Category: Legal Operations

Rechtsabteilungen stehen zunehmend unter Druck, um effizienter und kostenbewusster zu arbeiten. Modernes Legal Spend Management unterstützt Sie dabei, kurzfristig Einsparungen zu erzielen, die die Anschaffungskosten übersteigen. Durch eBilling werden Prozesse automatisiert, die es Rechtsabteilungen ermöglichen, Einsparpotentiale zu realisieren und kennzahlengestützt Strategien für die Zukunft zu entwickeln.

Hier sind sechs Beispiele, wie Legal Spend Management zu Kosteneinsparungen führen kann. 

1. DURCHSETZUNG VON RICHTLINIEN

Durch eBilling Software werden Rechnungen automatisch gegen Vergütungsregeln wie z.B. maximale Stundensätze, Gesamtbudget, Aufwendungen, Überstunden oder Teambesetzung abgeglichen. Die manuelle Rechnungsprüfung führt dagegen häufig zu versehentlichen Abweichungen und Fehlern. Dies gilt insbesondere für Rechtsabteilungen, die mit einer Vielzahl von verschiedenen Richtlinien und Kanzleien arbeiten. Die einschlägigen Richtlinien Ihres Unternehmens werden elektronisch in die eBilling Software eingegeben und während der Rechnungsprüfung automatisch ausgewertet. Nicht konforme Rechnungen, die vorher unbemerkt blieben, werden abgelehnt oder zur nochmaligen Prüfung angezeigt. Konforme Rechnungen werden automatisch zur Zahlung freigegeben. 

Laden Sie unseren Leitfaden herunter, in dem Sie Beispiele für Billing Guidelines finden und erfahren, wie Sie diese erstellen und durchsetzen können. 

2. KOSTEN TRANSPARENZ ZUR ECHTZEIT 

eBilling zeigt kontinuierlich und transparent, wie Anwaltsrechnungen, Projektinformationen und Budgets eingegeben, verarbeitet und zentral gespeichert werden. eBilling ermöglicht so eine bessere und durchgängige Kontrolle als fehleranfällige Tabellenkalkulationen. 

Moderne Legal Spend Management-Software bietet zusätzliche Tools, um den gesamten Lifecycle von Projekten einschließlich Kosten abzubilden. Mit Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp können Kanzleien ihren Work in Progress (WIP) eingeben, bevor die entsprechenden Positionen in Rechnung gestellt werden. Dadurch erhalten Rechtsabteilungen bereits vorab einen Überblick über die laufenden Tätigkeiten. Sie können auch Kostenschätzungen eingeben und direkt über die eBilling Software mit den Kanzleien kommunizieren. Durch diese Transparenz wird die Budgetierung leichter, und Überraschungen über unerwartet hohe Kosten werden vermieden. 

3. RECHNUNGSVERARBEITUNG UND ZEITEFFIZIENZ 

Wie bei vielen Software-Tools führt Legal Spend Management zu wesentlich effizienteren und genaueren Daten. Mit eBilling werden Informationen digital verarbeitet, Rechnungen nach einem Abgleich mit den Vergütungsrichtlinien automatisch an die zuständige Abteilung zur weiteren Bearbeitung weitergeleitet. Dies spart enorm viel Zeit, weil Aufgaben wie z.B. die Eingabe von Daten, Scannen und Archivieren entfallen ebenso wie manuelle Tätigkeiten, die sehr fehleranfällig sind. Auch weitere Prozessverbesserungen führen dazu, dass Rechtsanwälte sich wieder mehr auf ihre juristischen Tätigkeiten und Expertise konzentrieren können, anstatt Zeit für einfache, administrative Aufgaben zu verwenden. 

4. REPORTING 

Sichere, genaue und zentralisierte Daten in Echtzeit machen es möglich, kurzfristig Berichte zu Verträgen und Dokumenten, Projekten und Kennzahlen zu erstellen. Viel Zeit geht dadurch verloren, dass Mitarbeiter in Rechtsabteilungen oft mühsam und trotzdem unvollständig Berichte aus verschiedenen On- und Offline-Quellen manuell zusammenstellen müssen. Mit Legal Spend Management-Software können Berichte automatisch und bedarfsgerecht erstellt und per E-Mail an die Stakeholder übermittelt werden. Auch wichtige, kurzfristige Ad-hoc-Berichte sind mit wenigen Klicks verfügbar. 

5. RECHTLICHE ANALYSEN FÜR STRATEGISCHE ENTSCHEIDUNGEN 

Durch Legal Spend Management wächst über Zeit eine Datenbank mit sämtlichen Projekten und Rechtsthemen sowie deren Kosten an, die in UTBMS- und LEDES-Codes abgelegt sind. Anhand strukturierter Analysen erhalten Sie einen Überblick über sämtliche Ausgaben und können auf dieser Grundlage gezieltere Entscheidungen treffen, indem z.B. Einsparpotentiale, Ausgabeverhalten und Budgetvergleiche zwischen Kanzleien, Projektarten, Rechtsbereichen, Rechtsordnungen, Seniorität der Rechtsanwälte etc. miteinander abgeglichen werden können. Dadurch lassen sich weitere Kosten reduzieren und Legal Operations verbessern. 

eBilling gibt einen detaillierten und umfassenden Überblick über sämtliche Ausgaben. Ohne eBilling sind Auswertungen weitaus zeitraubender und personalintensiver. Systembasiert und über lange Zeiträume hinweg können Rechtsabteilungen ihr Ausgabeverhalten messen, anpassen und Einsparungen generieren. Durch eBilling können Rechtsabteilungen einen wertvollen Beitrag zu den Unternehmenszielen leisten, anstatt lediglich Cost Center zu bleiben. 

6. ANBIETERQUELLEN 

Moderne Software-Lösungen für Legal Spend Management wie BusyLamp enthalten Tools, um von den Kanzleien RFP’s und Kostenschätzungen für Projekte einzufordern. Durch die Verwendung eines einheitlichen Formats lassen sich die Angebote der Kanzleien schneller und leichter vergleichen, zudem wird im Wettbewerb um das Mandat zu attraktiveren Preisen angeboten. Auf dieser Grundlage kann eine Rechtsabteilung schneller und gezielter über eine Mandatsvergabe und dessen Budgetierung entscheiden. 

Zur Ermittlung Ihres konkreten Einsparpotentials laden Sie sich den Leitfaden zum Erstellen eines Business Case für eBilling herunter, die verschiedenen Kalkulationen für etwaige Einsparpotentiale enthält. 

Um präzise Erkenntnisse über die möglichen Einsparungen in diesen Bereichen zu gewinnen, empfehlen wir Ihnen den Leitfaden “Einen Business Case für Legal Spend Management” herunterzuladen. Dieser Leitfaden enthält Berechnungen für sämtliche Einsparungskategorien, die durch den Einsatz einer Legal Spend Management-Lösung erzielt werden können. 

When humans make decisions, they are nearly always impacted by invisible biases. And we are not the ones to blame! If anything, we will have to blame evolution for that. Humans only naturally rely on feelings, experiences, and personal views when making decisions. After all, in the past, this bias has often decided between life and death. Luckily, nowadays, the business decisions we must make daily are usually less dramatic. Yet they are equally shaped by experience, so we often stick with the tried and tested. This path often appears as “the safe choice,” but it leaves no room for improvement and might even sometimes prevent you from making the best or most cost-effective choice for your business.

Request for Proposals (RFPs) are a powerful tool to pre-empt this potential bias and choose a data-based approach to selecting the most suitable provider for your matter. A standardized template, for example, ensures that your legal teams repeatedly ask themselves and their vendors critical questions that support finding the right vendor. We have learned first-hand how crucial selecting the right vendor is to the project’s success going forward. Here, we will provide helpful tips on which features your RFP should include to best support you and your team in the decision-making process and pave the way for a successful project outcome.

BE PRECISE AND ASK THE RIGHT QUESTIONS

Be specific in your questions and provide law firms with information that gives a clear picture of the task. Precise questions are the be-all and end-all because the more general your questions are, the broader the law firms’ answers will be. Of course, you do not want to read pages and pages of marketing materials from law firms, which exist to represent themselves positively but are ultimately not a good decision-making aid. To get away from the so-called “gut feeling” and marketing materials, determine a set of questions that tells you which law firm is best for the upcoming project and your company. From the law firm’s point of view, it is helpful to have as much information as possible about the matter and, if relevant, about your industry to formulate precise answers and for them to respond with an offer. The more specific your questions are, the more likely you are to receive well-prepared answers that will help you to find legal advice that suits you and your business. Allow enough time for the drafting; you will usually get it back afterward because the RFP process will benefit from it.

HOW CAN BUSYLAMP HELP YOU STREAMLINE THIS PART OF THE PROCESS?

Frequently, a simple document or spreadsheet is used to gather and send a set of questions to law firms – it takes no tech expert to know that there are more modern and efficient solutions. Onit’s European legal spend management solution BusyLamp eBilling.Space, for example, summing compilation of relevant answers for your evaluation. This gives you summarized tabular data supported by graphs, allowing you to compare responses instantly. The RFP module asks law firms specifically for the information relevant to you and provides specialized templates, e.g., for finance and M&A transactions. Therefore, all the information in the law firms’ responses is in a standardized format of your choosing and adapts flexibly to subsequent changes.

ESSENTIAL FUNCTIONS THAT SPEED UP YOUR SOURCING-PROCESS

Depending on the complexity of the matter, it is good practice to allow law firms to take up to three or four weeks to answer all your questions. We understand that there are often more urgent cases in the work schedule where the law firms need an almost immediate response – e.g., in corporate cases or an M&A acquisition. BusyLamp provides a functionality especially valuable for these specific cases, allowing users to limit the time to file a response. Additionally, software solutions generally save a significant amount of your time in the RFP process because answers on staffing, costs, hours, etc., will be received uniformly formatted, which allows a simple and intuitive comparison of the answers received. This leaves valuable time for other tasks, especially if your project is already very time critical.

DON’T FORGET TO NEGOTIATE

Ask the law firms about alternative cost structures and possibilities for discounting. Negotiation is possible, and it can be done without difficulty in a software-based environment. Finally, you do not want to simply receive an overview of standard rates. If law firms add to or adjust their responses after the initial offer, you will need to reassemble data at this point and track the changes. As an in-house legal team, you should be able to back up your negotiation results with numbers at any time. If a law firm revises its offer during the RFP process, you will want to note this later in your reports. A good negotiation result can make you feel good, but you should have clear numbers up your sleeve to back this up. BusyLamp works for you and records if the offer has changed during the RFP process. For example, it points out whether an hourly rate has changed within an RFP (i.e., if the rate was lowered compared to the previous response).

KICK-OFF FOR A SUCCESSFUL COLLABORATION

In BusyLamp, the RFP module is only the first step in creating and managing the matter. After interviewing, evaluating, and selecting the law firm, the data from the RFP module is applied to a new matter with the corresponding budget settings by simply clicking one button. In the same step, the law firm receives an invitation to start collaborating on the matter in BusyLamp. If desired, it is possible to have the matter checked and the budget approved by the departments responsible with our approval module. Software-powered RFP processes are a time and resource-saving alternative to the old-fashioned and clunky manual processes. In conclusion, a powerful RFP tool is essential for selecting your vendor. It bypasses the urge to act based on biases and allows a data-driven approach instead. Doing that decisively shapes the outcome of the overall project’s success.

BusyLamp is acknowledged by our clients for its value-adding, continuously enhanced RFP tool. With the right decision made, the entire matter management cycle can be followed up in our legal spend management solution — a vital asset in times of remote working.

Request a demo of eBilling.Space today and see our RFP functionality for yourself.

Wenn Menschen Entscheidungen treffen, werden sie fast immer von nicht sichtbaren Vorurteilen beeinflusst. Und daran sind nicht wir schuld! Wenn überhaupt, dann müssen wir die Evolution dafür verantwortlich machen. Es ist nur natürlich, dass sich Menschen bei ihren Entscheidungen auf Gefühle, Erfahrungen und persönliche Ansichten verlassen. Schließlich hat diese Voreingenommenheit in der Vergangenheit oft über Leben und Tod entschieden… 

Zum Glück sind die geschäftlichen Entscheidungen, die wir heute täglich treffen müssen, meist weniger dramatisch. Dennoch sind sie ebenso von Erfahrungen geprägt, so dass wir oft dazu neigen, uns an das Bewährte zu halten. Dieser Weg erscheint oft als „die sichere Wahl“, aber er lässt keinen Raum für Verbesserungen und kann Sie manchmal sogar daran hindern, die beste oder kostengünstigste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen. 

Angebotsanfragen (Request for Proposals oder RFPs) sind ein wirksames Instrument, um dieser potenziellen Voreingenommenheit vorzubeugen und einen datengestützten Ansatz für die Auswahl des am besten geeigneten Anbieters für Ihre Rechtsangelegenheit zu wählen. Eine standardisierte Vorlage stellt beispielsweise sicher, dass Ihre Rechtsteams sich selbst und ihren Anbietern immer wieder kritische Fragen stellen, die die Suche nach dem richtigen Anbieter unterstützen. 

Wir von Onit haben aus erster Hand erfahren, wie entscheidend die Auswahl des richtigen Anbieters für den Erfolg des Projekts ist. Daher möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps geben, welche Merkmale Ihre Ausschreibung enthalten sollte, um Sie und Ihr Team bei der Entscheidungsfindung bestmöglich zu unterstützen und so den Weg für ein erfolgreiches Projektergebnis zu ebnen. 

PRÄZISE SEIN UND DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Das Wichtigste zuerst: Seien Sie bei Ihren Fragen konkret und geben Sie den Anwaltskanzleien Informationen, die ein klares Bild der Aufgabe vermitteln. Präzise Fragen sind das A und O, denn je allgemeiner Ihre Fragen sind, desto allgemeiner werden die Antworten der Kanzleien ausfallen. Natürlich wollen Sie nicht seitenweise Marketingmaterialien von Kanzleien lesen, die dazu da sind, sich möglichst positiv darzustellen, aber letztlich keine gute Entscheidungshilfe sind. Um von dem so genannten „Bauchgefühl“ und den Marketingmaterialien wegzukommen, ist es wichtig, eine Reihe von Fragen zu bestimmen, die Ihnen wirklich sagen, welche Kanzlei für das anstehende Projekt und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Aus Sicht der Anwaltskanzleien ist es hilfreich, möglichst viele Informationen über die Rechtsangelegenheit und ggf. über Ihre Branche zu haben, um präzise Antworten formulieren und mit einem Angebot antworten zu können. Je spezifischer Ihre Fragen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie gut vorbereitete Antworten erhalten, die Ihnen helfen, eine Rechtsberatung zu finden, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Planen Sie genügend Zeit für die Ausarbeitung ein, da Sie diese in der Regel im Nachhinein wieder zurückgewinnen, weil sie dem Ausschreibungsverfahren zugutekommt. 

WIE KANN BUSYLAMP EBILLING.SPACE IHNEN HELFEN, DIESEN TEIL DES PROZESSES ZU OPTIMIEREN? 

Häufig wird ein einfaches Dokument oder eine Tabellenkalkulation verwendet, um eine Reihe von Fragen zu sammeln und an die Anwaltskanzleien zu senden – man muss kein „Techie“ sein, um zu wissen, dass es heutzutage modernere und effizientere Lösungen gibt. Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space bietet zum Beispiel ein Umfragemodul, mit dem Sie die sonst zeitaufwändige Zusammenstellung der für Ihre Auswertung relevanten Antworten umgehen können. So erhalten Sie zusammengefasste, tabellarische und grafisch unterstützte Daten, mit denen Sie die Antworten sofort vergleichen können. Das RFP-Modul fragt Kanzleien gezielt nach den für Sie relevanten Informationen ab und bietet darüber hinaus spezielle Vorlagen, z.B. für Finanz- und M&A-Transaktionen. Alle Informationen in den Antworten der Anwaltskanzleien liegen somit in einem von Ihnen gewählten standardisierten Format vor und lassen sich flexibel an spätere Änderungen anpassen. 

WESENTLICHE FUNKTIONEN, DIE IHREN BESCHAFFUNGSPROZESS BESCHLEUNIGEN 

Je nach Komplexität der Rechtsangelegenheit sollten die Anwaltskanzleien bis zu drei oder vier Wochen Zeit für die Beantwortung aller Ihrer Fragen haben. Wir wissen, dass es oft dringende Fälle gibt, in denen die Anwaltskanzleien fast sofort antworten müssen – z. B. in Unternehmensangelegenheiten oder bei M&As. BusyLamp bietet eine besonders wertvolle Funktion für diese speziellen Fälle, die es den Nutzern ermöglicht, die Zeit für die Einreichung einer Antwort zu begrenzen. Darüber hinaus sparen Softwarelösungen im Allgemeinen viel Zeit im Ausschreibungsprozess, da die Antworten zu Personal, Kosten, Stunden usw. in einem einheitlichen Format eingehen, was einen einfachen und intuitiven Vergleich der erhaltenen Antworten ermöglicht. So bleibt wertvolle Zeit für andere Aufgaben, insbesondere wenn Ihr Projekt bereits sehr zeitkritisch ist. 

VERGESSEN SIE NICHT ZU VERHANDELN 

Erkundigen Sie sich bei den Anwaltskanzleien nach alternativen Kostenstrukturen und Möglichkeiten für Preisnachlässe. Verhandeln ist schließlich möglich, und in einer softwaregestützten Umgebung ist dies auch problemlos umsetzbar. Schließlich möchten Sie nicht nur einen Überblick über die Standardsätze erhalten. Wenn Anwaltskanzleien ihre Antworten nach dem ersten Angebot ergänzen oder anpassen, müssen Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt neu zusammenstellen und die Änderungen verfolgen. Als internes Rechtsteam sollten Sie in der Lage sein, Ihre Verhandlungsergebnisse jederzeit mit Zahlen zu untermauern. Wenn eine Anwaltskanzlei ihr Angebot während des Ausschreibungsprozesses ändert, sollten Sie dies später in Ihren Berichten vermerken. Ein gutes Verhandlungsergebnis gibt Ihnen ein gutes Gefühl, aber auch hier sollten Sie klare Zahlen in der Hinterhand haben, um dies zu belegen. BusyLamp übernimmt diese Arbeit für Sie und hält fest, ob sich das Angebot während des Ausschreibungsprozesses geändert hat. So wird z. B. angezeigt, ob sich ein Stundensatz innerhalb einer Ausschreibung geändert hat (d. h. ob der Stundensatz im Vergleich zur vorherigen Antwort gesenkt wurde). 

AUFTAKT FÜR EINE ERFOLGREICHE ZUSAMMENARBEIT 

In BusyLamp ist das RFP-Modul nur der erste Schritt bei der Erstellung und Verwaltung der Rechtsangelegenheit. Nach der Befragung, Bewertung und Auswahl der Anwaltskanzlei werden die Daten aus dem RFP-Modul mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche in einer neuen Matter mit den entsprechenden Budgeteinstellungen übernommen. Im gleichen Schritt erhält die Kanzlei eine Einladung zur Mitarbeit an der Matter in BusyLamp. Auf Wunsch ist es sogar möglich, die Rechtsangelegenheit mit unserem Freigabemodul von den zuständigen Abteilungen prüfen und das Budget genehmigen zu lassen. Softwaregestützte Ausschreibungsprozesse sind eine zeit- und ressourcenschonende Alternative zu den altmodischen und schwerfälligen manuellen Prozessen. 

Abschließend lässt sich sagen, dass ein leistungsfähiges RFP-Tool für die richtige Auswahl Ihres Anbieters unerlässlich ist. Es umgeht den Drang, auf der Grundlage von Vorurteilen zu handeln, und ermöglicht stattdessen einen datengesteuerten Ansatz. Auf diese Weise wird das Ergebnis des Gesamterfolgs des Projekts entscheidend beeinflusst. 

BusyLamp eBilling.Space wird von unseren Kunden für sein wertsteigerndes RFP-Tool geschätzt, das in den letzten Monaten kontinuierlich verbessert wurde. Wenn die richtige Entscheidung getroffen wurde, kann der gesamte Zyklus der Rechtsangelegenheit in unserer Lösung für das Legal Spend Management nachverfolgt werden. Ein Vorteil, der insbesondere in Zeiten von remote und hybriden Arbeitsmodellen sehr wichtig ist.  

Legal operations is gradually becoming one of the most important disciplines for legal departments around the globe. Broadly speaking, legal operations encompasses all the responsibilities of a legal department that are not the law itself, including spend management, increasing efficiency and productivity of the legal department, vendor management, legal technology implementation. It is, therefore, multi-faceted with many roles and responsibilities and enables legal counsel to focus on providing legal advice in the most valuable and productive way possible. A legal operations team needs a wide range of skills to generate the best outcomes.

Fortunately, the legal operations head does not need to be perfect in those areas, as they can sometimes build a diverse team around them. Nevertheless, an excellent legal operations manager should always strive to develop generalist skills to mentor and lead the specialists within the team. Those with teams are the fortunate ones, though. A solo legal operations manager runs most legal operations functions in Europe, and it is even more critical that this person develops the necessary key skills.

Whether you’re already in the job or aspire to transition into legal operations, here are five essential skills every legal operations professional should have or be actively working on improving, especially if they are in a “team of one.”

1. STAKEHOLDER MANAGEMENT AND COMMUNICATION

A legal operations manager needs to define and identify the relevant stakeholders for projects to understand their needs and address them while balancing competing requirements and priorities. On occasion, final budget decisions will be made in other departments of the organization, so maintaining effective communication and a positive relationship with all stakeholders is vital. The legal operations director is the link between the legal department and the rest of the organization, ensuring stakeholders are involved and updated. This may also entail influencing stakeholders to buy into a project in the first place by identifying how the project benefits the wider business. As other departments may be unfamiliar with the legal department’s workflow and the resulting obstacles, a legal operations manager must be able to explain projects and benefits in terms that make sense outside of the legal silo. They should be able to network and communicate with people at several levels throughout the organization. As Ben Eason, Head of Legal Transformation at Barclays, says, “Evidence of flexibility, interchangeability, negotiation, and managing stakeholders are crucial. These skills are arguably the most important for legal operations success.”

2. LEGAL DEPARTMENT BUDGETING

A legal operations manager should be able to manage and calculate the budget the legal department has and the budget it might need, even if this responsibility is outside their remit. Reliable, stable financial planning will help the legal department to develop consistently. While there should be an understanding of previous and actual budgets, as this helps with forecasting, actually planning the future is more important. The legal department will constantly be pressured to be more efficient, and resource optimization is key to success. Part of the job will be to spot new cost-saving opportunities. Spend management tools can make the visibility of these metrics, and therefore decision making, much easier. The legal operations director should have the acumen to acquire a budget for a project when there isn’t one by communicating with the budget holder/s and creating a business case that advocates what is best for the legal department and the whole organization. This links with stakeholder management and communication skill in that the business case must resonate with the budget holder/s aims and objectives, not just the legal department.

3. LEGAL TECHNOLOGY KNOWLEDGE

Technology is playing an ever more significant role in the role of a legal operations manager as legal departments strive to become more agile, collaborative, and efficient. A legal operations head needs to have an innovative and curious approach to problem-solving. They should be confident in rolling out tech (or knowing where to go for help) and have the ability to plan and implement a long-term process and technology roadmap. The rapidly evolving legal technology landscape can cause distractions, so staying up to date with legal tech trends and new entrants to the market to avoid any sense of overwhelm is important. This also helps the legal operations manager ensure projects and plans stay true to the department’s objectives. The ability to critically evaluate the relevance of the current plan and pivot quickly if required is essential. Since many lawyers are still doing repetitive and time-consuming tasks manually, the legal operations manager should find solutions to streamline and/or automate these processes by using existing enterprise tech or evaluating legal-specific vendors. An excellent legal operations head will know how to map out current processes and decide which can be improved by changing processes vs. those which require technology to solve and then prioritize accordingly.

4. FIRM AND VENDOR MANAGEMENT

In some organizations, the legal operations team manages the procurement of external legal services from law firms and vendors. In many companies, firms and vendors are traditionally selected through personal contacts or loyalty, though this status quo is being challenged more frequently now. A good legal operations manager has to turn this thinking around and focus on more effective and transparent solutions for the department. Instead of agreeing on standard pricing and staffing models, the head of legal operations should facilitate the negotiation of more flexible and transparent pricing models to create positive incentives. This can be a win-win for clients and firms, incentives such as ‘volume discounts’ encourage counsel to drive more work towards a single firm to reach the threshold that triggers a discount. Legal operations professionals not from a legal background need to familiarize themselves with how legal services are billed; rates, AFAs, LEDES, etc. They also need to approach vendor management with sensitivity to influence in-house counsel to the new way of thinking.

Legal services aren’t a commodity, and it can be challenging to quantify added value, so it is about more than “lowest cost wins.” By setting up a structured bidding request, as one example, the legal operations manager can force competitive rates from the firms while requiring counsel to objectively decide which proposal generates the most value for the cost. Another part of the work in this area is the administration of efficient onboarding for new vendors or firms. After choosing the right vendor/firm, clear rules (such as billing guidelines) must be introduced to measure the performance of the collaboration and get maximum value for money. The head of legal operations also needs to facilitate fair, transparent, and data-driven performance reviews with vendors and firms.

5. DATA LITERACY

Data literacy is vital for the work of a legal operations director. Many legal departments are making decisions inefficiently, using outdated processes such as spreadsheet reporting, anecdotal feedback, or simply “gut feel.” A legal operations professional is unlikely to start their job with sophisticated reporting tools and must be confident in navigating the existing paper or spreadsheet reports to find the needed data. While there is no need for a legal operations manager to be a data scientist, data literacy goes beyond compiling reports. Many legal departments waste time compiling frequent reports in which most data goes unused. The director of legal operations needs to avoid data tracking for the sake of it and understand how to use the information to develop the department and the organization as a whole. They should identify the goals (using existing data to help, if appropriate), work backward to identify key performance indicators (KPIs) and important metrics, and then ensure the department can capture the data points needed to measure KPIs. This consistent data lays the foundations for analytical capabilities to enable strategic decision-making and solve problems.

An excellent legal operations head needs to know how to structure, gather and analyze the relevant legal data. This can help in practical ways, such as maximizing value when negotiating external contracts or making a business case for increased headcount and budgets. Data literacy will also help the legal operations head to balance the needs of the department in an objective manner and decide where to focus their efforts.

Learn more about BusyLamp from Onit, our end-to-end legal spend management solution built for European corporate legal departments. 

Legal Operations entwickelt sich allmählich zu einer der wichtigsten Disziplinen für Rechtsabteilungen weltweit. Vereinfacht ausgedrückt, umfasst der Begriff „Legal Operations“ alle Aufgaben einer Rechtsabteilung, die nicht das Recht selbst betreffen. Es handelt sich also um einen facettenreichen Bereich mit vielen Rollen und Verantwortlichkeiten, der es den Anwälten ermöglicht, sich auf eine möglichst wertvolle und produktive Rechtsberatung zu konzentrieren. 

Um die besten Ergebnisse zu erzielen, benötigt ein Legal Operations Team ein breites Spektrum an Fähigkeiten. Glücklicherweise muss der Leiter der Rechtsabteilung nicht in allen diesen Bereichen perfekt sein, da er mitunter ein vielfältiges Team um sich herum aufbauen kann. 

Nichtsdestotrotz sollte ein erfolgreicher Legal Operations Manager immer bestrebt sein, die Fähigkeiten eines Generalisten zu entwickeln, um die Spezialisten innerhalb des Teams anzuleiten und zu führen. Diejenigen, die über ein Team verfügen, können sich allerdings glücklich schätzen. Die meisten Rechtsabteilungen in Europa werden von einem einzelnen Legal Operations Manager geführt, und es ist umso wichtiger, dass diese Person die erforderlichen Kernkompetenzen entwickelt. 

Unabhängig davon, ob Sie bereits in diesem Beruf tätig sind oder einen Wechsel in die Rechtsabteilung anstreben, finden Sie hier fünf Kernkompetenzen, über die jeder Legal Operations Manager verfügen oder aktiv daran arbeiten sollte, sie zu verbessern. Insbesondere wenn er in einem „Ein-Mann-Team“ arbeitet. 

STAKEHOLDER-MANAGEMENT UND KOMMUNIKATION 

Ein Legal Operations Manager muss die relevanten Interessengruppen für Projekte definieren und identifizieren, um ihre Bedürfnisse zu verstehen und auf sie einzugehen und gleichzeitig konkurrierende Anforderungen und Prioritäten auszugleichen. Gelegentlich werden die endgültigen Budgetentscheidungen in anderen Abteilungen der Organisation getroffen, so dass eine gute Kommunikation und ein positives Verhältnis zu allen Beteiligten von entscheidender Bedeutung sind. 

Der Leiter der Rechtsabteilung fungiert als Bindeglied zwischen der Rechtsabteilung und dem Rest des Unternehmens und sorgt dafür, dass die Beteiligten einbezogen und auf dem Laufenden gehalten werden. Dies kann auch bedeuten, dass er die Beteiligten dazu bringt, ein Projekt zu unterstützen, indem er aufzeigt, welchen Nutzen das Projekt für das gesamte Unternehmen hat. Da andere Abteilungen mit den Arbeitsabläufen in der Rechtsabteilung und den sich daraus ergebenden Hindernissen möglicherweise nicht vertraut sind, muss ein Legal Operations Manager in der Lage sein, Projekte und Vorteile so zu erklären, dass sie auch außerhalb des juristischen Silos Sinn machen. Er sollte in der Lage sein, Netzwerke zu knüpfen und mit Personen auf verschiedenen Ebenen des Unternehmens zu kommunizieren. 

Ben Eason, Leiter der Abteilung Legal Transformation bei Barclays, sagt: „Flexibilität, Austauschbarkeit, Verhandlungsgeschick und der Umgang mit Interessengruppen sind entscheidend. Diese Fähigkeiten sind wohl die wichtigsten für den Erfolg der Rechtsabteilung“. 

BUDGETIERUNG DER RECHTSABTEILUNG 

Ein Leiter der Rechtsabteilung sollte in der Lage sein, das Budget der Rechtsabteilung zu verwalten und zu kalkulieren, auch wenn dies nicht in seinen Zuständigkeitsbereich fällt. Eine verlässliche und stabile Finanzplanung wird der Rechtsabteilung helfen, sich kontinuierlich weiterzuentwickeln. 

Es sollte sichergestellt werden, dass vergangene und gegenwärtige Budgets bekannt sind, da dies beim Forecasting hilft. Die tatsächliche Vorausplanung ist jedoch am wichtigsten. Die Rechtsabteilung wird immer unter dem Druck stehen, effizienter zu werden, und die Optimierung der Ressourcen ist der Schlüssel zum Erfolg. Ein Teil der Aufgabe wird darin bestehen, neue Kosteneinsparungsmöglichkeiten zu identifizieren. Legal Spend Management Tools können den Überblick über diese Kennzahlen und damit die Entscheidungsfindung erheblich erleichtern. 

Der Leiter der Rechtsabteilung sollte den Weitblick haben, Budget für ein Projekt zu beschaffen, indem er mit dem/den Budgetinhaber(n) kommuniziert und einen Business Case erstellt, der nicht nur das Beste für die Rechtsabteilung, sondern für die gesamte Organisation darstellt. Dies steht im Zusammenhang mit den Fähigkeiten des Stakeholder-Managements, da der Business Case mit den Zielen des Budgetinhabers abgestimmt werden muss, nicht nur mit denen der Rechtsabteilung. 

LEGAL TECH KENNTNISSE 

Legal Tech spielt eine immer wichtigere Rolle in der Funktion eines Legal Operations Managers, da die Rechtsabteilungen bestrebt sind, agiler, kooperativer und effizienter zu werden. 

Ein Leiter der Rechtsabteilung muss einen innovativen Ansatz zur Problemlösung haben. Er sollte selbstbewusst bei der Einführung von Technologien sein (oder wissen, wo er sich Hilfe holen kann) und die Fähigkeit besitzen, einen langfristigen Prozess- und Technologieplan zu erstellen und umzusetzen. Die sich schnell entwickelnde Legal Tech Landschaft kann schnell zu Verwirrung führen. Daher ist es wichtig, über die aktuellen Legal Tech Trends und die neuen Marktteilnehmer auf dem Laufenden zu bleiben, um ein Gefühl der Überforderung zu vermeiden. Auf diese Weise kann der Legal Operations Manager auch sicherstellen, dass die Projekte und Pläne den Zielen der Rechtsabteilung entsprechen. Die Fähigkeit, die Relevanz des aktuellen Plans kritisch zu bewerten und bei Bedarf schnell zu reagieren, ist entscheidend. 

Da viele Anwälte sich wiederholende und zeitraubende Aufgaben immer noch manuell erledigen, sollte der Legal Operations Manager Lösungen finden, um diese Prozesse zu rationalisieren und/oder zu automatisieren, indem er vorhandene Unternehmenstechnologien nutzt oder spezialisierte Anbieter evaluiert. Ein erfahrener Leiter der Rechtsabteilung weiß, wie er die aktuellen Prozesse abbilden und entscheiden kann, welche Prozesse durch Änderungen verbessert werden können und welche eine technologische Lösung erfordern, und setzt dann entsprechende Prioritäten. 

DIENSTLEISTERMANAGEMENT 

In einigen Unternehmen verwaltet das Legal Operations Team die Beschaffung externer Rechtsdienstleistungen von Anwaltskanzleien und Anbietern. In vielen Unternehmen werden Kanzleien und Anbieter traditionell durch persönliche Kontakte oder Loyalität ausgewählt, obwohl dieser Status quo jetzt immer häufiger in Frage gestellt wird. Ein erfolgreicher Legal Operations Manager muss diese Denkweise umkehren und sich auf effektivere und transparentere Lösungen für die Abteilung konzentrieren. Anstatt sich auf traditionelle Preis- und Personalmodelle zu einigen, sollte der Leiter der Rechtsabteilung die Aushandlung flexiblerer und transparenterer Preismodelle erleichtern, um positive Anreize zu schaffen. Anreize wie „Mengenrabatte“ ermutigen die Anwälte, mehr Aufträge an eine einzige Kanzlei zu vergeben, um den Rabatt auslösenden Schwellenwert zu erreichen. 

Personen, die im Bereich Legal Ops tätig sind, aber keinen juristischen Hintergrund haben, müssen sich mit der Art und Weise vertraut machen, wie juristische Dienstleistungen abgerechnet werden: Tarife, AFAs, LEDES usw. Sie müssen auch mit einem gewissen Maß an Sensibilität an das Dienstleistungsmanagement herantreten, um die internen Rechtsberater zum Umdenken zu bewegen. Rechtsdienstleistungen sind keine Massenware, und es kann schwierig sein, den Mehrwert zu quantifizieren, so dass es nicht nur darum geht, dass der günstigste Anbieter gewinnt. Mit einer strukturierten Ausschreibung kann der Legal Operations Manager beispielsweise wettbewerbsfähige Preise von den Firmen einfordern und gleichzeitig von den Rechtsberatern verlangen, objektiv zu entscheiden, welcher Vorschlag das beste Kosten-Nutzen-Verhältnis aufweist. Ein weiterer Teil der Arbeit in diesem Bereich ist die Verwaltung eines effizienten Onboardings für neue Anbieter oder Firmen. Nach der Auswahl des richtigen Anbieters/der richtigen Firma müssen klare Regeln (z. B. Abrechnungsrichtlinien/ Billing Guidelines) eingeführt werden, um die Leistung der Zusammenarbeit zu messen und ein optimales Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. Der Leiter der Rechtsabteilung muss außerdem faire, transparente und datengestützte Leistungsüberprüfungen mit den Anbietern und Firmen ermöglichen. 

DATENKOMPETENZ 

Datenkompetenz ist für die Arbeit eines Leiters der Rechtsabteilung von entscheidender Bedeutung. Viele Rechtsabteilungen treffen Entscheidungen auf ineffiziente Weise, indem sie veraltete Verfahren wie Tabellenkalkulationen, anekdotisches Feedback oder einfach ein „Bauchgefühl“ verwenden. Es ist unwahrscheinlich, dass ein Rechtsabteilungsleiter seine Arbeit mit ausgefeilten Berichterstattungsinstrumenten beginnt, und er muss sich sicher in den vorhandenen Papier- oder Tabellenkalkulationsberichten bewegen können, um die benötigten Daten zu finden. 

Ein Rechtsabteilungsleiter muss zwar kein Datenwissenschaftler sein, aber Datenkompetenz geht über die Erstellung von Berichten hinaus. Tatsächlich verschwenden viele Rechtsabteilungen ihre Zeit mit der Erstellung häufiger Berichte, bei denen die meisten Daten ungenutzt bleiben. Der Leiter der Rechtsabteilung muss die Datenverfolgung um ihrer selbst willen vermeiden und verstehen, wie die Informationen für die Entwicklung der Abteilung und der Organisation als Ganzes genutzt werden können. Er sollte die Ziele festlegen (gegebenenfalls mit Hilfe vorhandener Daten), rückwärts arbeiten, um wichtige Key Performance Indicators (KPIs) und Messgrößen zu ermitteln, und dann sicherstellen, dass die Abteilung die zur Messung der KPIs erforderlichen Datenpunkte erfassen kann. Diese konsistenten Daten bilden die Grundlage für analytische Fähigkeiten zur Entscheidungsfindung und Problemlösung.  

Ein erfolgreicher Legal Operations Manager muss wissen, wie man die relevanten juristischen Daten strukturiert, sammelt und analysiert. Dies kann in der Praxis hilfreich sein, z. B. bei der Maximierung des Nutzens bei der Aushandlung externer Verträge oder bei der Erstellung eines Business Case für eine Aufstockung des Personalbestands und der Budgets. Datenkompetenz hilft dem Leiter der Rechtsabteilung auch dabei, die Bedürfnisse der Abteilung objektiv abzuwägen und zu entscheiden, worauf er seine Bemühungen konzentrieren sollte. 

As we find ourselves nearing the end of another year, how confident do you feel in the rates you’ve negotiated for 2023?

C-suite executives are increasingly holding their corporate legal departments accountable for their spend. The Enterprise Legal Reputation (ELR) Report found that 37% of corporate legal departments feel this pressure from their CFO, while 30% feel it from their CEO, and 10% from their Board of Directors.

With mounting pressure to contain costs, your law firm rates are a great place to identify quick savings opportunities. That’s why we launched Rate Proposal Analyzer, the easiest way to collect, compare, and analyze your annual rate proposals. 

With a centralized view of your law firms’ rate proposals, you can finally say goodbye to the days of accepting above-market rate increases due to a storied law firm relationship or increasing caseloads. Rate Proposal Analyzer makes identifying savings opportunities quick and easy!

One Centralized Dashboard

Consolidating law firm rate proposals hasn’t been easy for corporate legal departments. 

Rates from one firm are submitted via email, while another is submitted via snail mail. And to make matters worse, you’re drowning in spreadsheets trying to keep track of everything.

From rate request to approval, our Rate Proposal Analyzer centralizes and streamlines your 

entire rate proposal process. 
Law firms can upload their rate proposals directly to the dashboard through manual submission or a spreadsheet.

Unprecedented Analysis & Internal Benchmarking

Collecting rate proposals is only half the battle–now, you have to determine which rates will or will not get approved.

Historically, this has been a headache for corporate legal departments. But the good news is rate proposal comparison and analysis just got significantly easier. 

With Rate Proposal Analyzer, corporate legal departments can now:

• Simplify rate proposal requests, including simultaneous submissions from multiple law firms
• Aggregate completed proposals in one place for easy review and comparison
• Request diversity information on timekeepers for specific projects

No more wondering where you’re overpaying–Rate Proposal Analyzer puts these insights at your fingertips.

Align Negotiations to Budget Goals

We’ve said it before, and we’ll say it again–rates cannot be accepted blindly. 

And we don’t just mean reviewing your rates before approving them. You have to go one step further and consider the impact these rates will have on your budget. 

Your budget is your North Star, so the rates you approve should align with your budget goals for the year. 

Rate Proposal Analyzer enables corporate legal departments to analyze cost impact with scenario forecasting. 

Now, you can easily assess the impact of your proposed rate increases with clear cost projections based on your historical spend from the previous year. 

Rate Proposal Analyzer offers unparalleled forecasting capabilities that you won’t find anywhere else in the market. 

Strategic Spend Decisions Await…

As organizations continue to prioritize cost optimization, you can’t afford to overpay on your law firm rates.

Our Rate Proposal Analyzer provides a holistic, centralized view of your law firm rate proposals, empowering your corporate legal department to budget smarter, negotiate harder, and make more strategic spend decisions.

Ready to take the next step in your spend optimization journey? Get in touch with a member of our team to get started.

Law firm relationships have long been measured with gut rather than metrics.

But should you really work with a certain firm just because a partner is your GC’s law school buddy? (Hint: the answer is no!)

While your law firms are trusted business partners to your organization, C-suite executives are holding legal departments accountable for understanding the value law firms deliver. To ensure you partner with the right firms on your matters, you must leverage a mixture of qualitative and quantitative metrics. 

But how can you determine if your law firms are making the grade without poring over spreadsheets for hours?

Introducing Bodhala’s new and improved Firm Report Cards, the best, most holistic view of how your law firms stack up against one another.

Now, you can get a detailed look at your firm’s rates and key performance indicators in one concise report–all in just one click. 

Let’s take a look at what’s new!

Unprecedented Analysis & Internal Benchmarking

Firm Report Cards leverages Bodhala’s reporting and analytics capabilities and presents it in a concise and easy-to-digest view for each firm. 

Customizable cohorts of firms are selected for comparison against one another to aid in panel management and potential consolidation.  

Full Transparency

Effective relationship management requires transparency and full transparency requires data. 

Firm Report Cards empower you to manage with metrics, not gut.

Flexible, customizable reporting can be shared directly with your firms, dramatically simplifying vendor management and increasing transparency.

Sharing Firm Report Cards with key internal and external stakeholders lets them know you’re paying attention and makes it easier to justify your spend decisions and display where you’re getting value. 

Instant Comparisons 

The Comparison Report shows how a firm stacks up against the rest of your panel across key metrics–such as overall spend, average partner and associate rate, average matter cost, and more. 

Need different metrics? No problem. Customize the Comparison Report to fit even the most unique needs.

Historical Trend Analysis 

The Trend Analysis Report shows how a firm has been trending over time, making it easy to see how well your law firms are managing your business. 

With this information under your belt, you can instantly prioritize your areas of focus in your next QBR or conversation with your law firm. 

Customizable & Shareable Scorecards

The KPIs included in Firm Report Cards are completely customizable to ensure that your legal department can score your firms on metrics you care about. 

The Report Cards can also be exported to PDF and shared directly with the firm for a line of sight into how you are monitoring firm performance. 

Repetitive Value Over Time

Firms are aware of the metrics they are being monitored on and where they sit relative to the other firms your corporate legal department is using. 

With the help of a dedicated Bodhala Client Success representative, you’re can monitor trends in firm behavior and leverage data to increase firm efficiency and drive continuous value over time. 

The Key to Successful Law Firm Relationships

Data sets the foundation for successful law firm relationships. After all, you can’t manage what you don’t measure.

Firm Report Cards put data-driven insights at your fingertips, making law firm relationship management that much easier. 

So, what are you waiting for? Get in touch with our team to learn how you can simplify your vendor management with Firm Report Cards. 

Data analysis is crucial to understanding market trends and your business. Here are the keys to why legal leaders must capitalize on critical data to increase visibility, improve forecasting, and create continuous competitive advantage — ultimately transforming Legal from a cost center to a strategic, materially impactful powerhouse.

Data, it has often been said, is the new oil as it is a commodity of immense worth. It is a resource that must be protected, and if left unrefined, it holds no true value. But when mined, data can illuminate our lives, our businesses, and our world.

In the third and final chapter of the Enterprise Legal Reputation (ELR) Report, the multinational study* showcases the untapped potential of legal operations to be a change agent in driving meaningful business results. While the report determined that eight in ten (79%) enterprise employees do not see Legal as a modern operation, it also uncovered that technology acts as a catalyst for evolution for businesses and practitioners who wish to differentiate and grow.

Data can be like oil. Yet unlike oil, data has the potential to be infinite, shared to every corner of the planet literally at the speed of light. And, far from crude, data is a sophisticated tool available to everyone in the form of transformative digitalized technology, like artificial intelligence (AI), predictive analytics solutions, and business process automation (BPA).

Why data matters for Legal

Traditionally, Legal has not been required to quantify key performance indicators (KPIs) and return on investment (ROI) with the same rigor as other functional groups. However, the ELR Report revealed that two in three (64%) legal respondents are unable to track all outside counsel spend — and one in 25 (4%) cannot track it at all. In fact, the average department can track just three-fifths (60%) of outside spend at most; in Germany, this figure rises to two-thirds (66%), and in the United States and United Kingdom, it drops to less than half (53%).

Now is the time for Legal to become a true business driver. But to create greater operational wins, accelerate revenue acquisition, and function in an efficient and modern capacity that demonstrates market intelligence, Legal must develop transparent quantitative metrics and report regularly, just like Sales may conduct weekly pipeline calls or Finance faces quarterly reviews. Legal must quantify its performance – and that requires its own systems of record that capitalize on critical data to increase visibility, improve forecasting, and assist in decision-making.

Here are three essential ways harnessing data can assist in your legal department’s evolution:

1. Data optimizes wiser cost containment.

The ability to maintain and monitor total visibility of your legal spend data in real time — and to make changes instantly and agilely, based on ever-changing industry trends — is vital, principally in our current macroeconomic climate.

Benchmarking cannot reel in inflation, but integrating state-of-the-art matter and rate benchmarking solutions can identify waste and streamline budgeting and rate reviews. Although less than one in two (48%) legal professionals use e-billing and spend optimization solutions at this time, data solutions that track specific, high-level metrics can calculate projected savings automatically — and the insights gleaned can provide not only a complete overview of financial data now, but also ensure upcoming hiring decisions and forecast spend are cost-efficient.

2. Data solidifies partnerships, today and tomorrow.

Every business is, first and foremost, a collection of people. Without inherently human vision, ingenuity, and expertise, there could be no corporate success.

The ELR Report showed that four in five (80%) of employees believe Legal excels at procuring vendors and services. Analyzing data via business intelligence software takes this to the next level, creating “big picture” awareness for comparison of partners — juxtaposed against each other, as well as collated with wider legal industry data — in order to establish performance evaluation standards and highlight areas requiring change. That way, Legal can initiate more honest, fact-based conversations about what it needs to strengthen collaboration, productivity, and growth moving forward.

3. Data can uncover a gold mine of revenue leakage.

Though critical for risk mitigation, contracts tend to be overwhelmingly time-consuming. According to the ELR Report, most legal respondents spend at least half their time (4 to 5 hours each day!) reviewing and managing contracts. But AI-powered contract lifecycle management (CLM) can redline a contract in under two minutes, automatically escalating issues if needed.

While only half (54%) of legal professionals say their contract processes are currently automated, by exploring all data avenues — and molding data into actionable information — Legal will find themselves with more free time to do the type of high-level, client-based, and intellectual work that matters most to businesses: extracting novel opportunities for material growth via innovation and competitive differentiation.

Legal in the spotlight

Simply put, one cannot effectively manage what one does not measure. Data might be perceived as “the new oil” in various ways, but one vast difference emerges in particular: Oil is a limited asset, whereas the more data is utilized, the more advantageous it can become.

Knowing how to harness data can elevate Legal’s value throughout the enterprise, bolstering the department’s brand image as a business partner and corporate rainmaker. Unleashing insights and actions derived from that data builds a lasting foundation, predicting paths for what lies ahead: Legal making its mark materially across every aspect of business, from topline revenue generation to bottom-line cost and operational efficiencies, with an eye firmly on the future.

Read the ELR Report to learn more about how legal professionals view their relationships with internal clients in comparison to the image enterprise employees have of their legal departments and how Legal can evolve to prove material impact and improve efficiencies across the business.

*The ELR Report is a third-party, multinational study of 4,000 enterprise employees and 500 corporate legal professionals across the United States, United Kingdom, France, and Germany intended to showcase relationship dynamics and perceived image between corporate legal teams and enterprise organizations.

The potential for legal departments to positively impact every aspect of business, from revenue growth to operational efficiency to corporate innovation, has been uncovered – and artificial intelligence (AI) and automation are proving to be Legal’s catalysts for evolution.

“Siri, remind me to make that call at 3 pm.”

“Alexa, play ‘Bohemian Rhapsody.’”

From the fingerprint and facial recognition that unlocks your phone to the live chat inquiring when your latest online order or rideshare will arrive, automation and artificial intelligence (AI) have become sidekicks in the beautiful chaos of modern life – even in legal operations.

Corporate legal departments have, historically, been a little late to the digital transformation party. However, chapter two of the Enterprise Legal Reputation (ELR) Report, a multinational study spotlighting how legal professionals perceive their interactions with internal clients, reveals that half of legal respondents voice an urgent need for modernization, deeming their technology both insufficient (47%) and outdated (46%). This technology lag is particularly prevalent in France, where nearly three in five (58%) desire an upgrade.

Some global legal departments do have a running head start integrating AI to manage contracts (51%), matter management initiatives (51%), and eBilling and spend (48%). But what is holding back the rest of Legal from evolving into a more service-minded, modernized, “work smarter, not harder” function?

According to Legal respondents, the department admittedly can be averse to change (44%). One in four respondents (25%) says they simply do not have time to learn new technology. Other obstacles include a lack of budget (39%) and the disenfranchising belief among two in three legal practitioners (67%) who feel executives are unsupportive in endorsing modernization.

But for legal departments continually expected to do more with less, modern tech can define a new era of operational and cost efficiency, especially in a macroeconomic market featuring inflationary risk, rising interest rates, and geopolitical conflict. Bringing automation to legal operations minimizes risk while boosting productivity, streamlining workflows, and freeing up time for legal teams to focus on business-critical tasks of higher value, complexity, and billability.

Legal can leverage AI and automation to help drive efficiency and material growth by:

1. Improving invoice accuracy.One of the most effective ways to manage outside counsel is to develop and maintain billing guidelines. While only 48% of ELR respondents currently utilize eBilling, an AI-powered system can simplify the billing of productive invoiceable hours and improve accuracy, flagging common errors and enforcing guidelines that might otherwise disrupt budgets – and contributing to up to 10% savings in outside counsel spend.

2. Accelerating contract workflows. About half of legal departments (54%) use automation in their contract lifecycle management (CLM), but to wildly varying degrees: 79% in Germany do, while only 31% in the United Kingdom can say the same. (The U.S. and France fall in-between, with 55% and 49%, respectively.) But that means that many legal professionals are practically being buried beneath an avalanche of contracts, on which 58% spend four to five hours or more daily. Still, it doesn’t have to be this way: AI solutions can quickly sift through thousands of contracts, uncovering risks, replacing language, and redlining them in less than two minutes – and accelerating approval by up to 70%.

3. Creating documents faster. Document drafting and analysis are a major part of any legal process. Supervised machine learning (ML), a subfield of AI that mimics controlled intelligent human decision-making, allows document automation to populate form fields of AI-assisted templates to expeditiously produce contracts, agreements, and invoices. This not only saves time dramatically – often reducing legal document drafting to less than five minutes! – but also increases precision, as AI tools are more likely to pick up questionable details humans might have missed while repeatedly reading so many pages.

4. Harnessing the power of data. Sifting through piles of data can take weeks, even months. But AI-driven tools – which can review up to 500 data points organized by relevant criteria, then extract high-quality data in just seconds, even compiling and synthesizing data in storytelling mode – can identify precedents, confirm completeness of data, and keep track of ever-changing regulations while bringing vital clarity, slashing time and spend, and finding leakages that could otherwise affect business opportunities and materiality.

The future of AI  in Legal

This is real life, of course, not a sci-fi movie. Introducing and incorporating AI into legal operations will not unleash a wave of robot lawyers. What it will do is make legal ops’ work a little easier by giving lawyers and legal professionals back their time to map key investments, foster deeper partnerships, drive forward-thinking innovation, and influence meaningful business outcomes, from topline revenue generation to bottom-line cost and operational efficiency.

The future for Legal is more than just unlocking the latest in technology. But evolving to embrace that tech will provide the modern digitalization, optimized workflows, and requisite collaboration to prove Legal’s image moment of impact is here – to transform the department’s brand image, grow the enterprise materially, and elevate the future business of law.

Read the ELR Report to learn more about how legal professionals view their relationships with internal clients in comparison to the image enterprise employees have of their legal departments.

*The ELR Report is a third-party, multinational study of 4,000 enterprise employees and 500 corporate legal professionals across the United States, United Kingdom, France, and Germany intended to showcase relationship dynamics and perceived image between corporate legal teams and enterprise organizations.