WAS LEGAL OPS TEAMS ÜBER RFPS WISSEN SOLLTEN 

Wenn Menschen Entscheidungen treffen, werden sie fast immer von nicht sichtbaren Vorurteilen beeinflusst. Und daran sind nicht wir schuld! Wenn überhaupt, dann müssen wir die Evolution dafür verantwortlich machen. Es ist nur natürlich, dass sich Menschen bei ihren Entscheidungen auf Gefühle, Erfahrungen und persönliche Ansichten verlassen. Schließlich hat diese Voreingenommenheit in der Vergangenheit oft über Leben und Tod entschieden… 

Zum Glück sind die geschäftlichen Entscheidungen, die wir heute täglich treffen müssen, meist weniger dramatisch. Dennoch sind sie ebenso von Erfahrungen geprägt, so dass wir oft dazu neigen, uns an das Bewährte zu halten. Dieser Weg erscheint oft als „die sichere Wahl“, aber er lässt keinen Raum für Verbesserungen und kann Sie manchmal sogar daran hindern, die beste oder kostengünstigste Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen. 

Angebotsanfragen (Request for Proposals oder RFPs) sind ein wirksames Instrument, um dieser potenziellen Voreingenommenheit vorzubeugen und einen datengestützten Ansatz für die Auswahl des am besten geeigneten Anbieters für Ihre Rechtsangelegenheit zu wählen. Eine standardisierte Vorlage stellt beispielsweise sicher, dass Ihre Rechtsteams sich selbst und ihren Anbietern immer wieder kritische Fragen stellen, die die Suche nach dem richtigen Anbieter unterstützen. 

Wir von Onit haben aus erster Hand erfahren, wie entscheidend die Auswahl des richtigen Anbieters für den Erfolg des Projekts ist. Daher möchten wir Ihnen hilfreiche Tipps geben, welche Merkmale Ihre Ausschreibung enthalten sollte, um Sie und Ihr Team bei der Entscheidungsfindung bestmöglich zu unterstützen und so den Weg für ein erfolgreiches Projektergebnis zu ebnen. 

PRÄZISE SEIN UND DIE RICHTIGEN FRAGEN STELLEN 

Das Wichtigste zuerst: Seien Sie bei Ihren Fragen konkret und geben Sie den Anwaltskanzleien Informationen, die ein klares Bild der Aufgabe vermitteln. Präzise Fragen sind das A und O, denn je allgemeiner Ihre Fragen sind, desto allgemeiner werden die Antworten der Kanzleien ausfallen. Natürlich wollen Sie nicht seitenweise Marketingmaterialien von Kanzleien lesen, die dazu da sind, sich möglichst positiv darzustellen, aber letztlich keine gute Entscheidungshilfe sind. Um von dem so genannten „Bauchgefühl“ und den Marketingmaterialien wegzukommen, ist es wichtig, eine Reihe von Fragen zu bestimmen, die Ihnen wirklich sagen, welche Kanzlei für das anstehende Projekt und Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Aus Sicht der Anwaltskanzleien ist es hilfreich, möglichst viele Informationen über die Rechtsangelegenheit und ggf. über Ihre Branche zu haben, um präzise Antworten formulieren und mit einem Angebot antworten zu können. Je spezifischer Ihre Fragen sind, desto wahrscheinlicher ist es, dass Sie gut vorbereitete Antworten erhalten, die Ihnen helfen, eine Rechtsberatung zu finden, die zu Ihnen und Ihrem Unternehmen passt. Planen Sie genügend Zeit für die Ausarbeitung ein, da Sie diese in der Regel im Nachhinein wieder zurückgewinnen, weil sie dem Ausschreibungsverfahren zugutekommt. 

WIE KANN BUSYLAMP EBILLING.SPACE IHNEN HELFEN, DIESEN TEIL DES PROZESSES ZU OPTIMIEREN? 

Häufig wird ein einfaches Dokument oder eine Tabellenkalkulation verwendet, um eine Reihe von Fragen zu sammeln und an die Anwaltskanzleien zu senden – man muss kein „Techie“ sein, um zu wissen, dass es heutzutage modernere und effizientere Lösungen gibt. Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space bietet zum Beispiel ein Umfragemodul, mit dem Sie die sonst zeitaufwändige Zusammenstellung der für Ihre Auswertung relevanten Antworten umgehen können. So erhalten Sie zusammengefasste, tabellarische und grafisch unterstützte Daten, mit denen Sie die Antworten sofort vergleichen können. Das RFP-Modul fragt Kanzleien gezielt nach den für Sie relevanten Informationen ab und bietet darüber hinaus spezielle Vorlagen, z.B. für Finanz- und M&A-Transaktionen. Alle Informationen in den Antworten der Anwaltskanzleien liegen somit in einem von Ihnen gewählten standardisierten Format vor und lassen sich flexibel an spätere Änderungen anpassen. 

WESENTLICHE FUNKTIONEN, DIE IHREN BESCHAFFUNGSPROZESS BESCHLEUNIGEN 

Je nach Komplexität der Rechtsangelegenheit sollten die Anwaltskanzleien bis zu drei oder vier Wochen Zeit für die Beantwortung aller Ihrer Fragen haben. Wir wissen, dass es oft dringende Fälle gibt, in denen die Anwaltskanzleien fast sofort antworten müssen – z. B. in Unternehmensangelegenheiten oder bei M&As. BusyLamp bietet eine besonders wertvolle Funktion für diese speziellen Fälle, die es den Nutzern ermöglicht, die Zeit für die Einreichung einer Antwort zu begrenzen. Darüber hinaus sparen Softwarelösungen im Allgemeinen viel Zeit im Ausschreibungsprozess, da die Antworten zu Personal, Kosten, Stunden usw. in einem einheitlichen Format eingehen, was einen einfachen und intuitiven Vergleich der erhaltenen Antworten ermöglicht. So bleibt wertvolle Zeit für andere Aufgaben, insbesondere wenn Ihr Projekt bereits sehr zeitkritisch ist. 

VERGESSEN SIE NICHT ZU VERHANDELN 

Erkundigen Sie sich bei den Anwaltskanzleien nach alternativen Kostenstrukturen und Möglichkeiten für Preisnachlässe. Verhandeln ist schließlich möglich, und in einer softwaregestützten Umgebung ist dies auch problemlos umsetzbar. Schließlich möchten Sie nicht nur einen Überblick über die Standardsätze erhalten. Wenn Anwaltskanzleien ihre Antworten nach dem ersten Angebot ergänzen oder anpassen, müssen Sie die Daten zu diesem Zeitpunkt neu zusammenstellen und die Änderungen verfolgen. Als internes Rechtsteam sollten Sie in der Lage sein, Ihre Verhandlungsergebnisse jederzeit mit Zahlen zu untermauern. Wenn eine Anwaltskanzlei ihr Angebot während des Ausschreibungsprozesses ändert, sollten Sie dies später in Ihren Berichten vermerken. Ein gutes Verhandlungsergebnis gibt Ihnen ein gutes Gefühl, aber auch hier sollten Sie klare Zahlen in der Hinterhand haben, um dies zu belegen. BusyLamp übernimmt diese Arbeit für Sie und hält fest, ob sich das Angebot während des Ausschreibungsprozesses geändert hat. So wird z. B. angezeigt, ob sich ein Stundensatz innerhalb einer Ausschreibung geändert hat (d. h. ob der Stundensatz im Vergleich zur vorherigen Antwort gesenkt wurde). 

AUFTAKT FÜR EINE ERFOLGREICHE ZUSAMMENARBEIT 

In BusyLamp ist das RFP-Modul nur der erste Schritt bei der Erstellung und Verwaltung der Rechtsangelegenheit. Nach der Befragung, Bewertung und Auswahl der Anwaltskanzlei werden die Daten aus dem RFP-Modul mit nur einem Klick auf eine Schaltfläche in einer neuen Matter mit den entsprechenden Budgeteinstellungen übernommen. Im gleichen Schritt erhält die Kanzlei eine Einladung zur Mitarbeit an der Matter in BusyLamp. Auf Wunsch ist es sogar möglich, die Rechtsangelegenheit mit unserem Freigabemodul von den zuständigen Abteilungen prüfen und das Budget genehmigen zu lassen. Softwaregestützte Ausschreibungsprozesse sind eine zeit- und ressourcenschonende Alternative zu den altmodischen und schwerfälligen manuellen Prozessen. 

Abschließend lässt sich sagen, dass ein leistungsfähiges RFP-Tool für die richtige Auswahl Ihres Anbieters unerlässlich ist. Es umgeht den Drang, auf der Grundlage von Vorurteilen zu handeln, und ermöglicht stattdessen einen datengesteuerten Ansatz. Auf diese Weise wird das Ergebnis des Gesamterfolgs des Projekts entscheidend beeinflusst. 

BusyLamp eBilling.Space wird von unseren Kunden für sein wertsteigerndes RFP-Tool geschätzt, das in den letzten Monaten kontinuierlich verbessert wurde. Wenn die richtige Entscheidung getroffen wurde, kann der gesamte Zyklus der Rechtsangelegenheit in unserer Lösung für das Legal Spend Management nachverfolgt werden. Ein Vorteil, der insbesondere in Zeiten von remote und hybriden Arbeitsmodellen sehr wichtig ist.