WIE SIE DIE AUSGABEN FÜR EXTERNE ANWÄLTE OHNE QUALITÄTSEINBUSSEN REDUZIERE 

Kostensenkungen sind für Rechtsabteilungen ein ständiges Streben und Diskussionsthema. Wie die Buchhaltung, die Personalabteilung oder das Marketing wird sie als Kostenstelle betrachtet und steht oft an vorderster Front in Sachen Budget-Kürzungen. Doch möchte man gleichzeitig natürlich seine Ziele ohne Qualitätseinbußen erreichen – was die Suche nach Möglichkeiten zur Kostensenkung schwierig macht. Zum Glück gibt es jedoch einige Werkzeuge und Strategien, die diese Bemühungen unterstützen und auch helfen, die Kosten am Ende jeder Periode und zum Zeitpunkt der Budgetierung zu bewerten. So lassen sich Ausgaben untermauern, damit Stakeholder sie als notwendig und durchdacht erkennen. 

MIT TECHNOLOGIE DIE EXTERNEN RECHTSANWALTSKOSTEN REDUZIEREN 

Eine der effektivsten Techniken zur Ausgabenkontrolle ist die Erstellung und Einhaltung eines monatlichen Budgets zusätzlich zu den individuellen Projektbudgets. eBilling-Systeme können diese Aufgabe einfacher und vorteilhafter gestalten, da sie die Eingabe detaillierterer Informationen und eine komplexere Analyse der Daten ermöglichen, ohne dass ein unverhältnismäßig hoher Zeit- und Ressourcenaufwand für die Bearbeitung erforderlich ist. 

Eine solche Software kann auch das Monitoren von Kosten und etwaige Einsparungen unterstützen, indem sie automatisch alle auftauchenden, nicht richtlinienkonformen Abrechnungen meldet. Ob es sich um eine ignorierte Obergrenze für Stunden oder Gesamtausgaben handelt, um eine unangemessene Personalbesetzung (warum erledigt ein Partner Arbeiten, die ein Associate erledigen könnte?) oder um Gebühren für Dienstleistungen und Auslagen, die nicht genehmigt oder erstattungsfähig sind – ein modernes System kann sicherstellen, dass keine unzulässigen Beträge durchrutschen. Dies ist besonders wichtig für Festhonorarvereinbarungen, wo sichergestellt sein muss, dass entsprechende Matter auch von einem erfahrenen Mitarbeiter bearbeitet werden – und nicht alles über Junior Associates läuft, was dann im Festhonorar versteckt wird. 

Die Technologien bieten außerdem einen guten Rahmen für die Definition von Erwartungen für das nächste Projekt oder den nächsten Zeitraum, sei es in Gesprächen mit demselben externen Anwalt oder einer potenziellen neuen Kanzlei. In Gesprächen zwischen dem General Counsel und einem CEO oder CFO zeigt ein gründliches Reporting Kosteneinsparungen, Ausgabentrends und Budget Soll-Ist-Vergleiche auf. Dieses Maß an Offenheit führt zu stärkeren, strategischeren Beziehungen innerhalb und außerhalb des Unternehmens. 

WER SOLLTE DIE ARBEIT MACHEN? 

Sicherlich ist einer der größten Kostenkontroll-Faktoren in einer Rechtsabteilung die Arbeitsverteilung. Welcher Mitarbeiter, welches Team oder welche Kanzlei eignet sich am besten für welche Aufgabe? Eine Matter sollte zunächst bewertet werden, um dann individuell eine Kosten-Nutzen-Entscheidung zu treffen. 

• Was auch immer nötig ist: In manchen Fällen gibt es keine Alternative zu einem hochkarätigen externen Anwalt, der über die nötige Erfahrung und Expertise verfügt, um in einer kritischen Angelegenheit die bestmögliche Unterstützung zu bieten. Ganz gleich, ob Ihr Team aus einem breiten Spektrum an Talenten oder aus Nischenspezialisten besteht, alle müssen an Bord sein. Der Schlüssel liegt also darin, im Vorfeld klare Parameter bezüglich des Umfangs und der Erwartungen festzulegen – und Unterstützungsaufgaben, soweit möglich, an kostengünstigere alternative Ressourcen zu delegieren. 
• Zweite Ebene: Nicht für alle Fälle müssen die größten Kanzleien beauftragt werden – die damit einhergehenden Kosten sind oft einfach nicht verhältnismäßig. Besonders, wenn der Fall kein „Must-Win“ für das Unternehmen ist oder es sich um eine relativ unkomplizierte Matter handelt, bei der eine bereits Einigung in Sicht ist, können auch kleinere Kanzleien ausreichen. 
• Inhouse-Option: Insourcing ist, wenn möglich und entsprechende Ressourcen vorhanden sind, eine offensichtliche Möglichkeit, die Ausgaben für externe Anwälte zu reduzieren. Die Entkopplung zur Nutzung von Technologie und internem Personal ist heutzutage üblich und die neue intelligente Art, Geschäfte zu machen. 
• Ausweitung der Inhouse-Fähigkeiten: Es kann passieren, dass das Volumen und die Konsistenz der Arbeitsanforderungen darauf hindeuten, dass die Einstellung zusätzlicher Ressourcen die kosteneffektivste Maßnahme ist. Auch diese Entscheidung kann durch eindeutige Daten, die den Bedarf an bestimmten internen Optionen für die Zukunft belegen, am besten getroffen werden – die Reporting-Funktionen von Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space liefern genau diese Daten in einer Single-Source-of-Truth. 

LEGAL TECH ALS INSTRUMENT DES QUALITÄTSMANAGEMENT 

Wenn Sie neue, kostengünstigere Anwaltskanzleien beauftragt haben, oder andere Abrechnungsregeln für Ihr bestehendes Panel eingeführt haben, muss trotzdem eine mindestens gleichbleibende Qualität der Arbeit und der Beratung gewährleistet sein. Mit Hilfe von Umfragen, in welchen Ihre Inhouse Juristen die Kanzleien bewerten, lässt sich das Preis-Leistungs-Verhältnis bewerten. Mit Hilfe von Software können Sie außerdem den Ausgang von Fällen und die Einhaltung der Billing Guidelines durch eine Kanzlei verfolgen. Oft können Sie weniger bezahlen und erhalten trotzdem ein gutes Preis-Leistungs-Verhältnis. Manchmal ist das Sprichwort „Sie bekommen, wofür Sie bezahlen“ wahr und wenn Ihnen Daten über die Kanzlei-Leistungen zur Verfügung stehen, können Sie intern argumentieren, dass Sie mehr für einen Experten ausgeben sollten, wenn nur die Besten in Frage kommen. Der Schlüssel zum Erfolg ist, nicht die Kosten um ihrer selbst willen zu reduzieren, sondern die Kosten zu kontrollieren und das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu erzielen. 

BUSYLAMP EBILLING.SPACE MACHT DIE VERWALTUNG IHRER EXTERNEN MATTER UND ANWÄLTE EINFACHER DENN JE. ÜBERZEUGEN SIE SICH SELBST UND FORDERN SIE NOCH HEUTE EINE DEMO AN. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.