Category: Enterprise Legal Management

Managing Your Company’s Legal Spend by Eliminating Cost Surprises

Posted on August 24, 2015 by - Enterprise Legal Management

“Surprise!” is not something you usually want to hear from someone reporting to you on outside counsel billing or the entire spend of your legal department.

Save surprises for a milestone birthday. In the case of budgeted-to-actual billing reports, there is nothing like the sweet sound of just what was promised and expected.

Given many legal matters’ open-ended and unpredictable nature, don’t expect entirely accurate forecasting. However, there are many steps to minimize the variables and help control risk regarding overall spend, including some measures available through legal e-billing.

1. HISTORIC REVIEW

To look to the future, first, start with the past. A comprehensive review should include the legal services performed in-house and outside, by category; which outside firms performed the different types of service; the mix and billing rates of timekeepers; the number of hours budgeted and billed; and any broken guidelines. Estimating becomes more reliable by reviewing past spend and identifying trends and potential or likely areas of change.

2. ESTIMATE, ESTABLISH BUDGETS, AND TRACK YOUR SPEND

With the features and data available from today’s e-billing software, the estimation, budgeting, and tracking process has become simpler as the information accrued has become more detailed and accurate. By mining the data, it becomes clear what costs, staffing, and time can be reasonably expected from similar matters so that initial estimates can be more on-target. Develop an annual budget broken down by month; track it; check mid-month or phase by phase to see if any forecasts need to be revised and, if so, why.

Establish clear expectations with outside counsel and have them generate regular status reports and request unbilled totals, if necessary.

3. ESTABLISH AND MONITOR GUIDELINES

Established guidelines are essential and should cover the full range of service variables: billing rates and staffing expectations; billing formats; reimbursable expenses; and timing. Establish provisions for failure to adhere to the regulations. For example, what if a 90-day limit is in place for filing invoices, and an outside firm sends a bill six months after the fact? (You do not want a holiday surprise like that for work performed in the summer.)

Download “Getting Started with Billing Guidelines” for examples and how to write them.

4. ALTERNATIVE FEE ARRANGEMENTS

Alternative fees can be a means of managing spend, reducing spend, or eliminating surprises. Arrangements can include retainers (an established amount paid for a specific period), blended rates (covering partners and associates), fixed fees for particular projects, a cap on rate hikes, or a volume discount once reaching a certain level of spend with one firm.

With e-billing systems like those in BusyLamp eBilling.Space, you can establish, share, and submit budgets; track projects, progress, and spending; generate reports; and readily and automatically collect and analyze data.

Of course, given the technological advances of recent years, that should come as no surprise.

Learn more about BusyLamp from Onit, our end-to-end legal spend management solution built for European corporate legal departments. 

VERWALTEN SIE IHREN LEGAL SPEND OHNE KOSTENÜBERRASCHUNGEN 

Posted on August 24, 2015 by - Enterprise Legal Management

Üblicherweise erwarten Sie keine bösen Überraschungen, wenn Sie über die Ausgaben für externe Kanzleien oder die Rechtsabteilung informiert werden. Es gibt nichts Schöneres, als wenn die Ausgaben mit dem geplanten Budget übereinstimmen. 

Es ist dennoch unrealistisch zu glauben, dass angesichts der vielen und unvorhersehbaren Rechtsthemen eine präzise Vorhersage über die entstehenden Kosten möglich ist. Einiges lässt sich aber tun, um Schwankungen zu reduzieren und eine bessere Risikokontrolle vorzusehen, einschließlich Maßnahmen durch e-Billing.  

HISTORIE 

Um die Zukunft zu gestalten, werfen Sie einen Blick in die Vergangenheit. Ermitteln Sie, was bislang in der Rechtsabteilung bearbeitet wurde und welche Mandate extern vergeben wurden, bestimmen Sie die jeweiligen Rechtsgebiete, ermitteln Sie, mit welchen Kanzleien Sie in welchem Rechtsgebiet zusammengearbeitet haben, die verschiedenen Abrechnungsmodelle, die Anzahl der budgetierten und tatsächlich in Rechnung gestellten Stunden, und welche Abweichungen zu den Abrechnungsrichtlinien es gegeben hat. Durch diesen Abgleich und das Erkennen von Trends wird es einfacher, Ihre Kosten besser einzuschätzen. 

SCHÄTZEN, BUDGETIEREN, KONTROLLIEREN 

Moderne e-Billing-Software erleichtert den Prozess des Schätzens, Budgetierens und Kontrollierens, da die gesammelten Informationen detaillierter und präziser verfügbar sind. Es wird erkennbar, welche Kosten, Teamzusammensetzungen und Bearbeitungszeit in vergleichbaren Mandaten zu erwarten sind, so dass die Kostenschätzung zukünftig genauer ist. Kalkulieren Sie ein Jahresbudget und unterteilen Sie dieses nach Monaten, prüfen Sie regelmäßig den Sachstand und ermitteln Sie, welche Abweichungen es gibt und warum. Treffen Sie klare Absprachen mit externen Anwälten und lassen Sie sich regelmäßig einen Statusbericht erstellen; notfalls fordern Sie kostenlose Leistungen ein. 

LEITFADEN 

Abrechnungsrichtlinien sind von wesentlicher Bedeutung und sollten das gesamte Leistungsspektrum abdecken: Stundensätze, Teamanforderungen, Rechnungsformate, erstattungsfähige Aufwendungen, Bearbeitungszeiträume. Es sollten Regelungen bei Nichteinhaltung dieser Richtlinien vereinbart werden, z.B. was passiert, wenn für die Rechnungsstellung 90 Tage vereinbart sind und eine Kanzlei erst nach 6 Monaten ihre Rechnung stellt? Laden Sie sich jetzt unseren Guide „Getting started with Legal Billing Guidelines„ herunter, um Beispiele zu erhalten und zu erfahren, wie Sie Abrechnungsrichtlinien verfassen können. 

ALTERNATIVE VERGÜTUNGSMODELLE 

Alternative Vergütungsmodelle können ein Weg sein, um Ausgaben zu steuern, zu reduzieren oder Überraschungen zu vermeiden. Dies können Retainer sein (feste Beträge für einen bestimmten Zeitraum), Mischkalkulationen (für Partner und angestellte Anwälte), Festpreise für bestimmte Projekte, eine Obergrenze für Stundensätze oder ein Mengenrabatt, sobald das Budget mit einer externen Kanzlei erschöpft ist.  

Mit Legal Spend Managment-Systemen, wie BusyLamp eBilling.Space von Onit, können Budgets erstellt, geteilt und eingereicht werden; Projekte, Fortschritte und Ausgaben können verfolgt werden; Reports können erstellt werden; und Daten können leicht und automatisch gesammelt und analysiert werden. Angesichts des technologischen Fortschritts der letzten Jahre sollt der Legal Spend natürlich keine Überraschung mehr sein. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.  

Three Ways E-Billing Software Saves Time and Money

Posted on August 17, 2015 by - Enterprise Legal Management

In today’s legal world, there are so many compelling reasons for incorporating e-billing technology that it is not so much a question anymore of whether a company should implement it but rather, simply, when (or why not) do it.

While there certainly are features of e-billing that benefit outside counsel in conducting business, we will take a quick look at some of the critical areas in which legal e-billing benefits in-house counsel.

AUTOMATING COMPLEX AND CUMBERSOME MANUAL PROCESSES

Like many technological advances, e-billing automation dramatically improves efficiency and accuracy. E-billing eliminates some of the costly, time-consuming, tedious manual tasks that also run the risk of allowing significant manual errors. Billing information gets immediately routed to a designated approver. In some operations, some task automation allows legal counsel to stay focused on their expertise and real value, not worrying about over-reporting sheet formats or chasing after outside counsel for updates. (A bonus – you will likely find a noticeable reduction in paper costs as well.)

AUTOMATED BUDGET NOTIFICATIONS AND REPORTS

Your company’s specific rules for billing can get embedded for the evaluation and processing of invoices. With approved timekeeper rates and other corporate standards and guidelines (e.g., non-billable items, hourly thresholds, and ceilings, etc. Download our guide for more examples.) for outside counsel locked in, non-compliant invoices that might have previously gone unnoticed can be immediately flagged or rejected. (This, of course, gives in-house counsel a chance to take credit for saving money, too!)

ACTIONABLE LEGAL ANALYTICS AND INSIGHT

With billing information captured with clarity and detail, sophisticated analytics can deliver deep insight into your legal expenditures. This can be a real game-changer. Our clients have found these analytical capabilities to provide valuable information for long-term spend management and a host of year-over-year improvements.

WHY BUSYLAMP?

Sure, other companies are in the legal e-billing marketplace, so why choose Onit’s European legal spend management solution Busylamp.space? Here are a few key elements to consider, features that differentiate our services:

Cutting-edge capabilities: We are at the forefront of legal expense management. We offer an electronic request-for-proposal tool with real-time fee tracking and e-billing. We give you access to outside counsel pre-bill information and real-time tracking compliance utilizing embedded guidelines.

Flexible to fit all sizes: Our scalable SaaS model delivers more value for less money, and our usage-based pricing makes BusyLamp affordable to all businesses. We have seen impressive returns on investment from a broad range of clients. Moreover, our modules are independent, so you can begin reaping benefits even if you are not ready to discard your current software entirely.

Security and privacy: We are as concerned as you are about ensuring that all information remains secure from intentional or accidental mishandling or destruction. We have designed state-of-the-art technical and organizational security measures. We count banks and other major financial institutions among our valued clients, and our specifications have proven compliant with their strict security requirements. Read our checklist and discover why we are one of the safest solutions on the market.

You can contact us for a free analysis to find out how our software solutions can streamline your processes and deliver powerful analytics to help position your legal operations to be efficient and effective for the future.

DREI FUNKTIONEN EINER EBILLING-SOFTWARE, DIE KOSTEN- UND ZEITEINSPARUNGEN ERMÖGLICHEN 

Posted on August 17, 2015 by - Enterprise Legal Management

In der heutigen Rechtswelt gibt es unzählige überzeugende Gründe für die Einführung eines eBilling-Systems. Es ist keine Frage mehr, ob ein Unternehmen eine solche Lösung implementieren sollte, sondern eher, wann – oder warum es nicht schon getan wurde. In diesem Blogbeitrag gehen wir trotzdem noch einmal auf die drei überzeugendsten Bereiche, in denen eine eBilling-Software entscheidende Vorteile für Inhouse Anwälte bietet, ein. 

1. DAS AUTOMATISIEREN VON KOMPLEXEN UND SCHWERFÄLLIGEN MANUELLEN PROZESSEN 

Technik schafft viele Verbesserungen – so auch das Automatisieren des Rechnungsprozesses: Mit einer eBilling-Software lassen sich Effizienz und Genauigkeit um ein Vielfaches steigern. Durch eBilling entfallen einige der kostspieligen, zeitaufwändigen und mühsamen manuellen Aufgaben, wodurch das Risiko von manuellen Fehlern reduziert wird. Viele Aufgaben werden in einer solchen Software automatisiert, wie beispielsweise das Weiterleiten von Rechnungsinformationen zum Genehmigen. In der durch die Automatisierung gewonnenen Zeit, können sich Rechtsberater endlich wieder vertieft ihrem Fachgebiet widmen, um so Ihren Wert im Unternehmen zu steigern. Zusätzlich lässt sich mit einer eBilling-Software eine Menge Papier sparen – was sowohl der Umwelt als auch den Papierkosten zugutekommt. 

2. AUTOMATISCHE BUDGETBENACHRICHTIGUNGEN UND REPORTS 

Die spezifischen Billing Guidelines Ihres Unternehmens können für die Bewertung und Verarbeitung von Rechnungen eingebettet werden. Mit genehmigten Zeiterfassungssätzen und anderen Unternehmensstandards und -richtlinien für externe Rechtsberater können nicht konforme Rechnungen, die zuvor unbemerkt geblieben wären, sofort gekennzeichnet oder abgelehnt werden. Beispiele für Billing Guidelines, die Sie zuvor festlegen sollten, sind nicht abrechenbare Posten, Stundenschwellen und -obergrenzen – für mehr Informationen laden Sie sich unseren Guide „Getting started with Legal eBilling Guidelines“ herunter. 

3. RECHTLICHE ANALYSEN UND EINBLICKE 

Mit klar und detailliert erfassten Rechnungsdaten können ausgefeilte Analysen tiefe Einblicke in Ihre juristischen Ausgaben liefern. Das kann ein echter Wendepunkt sein. Unsere Kunden haben festgestellt, dass diese Analysefunktionen wertvolle Informationen für ein langfristiges Ausgabenmanagement und eine Vielzahl von Verbesserungen im Jahresvergleich liefern. Fünf Use Cases stellen wir Ihnen in diesem Blog vor.  

WARUM BUSYLAMP? 

Sicher, es gibt andere Legal Tech-Anbieter auf dem Markt, warum also die Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space von Onit wählen? Hier sind ein paar Schlüsselelemente, die Sie beachten sollten, Merkmale, die unsere Dienstleistungen von anderen unterscheiden: 

Hochmodern: Wir sind Spitzenreiter in Sachen Legal Spend Management. Wir bieten ein elektronisches Request-for-Proposal-Tool (RFP) mit Echtzeit-Honorarverfolgung und eBilling. Durch BusyLamp haben Sie Zugriff auf Vorab-Informationen von externen Anwälten und können die Einhaltung Ihrer Billing Guidelines in Echtzeit verfolgen. 

Flexibel für alle Größen: Unser skalierbares SaaS-Modell bietet ein einmaliges Preis-Leistungs-Verhältnis. Unsere Preisgestaltung, basierend auf der Nutzeranzahl der Software, macht Busylamp für Unternehmen aller Größen erschwinglich. Wir haben beeindruckende Investitionsrenditen bei einer Vielzahl von Kunden gesehen. Darüber hinaus sind unsere Module unabhängig voneinander, sodass Sie auch dann von den Vorteilen profitieren können, wenn Sie Ihre bestehende Software noch nicht komplett ablegen möchten. 

Sicherheit und Datenschutz: Für Sie, wie auch für uns steht der Datenschutz an erster Stelle. Deshalb haben wir modernste technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen konzipiert. Wir zählen Banken und andere große Finanzinstitute zu unseren geschätzten Kunden – unsere Spezifikationen sind konform mit deren strengen Sicherheitsanforderungen. Lesen Sie unsere Data-Security-Checkliste und finden Sie heraus, warum unsere Lösungen die sichersten auf dem Markt sind. 

FORDERN SIE JETZT EINE DEMO AN, UM HERAUSZUFINDEN, WIE UNSERE SOFTWARELÖSUNGEN IHRE JURISTISCHEN ABLÄUFE FÜR DIE ZUKUNFT EFFIZIENT UND EFFEKTIV ZU GESTALTEN KÖNNEN. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

5 Ways to Optimize the Collaboration Between Inside and Outside Counsel

Posted on August 10, 2015 by - Enterprise Legal Management

The most effective working arrangement between inside counsel and outside counsel reflects the best elements of a successful business relationship and a true long-term association. Specifically, it brings together two parties with needs and capabilities aligned, operates collaboratively in an environment of mutual respect and benefits from a foundation of trust and partnership.

Such a relationship does not eliminate the need for “outside counsel management” or make that task easier. Instead, it is welcome evidence of successful outside counsel management by the in-house counsel – including, more and more often, the smart utilization of technology – and a willingness by outside counsel to commit to making the partnership work.

Here are 5 ways to optimize outside counsel collaboration:

1. REGULAR COMMUNICATION WITH OUTSIDE COUNSEL

This should be the No. 1 priority for in-house counsel because, from the beginning, communication forms the sturdy base for a collaborative partnership. Communication includes setting clear expectations – at the beginning and throughout the relationship – and addressing these expectations as often as necessary, as well as providing feedback to one another.

Outside counsel needs to know the goals, objectives, and priorities of the business and the in-house team. It is important to note that objectives and priorities can change over time and from project to project regarding particular elements.

It is also wise to review and reset expectations sometimes. Do this annually or more or less often, depending upon the perceived need. The point is that just because there are set expectations does not mean they will remain that way for eternity

2. REGULAR REPORTING ON LEGAL MATTER PROGRESS

Hand in hand with the communication element is the specific matter of progress reports. This allows outside counsel to provide details about what has been accomplished and share their updated roadmap. It is also an opportunity to note any unforeseen circumstances or scope changes that have arisen or may be forming on the horizon. Along with this, discuss any potential budgetary impact.

3. DISCUSSING BUDGETARY LIMITS

Establish budgetary limits clearly and early. This allows outside counsel to plan their staffing and discuss it as needed with in-house counsel. Both parties should agree that the budget reflects the facts known during budgeting and outside counsel’s experience with similar cases but that changes could occur.

4. EXPEDITING PAYMENTS AND CHARGEBACKS WITH BILLING SOFTWARE

Along with providing transparency and accuracy, e-billing software can expedite the processing of payments and chargebacks.

The software can also support real-time billing conversations by allowing both parties to have identical, up-to-the-minute information about activities performed and the associated charges at their fingertips whenever they want.

5. ESTABLISH A RELATIONSHIP MANAGER AT THE OUTSIDE FIRM

Having one person designated to “own” the relationship can provide additional clarity. This person should also perform billing reviews and track matters in progress and how they stand against the budget.

These elements enable a successful, collaborative working arrangement between inside and outside counsel. Don’t hesitate to weave them in if they sound constructive and are not part of your current fabric. They’ll likely give your operation a step forward in terms of efficient and effective outside counsel collaboration and management.

Learn more about BusyLamp from Onit, our end-to-end legal spend management solution built for European corporate legal departments. 

5 WEGE FÜR EINE BESSERE ZUSAMMENARBEIT VON RECHTSABTEILUNG & BERATER 

Posted on August 10, 2015 by - Enterprise Legal Management

Das beste Mandatsverhältnis zwischen Rechtsabteilung und einer externen Kanzlei reflektiert die wichtigsten Elemente einer erfolgreichen Geschäftsbeziehung und einem langen Vertrauensverhältnis. Es sind zwei Parteien, deren Bedürfnisse und Fähigkeiten exakt aufeinander abgestimmt sind, sich gegenseitig respektieren und vertrauensvoll und partnerschaftlich zusammenarbeiten. 

Ein solches Verhältnis macht externes Beratungsmanagement nicht unentbehrlich oder gar einfacher. Es ist vielmehr ein Indiz für ein erfolgreiches Zusammenwirken zwischen Rechtsabteilung und externer Kanzlei unter Zuhilfenahme moderner Technologie und deren intelligenter Nutzung. 

Dabei gibt es 5 Wege, um die Zusammenarbeit mit externen Beratern zu optimieren. 

  • Regelmäßige Kommunikation: Dies ist oberste Priorität und von Anfang an grundlegend für eine partnerschaftliche Zusammen-arbeit. Dazu gehört es, jederzeit klare Erwartungen zu setzen, sie regelmäßig abzugleichen und gegenseitig Feedback zu geben. Ein externer Berater muss die Ziele, Maßnahmen und Prioritäten sowohl des Unternehmens als auch der Rechtsabteilung kennen. Maßnahmen und Prioritäten können sich über Zeit ändern, von Projekt zu Projekt unterschiedlich sein und Anpassungen unterliegen. Dabei empfiehlt es sich, Erwartungen regelmäßig zu überprüfen und ggfs neu festzulegen, sofern dies erforderlich wird.   
  • Regelmäßige Statusberichte: Kommunikation umfasst zugleich einen regelmäßigen Statusbericht über das jeweilige Mandat oder Projekt. Dabei können externe Berater nicht nur über die laufende Mandatsbearbeitung berichten und nächste Schritte erläutern, sondern auch auf unvorhergesehene Umstände oder Ausweitungen hinweisen, die sich im Rahmen der Bearbeitung abzeichnen. Auch etwaige Auswirkungen auf das vereinbarte Budget können frühzeitig diskutiert werden.
  • Budgetplanung: Budgetobergrenzen sollten klar und frühzeitig festgelegt werden. Dies hat Einfluss auf die Zusammensetzung des externen Anwaltsteams und sollte mit der Rechtsabteilung abgestimmt sein. Beide Parteien sollten sich vergegenwärtigen, dass das Budget abhängig ist von den im Zeitpunkt der Planung bekannten Fakten und dem Vergleich mit ähnlichen Projekten. Anpassungen sind daher ggfs. nicht ausgeschlossen.  
  • e-Billing Software: Moderne e-Billing Software beschleunigt Zahlungsvorgänge und Rückbelastungen und sorgt zugleich für hohe Transparenz und Präzision. Dadurch können beide Parteien jederzeit Honorargespräche führen, da beide in Echtzeit über den jeweiligen Stand des Mandats und die aufgelaufenen Kosten informiert sind. 
  • Persönlicher Ansprechpartner: Ein persönlicher Ansprechpartner in der Kanzlei, der nicht nur die fortlaufende Betreuung des Mandats übernimmt, sondern zugleich für Rechnungsthemen und Budgetfragen zur Verfügung steht, kann dabei helfen, das Mandatsverhältnis zu festigen und zusätzliche Klarheit zu schaffen. 

Zusammengefasst können diese Maßnahmen zu einer besseren Zusammenarbeit zwischen Rechtsabteilung und externer Kanzlei führen. Zögern Sie nicht, die ein oder andere Maßnahme in Erwägung zu ziehen, falls Sie diese noch nicht anwenden. Sie kann Ihrer Zusammenarbeit möglicherweise den entscheidenden Schub geben, um noch besser und effizienter zu werden. 

Collaborative Economy, Meet Enterprise Legal Management

Posted on August 6, 2015 by - Business Process Management, Enterprise Legal Management

Unless you’ve been living under a rock for the past decade, you will no doubt have heard the term, ‘collaborative economy.’ Our day-to-day lives have slowly evolved into this shared existence, sometimes without realizing it. So, what exactly is the collaborative, or sharing, economy? Jacob Morgan summarizes Wikipedia’s definition in a Forbes article, 

“The sharing economy (sometimes also referred to as the peer-to-peer economy, mesh, collaborative economy, collaborative consumption) is a socio-economic system built around the sharing of human and physical resources.” 

This idea, while mainly applied to consumer applications such as AirBnB, Uber, or Netflix, has wide-ranging ramifications for every facet of our personal and professional lives. 

It’s about access, without the burden of ownership 

Take the legal industry for example; the days of legal departments investing in large, cumbersome, database-centric enterprise systems is over. No longer do companies want to own a product outright, as the cloud has made it easy to gain the benefits of much more nimble and cutting-edge products without the price of ownership. Our businesses change at break-neck speed. Therefore, the tools and technology we depend on to run those companies cannot be slow to change. Just like the Zip Car driver isn’t responsible for fixing that flat tire or maintaining the oil, Onit’s Enterprise App customers don’t have the burden of making sure that the technology they use to run their legal department is fully up-to-date. 

It’s about collaboration, transparency

However, the benefits of access with ownership extend way beyond your legal operations team directly purchasing a cloud-based App over a traditional enterprise software solution. The sharing, or collaborative, economy reaches far into our peer-to-peer tasks and inter-department dealings. No longer do you have to depend on someone “owning” and maintaining the database or centralized repository. The newer cloud-based Apps depend on a democratic and collaborative way of working. Everyone has visibility, everyone has ownership, everyone contributes, everyone benefits.

In an op-ed for the New York Times, Tina Rosenberg, author of Join the Club: How Peer Pressure Can Transform the World, had a great quote about the sharing economy as it relates to business innovation. Rosenberg said, “Innovation happens best when people from different disciplines collaborate.” We think that is true in cross-disciplinary environments, but also in cross-departmental applications. Onit’s Enterprise Apps help legal departments manage and streamline their operations, but also provide easy access to information to help drive strategic initiatives for the larger business. Because of their inherent transparency, Enterprise Apps allow a great opportunity for ideas from all levels of the organization to get visibility and traction. This is in direct contrast to the walled-in, ownership approach of old, making it much harder to nurture ideas between those rigid structures.

It’s about the user, and ultimately, the consumer 

This type of service model places the customer at the forefront of this economy. When transparency and collaboration collide for users on the business-side, customers stand to benefit from faster response times, greater accountability, and a much better end product. Companies such as Salesforce, Dropbox, and Amazon’s content distribution service have made it easier for users on the business side to access information quickly and collaborate effectively to meet customer demand. A common thread among these companies, and of those at the center of the sharing economy is their commitment to success by devising solutions that are accessible, perform well, and are designed with the needs of the user at the forefront.

Mark Gilbreath, CEO of LiquidSpace, talked about this new customer-centricity in a blog for the Wall Street Journal, saying, “Sharing at work is not a new disruption — rather, it’s just the next chapter in a continuing consumerization trend that last brought us the consumerization of IT.” Here at Onit, we believe nimble, cloud-based business applications are firmly rooted in this collaborative economy, and have upended what Gilbreath aptly called the “command and control business culture that has defined the Industrial Age.”

To learn more about how our enterprise Apps can improve the collaboration economy in your business, download our new whitepaper: A New Approach to Enterprise Legal Management (ELM).

New Challenges for the Modern General Counsel

Posted on August 3, 2015 by - Enterprise Legal Management

More and more, the GC is becoming a key, proactive player not just in legal matters – ensuring that the company operates legally and dealing out legal advice (personally or through staff and outside counsel) – but also, in strategic business decisions and issues involving risk management, finance, marketing, human resources, production, sales, and more.

The scope is broadening due to developments in three major arenas that have made multinational companies more complex: regulation, globalization, and technology. As if that weren’t enough, the responsibilities are expanding as budget tightening continues to squeeze resources.

REGULATION

For many GCs, the heightened complexity and volume of regulatory changes are the most formidable of the evolving general counsel challenges. Since the financial crisis that began in 2007, regulatory risk and compliance has grown in importance – including in the eyes of business leaders and board members, who have become more likely to be held accountable for compliance offences. Moreover, the GC must ensure that good governance gets practiced at all levels, including within the subsidiaries of a corporation and even third-party vendors.

Managing legal issues in an increasingly regulatory-impacted environment – which tends to raise the cost of doing business – becomes more complicated when those restrictions put cost pressures on the very legal department charged with making the business compliant and do its best to anticipate what might be around the corner.

GLOBALIZATION

The types of regulations affecting companies are changing along with the kinds of disputes. Cross-border, multi-jurisdictional legal matters are now as commonplace as they are complicated. Many GCs must understand the political and cultural environment within each country and jurisdiction wherein their companies operate – some of which can be alarmingly dynamic. Sophisticated systems and processes can cope with some of these risks. Still, much of the challenge is learning the different mentality, business practices, sensitivities, and perceptions at play alongside stringent foreign rules that might not always be clearly defined or consistently enforced.

TECHNOLOGY

The speed at which business operates continues to accelerate. Online global transactions, social media, and technological advancements have transformed the game. GCs must be ready to act and respond immediately, companies face more scrutiny than ever (24 hours a day), and competition can pop up overnight.

Then there is the matter of cyber security. It’s not just an IT issue. The GC should be part of the discussion about policies, education, vigilance, and how the company might deal with a cyber-attack. Furthermore, the legal impact of an actual data breach can be deep and wide, a communication plan deserving of careful legal consideration, and the legal steps for investigation and potential prosecution demanding.

In this environment, today’s successful GC must understand the business ramifications of legal actions (or inaction); be a trusted commercial advisor as well as a legal advisor; be a gatekeeper, but not a roadblock, who is pragmatic, adding value by preserving value; and help the company understand the value in mitigating and controlling risk – without being too risk averse. The GC must be adept at producing creative (yet legal) ways to achieve business goals and hold firm when there is no such thing.

Beyond that, what is the next round of general counsel challenges? Succession planning, mentoring, determining what resources are needed, and attracting talent – in other words, preparing for the future and whatever it may hold.

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NEUE HERAUSFORDERUNGEN FÜR DEN MODERNEN GENERAL COUNSEL 

Posted on August 3, 2015 by - Enterprise Legal Management

Die Rechtsbranche hat sich verändert und für alle General Counsel (GC) gilt jetzt: Mutig sein! Der General Counsel wird immer mehr zu einem wichtigen, proaktiven Akteur – auch außerhalb von Rechtsfragen. Er muss sicherstellen, dass das Unternehmen rechtskonform arbeitet und dieses beraten, entweder persönlich oder durch Mitarbeiter:innen oder externe Anwält:innen. Doch das Aufgabenfeld erweitert sich: Auch bei strategischen Geschäftsentscheidungen und -fragen, die das Risikomanagement, die Finanzen und das Marketing, die Personalabteilung sowie die Produktion, den Vertrieb und vieles mehr betreffen, muss er beraten. Zusätzlich zeichnet sich durch immer häufiger vorkommende Budgetkürzungen eine Erweiterung der Verantwortlichkeiten ab – der Druck auf die Rechtsberatung erhöht sich. Internationale Unternehmen werden immer komplexer. Entwicklungen in den Bereichen Regulation, Globalisierung und Technologie werden vorangetrieben, was direkt im Zusammenhang mit der veränderten Rollen des General Counsels steht. Dieser Blog wird deshalb auf diese drei Bereiche genauer eingehen. 

REGULARIEN 

Die zunehmende Komplexität und der immer größer werdende Umfang von regulatorischen Veränderungen stellen für viele General Counsel die größte Herausforderung dar. Insbesondere seit der Finanzkrise aus dem Jahr 2007 haben Risk & Compliance an Bedeutung gewonnen – auch in den Augen von Geschäftsführer:innen und Vorstandsmitglieder:innen, die nun eher für Compliance-Verstöße zur Verantwortung gezogen werden können. Darüber hinaus muss der GC sicherstellen, dass das Unternehmen auf allen Ebenen gut geführt wird, auch innerhalb der Tochtergesellschaften und bei Drittanbietern.

Das Managen aller Rechtsfragen in einem zunehmend von Vorschriften beeinflussten Umfeld – welches tendenziell die Kosten für die Geschäftsführung ansteigen lässt – wird schwieriger. Zu mindestens, wenn die Vorschriften einen gewissen Kostendruck auf die Rechtsabteilung mit sich bringen. 

GLOBALISIERUNG 

Nicht nur die Unternehmensvorschriften ändern sich, auch die Arten von Streitigkeiten. Grenzüberschreitende, multijurisdiktionale Rechtsangelegenheiten sind heute ebenso alltäglich wie kompliziert. Viele GCs müssen das politische und kulturelle Umfeld in jedem Land und jeder Gerichtsbarkeit verstehen, in dem ihr Unternehmen tätig sind – einige davon können unheimlich dynamisch sein. Es werden ausgeklügelte Systeme und Prozesse entwickelt und eingeführt, um etwaige Risiken zu reduzieren. Ein Großteil der Herausforderungen besteht jedoch darin, die unterschiedlichen Mentalitäten, Geschäftspraktiken, Empfindlichkeiten und Wahrnehmungen zu verstehen, die neben den strengen länderspezifischen Regeln, eine Rolle spielen. 

TECHNOLOGIE 

Die Geschwindigkeit, mit der Geschäfte getätigt werden, beschleunigt sich weiter. Globale Online-Transaktionen, soziale Medien und technologische Fortschritte haben viele Veränderungen mit sich gebracht: GCs müssen bereit sein, sofort zu agieren und zu reagieren. Unternehmen werden mehr denn je unter die Lupe genommen und die Konkurrenz kann über Nacht auftauchen. 

Und dann ist da noch die Sache mit der Cybersicherheit – welche auch außerhalb der IT eine wichtige Rolle spielt. Der GC sollte Teil der Gespräche über Richtlinien, Lernprozess, Wachsamkeit und den Umgang des Unternehmens mit einem Cyberangriff sein. Darüber hinaus können die rechtlichen Auswirkungen eines tatsächlichen Datenverstoßes tiefgreifend und weitreichend sein. Ein entsprechender Kommunikationsplan braucht eine sorgfältige rechtliche Überprüfung und die rechtlichen Schritte zur Untersuchung und möglichen Strafverfolgung eines Cyberangriffs sind anspruchsvoll. 

FAZIT: DER MODERNE GENERAL COUNSEL  

In diesem neuen Umfeld muss der moderne GC die geschäftlichen Auswirkungen rechtlicher Handlungen verstehen; er muss ein vertrauenswürdiger kommerzieller Berater sowie ein Rechtsberater sein; er muss ein Torwächter sein, aber darf kein Hindernis sein. Er sollte pragmatisch sein und Wert schaffen, indem er Wert bewahrt; und er muss dem Unternehmen helfen, den Wert der Risikominderung zu verstehen – ohne zu risikoscheu zu sein. Zusätzlich muss der GC kreative, aber gleichzeitig rechtskonforme Wege finden, um Geschäftsziele zu erreichen, aber auch standhaft bleiben, wenn es keine gibt.

Darüber hinaus tauchen neue Herausforderungen für den General Counsel auf: Nachfolgeplanung, Mentoring, Ressourcenermittlung und Recruiting – mit anderen Worten, die Vorbereitung auf die Zukunft und auf alles, was sie bringen mag. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt. 

ONIT’S LEGAL OPERATIONS SOFTWARE HILFT GENERAL COUNSEL DABEI, DIESE HERAUSFORDERUNGEN EFFEKTIVER ZU BEWÄLTIGEN. FORDERN SIE NOCH HEUTE EINE DEMO AN. 

The Significant Role of Billing Software in Matter Management

Posted on July 27, 2015 by - Enterprise Legal Management

On the surface, it is often easy to look at billing as the conclusion of a phase or engagement. But the fact is that it can also be a source of valuable information to set the foundation for planning and strategizing for the future.

Matter management – that is, effective matter management – has long been the backbone of a well-functioning legal department. The list of disparate entities and activities to track can seem like an administrative hydra at times:

  • Numerous law firms, attorneys, and paralegals
  • Types of legal work, industries, and other classifications
  • Judges, witnesses, opposing counsel
  • Documents, budgets, e-mails, deadlines, and invoices
  • Ancillary services, such as court reporters and copy services

Modern software has tamed the hydra with organizational capabilities to collect, categorize, store, and deliver data involving all kinds of matter and multilayered details.

BENEFITS OF BILLING SOFTWARE IN MATTER MANAGEMENT

Billing software takes a critical component of the process and delivers additional value in many facets:

  • Accuracy: Technology eliminates the potential for errors that can come with manual data entry
  • Efficiency: Time-consuming tasks are now automated and lightning-quick; the ability to streamline billing and issue resolution.
  • Validation: Billing guidelines that limit hours, billing rates, overtime, and expenses or institute other restrictions can be incorporated and trigger alerts or auto-rejection when invoices fail to adhere to the rules.
  • Information: Tracking timekeeper attributes, vendor payments, hourly rates, client codes, and other detailed data create a storehouse of valuable facts and figures for analysis.

This font of information can provide insight into both broad spending patterns and financial nooks and crannies. A key to reaping the most from an e-billing system is to discuss how to handle invoices and other input (e.g., consistent entries beget consistent reports), what information needs to be collected, and what the end goals are to accomplish, and when to conduct spot-checking reconsider billing guidelines.

With this billing-generated knowledge, you can make data-driven decisions quickly and confidently. Among other perspectives, this granular data can reveal litigation trends, total legal team participation distribution, and even individual attorney effectiveness. This can be golden when negotiating, considering alternative fee arrangements, and predicting and controlling costs. It also allows General Counsel to work with law firms on the strategic approach to cases from a cost management perspective and budget more effectively going forward.

As with most technology-driven processes, it is also important to remember that e-billing and matter management will not function optimally if allowed to be static and grow stale. Meet with your account manager, who should stay on top of system improvements developed and industry best practices – and how they can support your company’s vision.

Request a demo of BusyLamp eBilling.space.