswert noch hilfreich, und beide lassen sich relativieren. 

PROJEKTZIELE DEFINIEREN 

Eine effektive Lösungsauswahl erfordert ein Verständnis der Bedürfnisse aller Beteiligten und der Endnutzer der Anwendung. 

Wie im ersten Teil erläutert, trägt die Erstellung eines Scope Dokuments dazu bei, Verwirrung innerhalb des Projekts zu vermeiden, da die Erwartungen von Anfang an gesteuert werden. Mit der Erfassung der Benutzerbedürfnisse werden die Ziele des Softwarekaufs definiert und zusätzliche Projektbeteiligte können identifiziert werden. 

IDENTIFIZIERUNG DER PROJEKTBETEILIGTEN 

Nachdem die Projektziele definiert wurden, ermitteln Sie die relevanten Interessengruppen. Erfassen Sie deren Anforderungen sowie die Auswirkungen der Lösung auf ihre Teams. Ein erfolgreiches Projekt muss nicht nur von der Rechtsabteilung, sondern auch von oben nach unten getragen werden. Wenn die Projektbeteiligten ignoriert wurden, kann dies die erfolgreiche Implementierung Ihrer Software ernsthaft beeinträchtigen. Die Identifizierung der Stakeholder kann eine zeitaufwändige Aufgabe sein, da es sich dabei um Parteien handeln kann, die nicht nur auf den ersten Blick erkennbar sind. Wer sind typische Stakeholder? Die unmittelbaren Systemnutzer (bei eBilling wären dies die Buchhaltung und die Rechtsabteilung/ Legal Operations), aber auch Rechtsdienstleister und Anwaltskanzleien, der Vertrieb, die IT-Abteilung und das Beschaffungswesen sind potenzielle weitere Beteiligte. 

Ein strukturierter und kohärenter Ansatz kann Ihnen helfen, die Interessengruppen und ihre Rollen zu ermitteln. Zu den Instrumenten und Techniken gehören gezielte Interviews, Multimedia-Kommunikation, Umfragen, Rollenspiele und Workshops zur Nachbereitung von Maßnahmen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Stakeholder-Gruppen umfassend einbezogen und unterstützt werden. 

VERWENDUNG DER INFORMATIONEN 

Nachdem Sie die Anforderungen der Interessengruppen erfasst haben, geht es in der nächsten Phase darum, die Ergebnisse zu interpretieren und zu entscheiden, welche Maßnahmen ergriffen werden sollen.  In dieser Phase ist Ausgewogenheit wichtig: lassen Sie nicht zu, dass der Stakeholder, der am lautesten ist, die Anforderungen dominiert.  Denken Sie daran, was die Rechtsabteilung zu erreichen versucht, und wählen Sie nur diejenigen Rückmeldungen aus, die dazu beitragen. Versuchen Sie zu vermeiden, dass der Projektumfang zu groß wird. Denken Sie auch daran, dass die besten Lösungen sowohl effektiv als auch effizient sind und dass ein positiver ROI ein Maßstab für den Erfolg sein wird. 

Wenn Sie Zugang zu einem erfahrenen Projektmanager/Analysten haben, wird dieser in der Lage sein, die Ergebnisse der Stakeholder- und Benutzersitzungen aufzuzeichnen und zu interpretieren und die Schlussfolgerungen in die allgemeinen Projektanforderungen einfließen zu lassen. 

KONTINUIERLICHE KOMMUNIKATION 

Abschließend besteht die wichtige Aufgabe darin, den Beteiligten mitzuteilen, was Sie mit ihrem Feedback gemacht haben und warum.  Dies ist der Schlüssel, um sie für das Projekt zu gewinnen. 

Sie können es nicht immer allen Projektbeteiligten recht machen, also begründen Sie Ihre Entscheidungen, wenn Sie können, mit Daten.  Die Stakeholder und insbesondere die Hauptnutzer haben es in der Hand, ob der neue Prozess Erfolg hat oder nicht. Wenn es um die Implementierung geht, brauchen Sie ihre Unterstützung, um ihre Teams und Kollegen zu ermutigen, das neue System zu nutzen. Auch wenn es ihnen vielleicht nicht gefällt, was sie hören, werden sie es zu schätzen wissen, dass Sie auf sie zugehen. 

Letztendlich müssen Sie die Stakeholder auch im weiteren Verlauf des Projekts zur Validierung heranziehen, vor allem um sicherzustellen, dass das gelieferte System nicht von den vereinbarten Zielen abweicht, und um zu prüfen, ob die ursprünglichen Anforderungen noch gültig sind, da sie sich im Laufe der Zeit ändern können. Auch dies ist ein Vorteil eines Scope Dokuments. Viele Anwendungen wurden in Betrieb genommen, und die Benutzer sagten: „Toll, aber das ist nicht das, was wir jetzt brauchen!“ 

FAKTOREN, DIE FÜR EINE EFFEKTIVE BETEILIGUNG DER STAKEHOLDER ZU BEACHTEN SIND 

  • Machen Sie deutlich, was mit dem Projekt erreicht werden soll 
  • Identifizieren Sie die Projektbeteiligten – insbesondere deren Rollen und Verantwortlichkeiten 
  • Verwenden Sie relevante Erfassungsmethoden – halten Sie sie konsistent und unvoreingenommen 
  • Lassen Sie das Feedback in die Lösungsanforderungen einfließen – achten Sie auf Ausgewogenheit und behalten Sie die Projektziele im Blick 
  • Halten Sie die Beteiligten über den Fortschritt auf dem Laufenden und seien Sie bereit, das Projekt anzupassen, wenn es die vereinbarten Ziele nicht erreicht 
  • Überprüfen Sie die Projektziele immer wieder anhand der geänderten Anforderungen der Interessengruppen. 

Der dritte und letzte Beitrag in dieser Reihe befasst sich mit dem Change Management. Wenn  

Wenn Sie bereit sind, Ihr Legal Tech Projekt zu starten, fordern Sie eine Produktdemo für unsere Legal Operations-Lösungen an, die genau auf Ihre Anforderungen zugeschnitten ist. 

Your Guide to Seamless Legal Tech Implementation: Part 1 — Scoping the Project Before Buying

Posted on July 17, 2018 by - Enterprise Legal Management

Part one of a three-part “Guide to Seamless Legal Tech Implementation.” Parts two and three are below.

Part 2 – Ensuring the internal and external stakeholders are on board
Part 3 – Change management during and after implementation

Part One focuses on the project scope and gathering the key requirements prior to purchasing legal technology, and addresses the following questions:

  • Why use a scope document?
  • What should a scope document contain?
  • What steps should follow the creation of a scope document?

WHY USE A SCOPE DOCUMENT?

Many legal technology projects fail because the tool doesn’t meet the fundamental needs of the legal department. We recommend first listing the requirements, then sourcing the right tool/s to meet these needs in a “scope document.” By developing this scope document, you will embark on the right path for defining a successful project scope and initial definition of user needs. This doesn’t need to be complex and comprehensive. A scope document captures your team and other stakeholders’ expectations of what to achieve, the steps required to meet these expectations, and at what cost and resource effort internally and externally.

A scope document:

  • Forces you to think through the elements of the legal technology project and software purchase.
  • Gives you a document to share with your team and other end users to ensure you have interpreted their needs correctly.
  • Verifies the legal technology project’s why, who, what, when, where, and how.

Provides the basis for the request for proposal (RFP) you will send to vendors and saves time when compiling it. If you do not scope the project first, you risk multiple iterations of the RFP once vendors are already involved. This wastes time and causes internal and external confusion about the essential requirements.

WHAT SHOULD A SCOPE DOCUMENT CONTAIN?

The document’s level of detail will vary based on the complexity of the needs to be addressed. Here’s what to document when scoping a potential technology purchase.

1. THE PROBLEM OR PROJECT NEED

Describe the problem or project request. By doing this, the issues (as described by the legal department) get documented to avoid miscommunication of expectations and define the legal technology project’s goals and objectives. This section doesn’t have to be lengthy but needs to include enough detail to clearly outline the requirements and objectives.

2. THE WORK PLAN

This portion of the document will develop once a solution is selected, at which point vital milestones and potential issues will be easier to document. At the pre-solution selection stage, your scope document should include estimated time frames so internal stakeholders and vendors know the expectations. These time-based expectations have go-live dates and how fast you want to onboard various departments around the business.

3. RESOURCE NEEDS

Quantify the internal resources that your legal technology project needs. Here, it is important to identify the key project stakeholders and stakeholder groups. There are various tools and techniques to manage these stakeholders through the process; explore these in the next blog. Many projects are joint ventures with resources needed from the legal department, other internal teams, software providers, law firms, and consultants. Speak to teams elsewhere in the business who have been through similar projects and learn from their experiences.

4. COST

There are both internal and external costs. Set a budget for the software itself. Also, consider the cost of project managers, who use many different cost models (such as billing time and material), give a fixed project cost, and work on a monthly retainer fee. There may also be a cost for internal IT resources; SaaS-based solutions are significantly cheaper than resource-intensive systems hosted by yourself. If opting to build a solution, calculate the costs of this.

NEXT STEPS

Share your scope document with the users and stakeholders in the legal department and beyond. One of the main scope document benefits is a clear interpretation of requirements, so double-check and approve the document. Use this document to research potential tools, draft your RFP, and engage vendors.

Producing a scope document helps eliminate confusion within the project and manages expectations to avoid dissatisfaction and user adoption issues when a solution is ultimately selected. It saves time when you start to engage software providers, as your requirements are clear. It ensures the solution you buy or build aligns with the legal department’s priorities to maximize user adoption and business benefits.

Part 2 – Ensuring the internal and external stakeholders are on board
Part 3 – Change management during and after implementation

LEGAL TECH ERFOLGREICH IMPLEMENTIEREN: SCOPE DOKUMENT 

Posted on July 17, 2018 by - Enterprise Legal Management

Diese dreiteilige Blogserie dient als Leitfaden für die Implementierung eines erfolgreichen juristischen Technologieprojekts. Dies ist der erste Teil. Klicken Sie unten, um Teil zwei und drei zu lesen: 

Teil 2 – Sicherstellen, dass die internen und externen Interessengruppen mit an Bord sind 
Teil 3 – Change Management während und nach der Implementierung 

Dieser Leitfaden zeigt die wichtigsten Bereiche auf, die es bei der Implementierung einer Rechtstechnologie zu berücksichtigen gilt. 

Im ersten Teil werden wir die folgenden Fragen beantworten: 

  • Warum ein Scope Dokument verwenden? 
  • Was sollte ein Scope Dokument enthalten? 
  • Welche Schritte sollten auf die Erstellung des Scope Dokuments folgen? 

WARUM EIN SCOPE DOKUMENT VERWENDEN? 

Viele Projekte im Bereich der Rechtstechnologie scheitern, weil das Tool nicht den grundlegenden Anforderungen der Rechtsabteilung entspricht. Wir empfehlen, zunächst die Anforderungen zu dokumentieren und dann das/die richtige(n) Tool(s) zu beschaffen, um diese Anforderungen zu erfüllen. An dieser Stelle müssen wir den Dichter Kipling zitieren: “Six honest serving men – they taught me all I knew; their names are What and Why and When; and How and Where and Who”. Wenn Sie sich die W-Fragen vor Augen halten, sind Sie auf dem richtigen Weg, um einen erfolgreichen Projektumfang und eine erste Definition der Benutzeranforderungen festzulegen. Das Scope Dokument muss nicht komplex und umfassend sein. Es werden die Erwartungen Ihres Teams und anderer Beteiligter in Bezug auf die zu erreichenden Ziele, die zur Erfüllung dieser Erwartungen erforderlichen Schritte und den damit verbundenen Kosten- und Ressourcenaufwand festgehalten – sowohl intern als auch extern. 

Mittels eines Scope Dokuments: 

  • Werden Sie angehalten, die Elemente des Legal Tech Projekts und des Softwarekaufs zu durchdenken. 
  • Erhalten Sie ein Dokument, das Sie mit Ihrem Team und anderen Endbenutzern teilen können, um sicherzustellen, dass Sie deren Bedürfnisse richtig interpretiert haben. 
  • Es verifiziert das Warum, Wer, Was, Wann, Wo und Wie des Legal Tech Projekts. 
  • Es bietet die Grundlage für die Angebotsanfrage (Request for proposal oder RFP), die Sie an die Software-Anbieter senden werden, und spart wertvolle Zeit bei der Erstellung der Ausschreibung. Wenn Sie das Projekt nicht zuerst ausarbeiten, laufen Sie Gefahr, die Ausschreibung mehrfach zu wiederholen, wenn die Anbieter bereits beteiligt sind. Das kostet Zeit und führt sowohl intern als auch extern zu Unklarheiten über die wesentlichen Anforderungen. 

WAS SOLLTE EIN SCOPE DOKUMENT ENTHALTEN? 

Der Detaillierungsgrad des Dokuments hängt von der Komplexität der Anforderungen ab, die erfüllt werden müssen. Im Folgenden wird kurz erläutert, was beim Scoping eines potenziellen Technologiekaufs dokumentiert werden sollte. 

1. PROBLEM ODER PROJEKTBEDARF 

Beschreiben Sie das Problem oder die Projektanforderung. Auf diese Weise werden die von der Rechtsabteilung beschriebenen Herausforderungen dokumentiert, um Missverständnisse bei den Erwartungen zu vermeiden, und die Ziele des Technologieprojekts für den Rechtsbereich definiert. Dieser Abschnitt muss nicht lang sein, aber er muss ausreichend detailliert sein, um sicherzustellen, dass die Anforderungen und Ziele klar umrissen sind. 

2. ARBEITSPLAN 

Dieser Teil des Dokuments wird erstellt, sobald eine Lösung ausgewählt wurde. Zu diesem Zeitpunkt lassen sich wichtige Meilensteine und potenzielle Probleme leichter dokumentieren. In der Phase vor der Auswahl der Lösung sollte Ihr Scope Dokument einen geschätzten Zeitrahmen enthalten, damit die internen Stakeholder und Anbieter über die Erwartungen informiert sind. Zu diesen zeitlichen Erwartungen gehören die Termine für die Inbetriebnahme und wie schnell Sie die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens einbinden wollen. 

3. RESSOURCENBEDARF 

Bestimmen Sie die internen Ressourcen, die für Ihr Legal Tech Projekt benötigt werden. Zu diesem Zeitpunkt ist es wichtig, die wichtigsten Projektbeteiligten und Interessengruppen zu ermitteln. Es gibt eine Reihe von Instrumenten und Techniken, um diese Interessengruppen durch den Prozess zu leiten; diese werden im nächsten Blog erläutert. Viele Projekte sind Joint Ventures, bei denen Ressourcen aus der Rechtsabteilung, anderen internen Teams, Softwareanbietern, Anwaltskanzleien und Beratern benötigt werden. Sprechen Sie mit Teams in anderen Unternehmen, die ähnliche Projekte durchgeführt haben, und lernen Sie von deren Erfahrungen. 

4. KOSTEN 

Es gibt sowohl interne als auch externe Kosten. Legen Sie ein Budget für die Softwarelösung selbst fest, aber berücksichtigen Sie auch die Kosten für die Projektmanager, die viele verschiedene Kostenmodelle anwenden, wie z. B. die Abrechnung nach Zeit und Material, feste Projektkosten oder eine monatliche Gebühr für die Arbeit. Es können auch Kosten für interne IT-Ressourcen anfallen; SaaS-basierte Lösungen sind in dieser Hinsicht deutlich billiger als ressourcenintensive Systeme, die Sie selbst hosten. Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Lösung zu entwickeln, kalkulieren Sie die damit verbundenen Kosten. 

NEXT STEPS 

Geben Sie das Dokument über den Anwendungsbereich an die Nutzer und Beteiligten in der Rechtsabteilung und darüber hinaus weiter. Einer der Hauptvorteile ist die Klarstellung, dass die Anforderungen richtig interpretiert wurden. Daher ist es wichtig, dass das Dokument geprüft und genehmigt wird. Nutzen Sie dieses Dokument, um potenzielle Tools zu recherchieren, Ihre Ausschreibung zu verfassen und mit der Beauftragung von Anbietern zu beginnen. 

FAZIT 

Die Erstellung eines Umfangsdokuments trägt dazu bei, Unklarheiten innerhalb des Projekts zu beseitigen und die Erwartungen zu steuern, um Unzufriedenheit und Probleme bei der Benutzerakzeptanz zu vermeiden, wenn schließlich eine Lösung ausgewählt wird. Es spart Zeit, wenn Sie mit der Beauftragung von Softwareanbietern beginnen, da Ihre Anforderungen klar sind. Es wird sichergestellt, dass die Lösung, die Sie kaufen oder entwickeln, tatsächlich mit den Prioritäten der Rechtsabteilung übereinstimmt, um die Benutzerakzeptanz und den geschäftlichen Nutzen zu maximieren. 

Teil 2 dieser Serie befasst sich mit der Identifizierung und Sicherstellung, dass die Stakeholder des Legal Tech Projekts mit an Bord sind. 

Aus dem Original-Blog übersetzt.  

8 Great Ways an Enterprise Legal Management Solution Can Help You

Posted on July 17, 2018 by - Business Process Management, Contract Lifecycle Management, Enterprise Legal Management

Traditionally, enterprise legal management (ELM) vendors have taken a databased-centric (system of record) approach in designing their solutions. However, and this cannot be over-emphasized, your competitive legal department needs a system of engagement – a system that supports the highly collaborative nature of your legal work. This in turn reinforces your business goals and ultimately, your bottom line.

In previous posts we’ve explored the benefits of a cutting-edge ELM solution, such as cost savings, flexibility, robust reporting capability, etc. But equally as important are the numerous crucial processes that enterprise legal management can help your team with. After all, you’re trying to find ways to improve your processes.

At Onit, we believe it’s important to manage the “whole” of your legal department’s operations – not just matter management and e-billing. Our definition of enterprise legal management includes a myriad of processes to help you manage your legal department like a business.

So what are some ways the right solution can help your organization? We’ve selected eight of our clients’ favorites:

  1. Matter Management – A matter management solution gives you clarity about your overall matter portfolio so you can make informed, strategic business decisions.
  2. E-billing – An e-billing solution allows third parties such as law firms and other vendors to submit invoices securely to the corporate legal department for review and payment.
  3. Contract Administration – A contract administration solution lets you quickly manage contracts and business documents in one central location.
  4. ReviewAI and Approval – A contract review and approval solution simplifies the submission, review, approval and management of contracts in one easy to use tool.
  5. Legal Service Requests – A legal service request solution simplifies the intake process and provides a simple portal so business users can interact with the legal department.
  6. Legal Holds – A legal hold solution helps legal departments notify custodians of their duty to preserve information in a timely manner and guarantee compliance.
  7. Legal Project Management – A legal project management solution includes task, milestone management, resource management, and our differentiator: spend management.
  8. Alternative Fee Arrangements – An AFA submission and approval solution lets you easily track and manage AFAs from the intake process through approval.

One last word: you need to ensure that your ELM solution can be built around the way your teams work. After all, you’re trying to streamline your operations and avoid the old standards of relying on email and spreadsheets to get the job done. In today’s fast-paced legal settings, lawyers need to be able to work faster, smarter and more efficiently, and the best way to do it is by automating legal department processes.

2018 in Review: A Few Highlights

Posted on July 12, 2018 by - Business Process Management, Company News and Events, Enterprise Legal Management

A lot has happened at Onit in the last six months and we wanted to share a few blog posts. Whether you are looking to learn more about our products, read about some of our recent awards or hear from our customers, take a look at these blog posts below.

Product Posts 

Awards/Thought Leadership Posts 

Customer Posts 

 

How Procurement Can Benefit From Legal E-Billing Software

Posted on July 6, 2018 by - Enterprise Legal Management

There are well-documented benefits of e-Billing for corporate legal departments. With digitally created billing files and automated processing and checking of invoices, e-Billing saves a huge amount of administrative resources and tracks external legal spend in almost real-time, ensuring adherence to guidelines and budgets.

Less talked about is how the legal procurement function can benefit. Legal spend management software captures detailed invoice line-item data on matter information and bill totals, as well as timelines, timekeepers, and expenses coded using the UTBMS (Uniform Task Based Management System) code set for tasks, activities, and expenses. This creates an extensive data set to analyze and make future decisions.

Organizations can use the powerful reporting and analytics capabilities in modern e-Billing solutions in the following ways:

1. BENCHMARK SERVICE PROVIDER PERFORMANCE WITH E-BILLING

E-Billing ensures consistent entry of billing data points for all service providers. This allows for accurate comparison of performance metrics such as timekeeper rates, experience levels, time to complete a matter, budget adherence, and billing guidelines compliance. Some solutions allow the in-house team to rate the firm, though this data point is subjective. Benchmarking metrics give legal procurement visibility into the service and value they receive from each service provider, leading to open and honest conversations.

2. INFLUENCE FUTURE LEGAL PURCHASE DECISIONS

The data generated by Legal Spend Management can ensure the right option is selected when deciding how to resource legal work. Longer term, the right analysis will lead legal procurement to the right purchase strategy based on past data and comparisons. This works even better when legal procurement is open with providers about using this approach and sharing their goals so external providers know how to meet expectations.

3. REVIEW AND RESTRUCTURE EXISTING PANELS

Panel reviews can be time and resource intensive because of insufficient data from which to compare levels of experience, performance, and expertise across firms, a lack of spend data, and an inability to track service delivery methods across providers. E-Billing removes all these problems, reducing the resources needed to conduct a review and generate a confident outcome. One positive of a panel review can be a reduction in panel size, which usually leads to more significant discounts by consolidating work to fewer firms. The potential downside is a lack of specialist firms on the panel. Weighing up these risks can cause conflict between procurement and the legal department and is much harder to evaluate without the data generated from Legal Spend Management software.

4. RENEGOTIATE RATES AND TERMS

By comparing fees and rates and reviewing service provider performance, legal procurement can enter negotiations with an arsenal of data to help them reduce costs and create more valuable relationships with external providers. Firms often do not have access to this level of data and may be surprised by legal procurement’s findings. They want satisfied clients and are open to these discussions.

The above benefits drive savings and confident decision-making and create a healthy competitive environment within the industry, raising standards for all corporate clients and ensuring maximum value from legal service providers. With procurement helping with financial management activities, the legal department can focus on their external legal business relationships, improving the in-house relationship between legal and procurement as they work together to achieve company goals.

Learn more about BusyLamp from Onit, our end-to-end legal spend management solution built for European corporate legal departments. 

WARUM AUCH DAS PROCUREMENT VON EINER LEGAL EBILLING SOFTWARE PROFITIERT 

Posted on July 6, 2018 by - Enterprise Legal Management

Die Vorteile von eBilling für Inhouse-Rechtsabteilungen sind gut dokumentiert. Durch digital erstellte Rechnungsdateien und dem automatisierten Verarbeiten und Prüfen von Rechnungen spart man mit einer eBilling-Software enorm an Verwaltungsaufwand. Externe Rechtsausgaben lassen sich in Echtzeit verfolgen, wodurch die Einhaltung von Richtlinien und Budgets sichergestellt ist. 

Weniger bekannt ist, wie das Legal Procurement – also die juristische Beschaffungsfunktion – davon profitieren kann. Die Legal Spend Management-Software erfasst detaillierte Line Item-Informationen zu Projekten, Mattern und Rechnungssummen sowie Zeitplänen, Timekeepern und Ausgaben, die mit dem UTBMS-Codesatz für Aufgaben, Aktivitäten und Ausgaben codiert sind. So entsteht ein umfangreicher Datensatz, auf dessen Basis Analysen und zukünftige Entscheidungen getroffen werden können. Die leistungsstarken Reporting- und Analysefunktionen in modernen eBilling-Lösungen können auf folgende Weise genutzt werden: 

1. BENCHMARKING DER LEISTUNG VON DIENSTLEISTERN MIT EBILLING 

EBilling stellt sicher, dass die Abrechnungsdatenpunkte für alle Dienstleister konsistent eingegeben werden. Dies ermöglicht einen genauen Vergleich von Leistungskennzahlen wie z. B. Timekeeper-Raten, Erfahrungsstufen, Zeit für die Bearbeitung eines Projekts sowie der Einhaltung von Budgets und Billing Guidelines. Einige Lösungen erlauben es dem Inhouse Team sogar, die Kanzlei nach geleisteter Arbeit zu bewerten. Das Benchmarking von Metriken gibt dem Legal Procurement umfassende Einblicke in den Service und den Wert, den sie von jedem Dienstleister erhalten und führt so zu offenen und ehrlichen Gesprächen. 

2. DATEN FÜR ZUKÜNFTIGE JURISTISCHER KAUFENTSCHEIDUNGEN 

Mittels den vom Legal Spend Management-System generierten Daten lässt sich leicht überprüfen, ob die Ressourcen für juristische Arbeit richtig eingesetzt werden. Auf lange Sicht wird das Legal Procurement durch die umfassende Analyse von vergangenen Projekten und die daraus resultierenden Daten und Vergleiche die richtige Einkaufsstrategie erkennen. Dies funktioniert umso besser, wenn das Legal Procurement offen mit den Anbietern über die Verwendung dieses Ansatzes spricht und ihre Ziele mitteilt. So können sich externe Anbieter leichter auf die Erwartungen an sie konzentrieren. 

3. PRÜFEN UND UMSTRUKTURIEREN VON BESTEHENDEN PANELS 

Panel-Reviews können zeit- und ressourcenintensiv sein. Oft fehlen zuverlässige Daten, um das Niveau der Erfahrung, der Leistung und des Fachwissens der einzelnen Kanzleien zu vergleichen. Auch mangelt es an Ausgabendaten – wodurch es schwierig wird, die Methoden der Leistungserbringung zwischen den Anbietern zu verfolgen. Hier schafft ein eBilling-System Abhilfe und reduziert so die Ressourcen, die für die Durchführung eines Reviews benötigt werden und erzielt zusätzlich ein sicheres Ergebnis. Ein möglicher positiver Effekt eines Panel-Reviews ist die Reduzierung der Panel-Größe. Dabei wir die Arbeit auf eine geringere Anzahl von Kanzleien verteilt – wodurch Preise in der Regel deutlich gesenkt werden. Hierbei gilt es aber unbedingt sicherzustellen, dass kein Mangel an spezialisierten Beratern im Panel aufkommt. Die Abwägung möglicher Risiken kann zu Konflikten zwischen dem Einkauf und der Rechtsabteilung führen und ist, ohne die von der Legal Spend Management-Software generierten Daten, viel schwieriger zu bewerten. 

4. PREISE UND BEDINGUNGEN NEU VERHANDELN 

Durch den Vergleich von Honoraren und Stundensätzen und durch Leistungs-Reviews von Dienstleistern kann das Legal Procurement mit einer Vielzahl von Daten in die Verhandlungen gehen, durch welche Kosten gesenkt werden sowie  wertvollere Beziehungen zu externen Anbietern aufgebaut werden. Kanzleien haben oft keinen Zugang zu solch detaillierten Daten und sind vielleicht von den Ergebnissen überrascht. Sie wollen zufriedene Mandanten und sind offen für diese Gespräche. 

Die oben genannten Vorteile führen nicht nur zu Einsparungen und einer sicheren Entscheidungsfindung, sondern schaffen auch ein gesundes Wettbewerbsumfeld innerhalb der Branche. Die Standards für alle Firmenkunden werden so angehoben und der maximale Wert von Rechtsdienstleistern wird sichergestellt. Wenn die Procurement-Abteilung bei den Finanzmanagement-Aktivitäten hilft, kann sich die Rechtsabteilung auf ihre externen rechtlichen Geschäftsbeziehungen konzentrieren, was wiederum die interne Beziehung zwischen der Rechtsabteilung und dem Einkauf verbessert, da sie gemeinsam an dem Erreichern der Unternehmensziele arbeiten. Fordern Sie eine Demo an, um die Reporting- und Analysefunktionen von unserer Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space in Aktion zu sehen. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

5 Ways a Legal Hold Solution Can Help You

Posted on May 17, 2018 by - Contract Lifecycle Management, Enterprise Legal Management

Unfortunately, legal holds are here to stay and the best we can do is to have a trustworthy process to handle them. But it takes a little digging to find just the right software for your legal department, and it will be time well-spent.

The best legal hold solutions help corporate legal departments notify custodians of their duty to preserve information in a timely manner and guarantee compliance with this duty. Highly intuitive, easily mastered “process” platforms allow team members to gain real-time access to the status of collection requests, know when actions were issued, which tasks are in progress and which legal actions require immediate attention.

The tool should also create comprehensive dashboard views, so teams can see when a custodian leaves an organization, so they can enable email archiving or suspend the destruction of data.

Beyond those basic features, a legal hold solution should be able to help you to:

  1. Avoid significant fines
  2. Streamline and simplify the legal holds process
  3. Create new holds and distribute notices to all legal hold custodians
  4. Gain visibility into all legal hold activity to minimize company risk and increase defensibility
  5. Ensure all relevant data is properly collected and preserved

In our white paper, “Is it Worth the Risk?  How to Implement a World Class Defensible Legal Hold Process” we discuss the significance of legal holds in today’s corporate environment, why you need gold-standard legal hold automation software, and strategies to fuel your company’s path toward a robust legal hold process.

Download this white paper to discover how a cutting edge legal hold platform allows team members to gain real-time access to the status of collection requests, know when actions were issued, which tasks are in progress and which legal actions require immediate attention.

Our white paper offers the following insights:

  • Why you need a world class legal hold process
  • A little history of recent landmark legal hold cases and why they should concern you
  • Current best practices of legal holds
  • Essential features to know before shopping for legal hold software
  • The problems associated with using antiquated or inappropriate legal hold tools
  • Onit’s intuitive, agile and quickly deployable legal hold solution where user experience is top priority

A powerful legal hold solution offers a quick and highly cost-effective way to supercharge your automated business processes, as well as your bottom line. Reduce the ever-present risk of costly court cases. The stakes are high, and the time to act is now.