Viele Kanzleien erstellen ihre Rechnungen mittlerweile in elektronischer Form und übermitteln sie über eine eBilling-Software an den Mandanten – diesen Vorgang bezeichnen wir als „echtes“ eBilling. Im Gegensatz dazu gibt es aber auch Kanzleien, die die Rechnungsdaten lediglich in ein Onlineportal eingeben und/oder eine PDF-Kopie der Rechnung hochladen. Für Kanzleien, die eBilling in vollem Umfang einsetzen, ergeben sich jedoch einige Vorteile. Unter anderem können sie Metriken verwenden, um zu beobachten, wie gut die Funktion performt.
Kanzleien haben eBilling auf unterschiedliche Weise implementiert und es gibt keine ideale Methode – der gewählte Ansatz hängt oft von der Kanzleikultur, der bevorzugten Organisation und Struktur, technischen Überlegungen, verfügbaren Ressourcen und sogar davon ab, welche Mandanten die elektronische Rechnungsstellung wünschen. Wichtig ist jedoch, dass die Kanzlei weiß, wie effizient und effektiv ihre Prozesse und Verfahren im Umgang mit diesem wichtigen Geschäftsfeld sind. Es ist klar, dass ineffiziente Prozesse zu einem Rückstau von Rechnungen führen. Auch besteht die Gefahr, dass viele Rechnungen abgelehnt werden und somit wiederholt korrigiert werden müssen. So kommt es zu Verzögerungen in verschiedenen Stadien und schließlich zu einer Beeinträchtigung des Cashflows – all das führt zu unzufriedenen Mandanten und Partnern.
Wer muss wissen, wie gut die eBilling-Funktion performt? Wer sind die interessierten Parteien? In einer Kanzlei gibt es nicht den einen „Eigentümer“ der eBilling-Software – vielmehr haben viele Geschäftsbereiche ein Interesse daran. Zu den eBilling-Interessenten gehören die Anwält:innen der Kanzlei, der Relationship-Partner, die Controller:innen, die Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung, das eBilling-Team und das Finanzsystem-Team sowie die Sachbearbeiter:innen und das Business Development-Team. Hier wird deutlich: Alle interessieren sich für die eBilling-Software – nur die Perspektiven sind verschieden.
Das Hauptziel ist, die eBilling-Funktion und ihre potenziellen Verbesserungsbereiche zu verstehen und zu erkennen, wie diese in einen Mehrwert für die Kanzlei umgewandelt werden können. Um dieses Ziel zu erreichen, sollten Sie die Antworten auf die folgenden vier Fragen finden:
Wie können wir Reports und zugehörige Monitoring-Tools entwickeln, um die eBilling-Funktion zu unterstützen und den Beteiligten nützliche Informationen zur Verfügung zu stellen?
Viele Kanzleien haben für den internen Gebrauch eine „Tracking“-Anwendung für elektronische Rechnungen entwickelt. Diese dient als Quelle von wichtigen Informationen genauso wie zur Erstellung von Statusreports über die verarbeiteten elektronischen Rechnungen. Diese Tracking-Anwendung kann auch auf Tabellenkalkulationen basieren. Sie bietet eine hohe Transparenz der verarbeiteten eBills und liefert mehrere wichtige Informationen, wie eine Analyse der abgelehnten Rechnungen, die Gründe der Abweisungen sowie die erforderlichen Korrekturen und die Verantwortlichkeiten. Die verantwortliche Person, in der Regel der eBilling-Koordinator, sollte den Tracker so schnell wie möglich, bestenfalls in Echtzeit, aktualisieren.
Das Tracker-Tool kann zusammen mit dem Rechnungsrücksendeformular, wie im nächsten Abschnitt beschrieben, verwendet werden, um den Beteiligten wichtige und strukturierte Informationen zur Verfügung zu stellen. Es gibt den Mitarbeiter:innen der Finanzabteilung, den Anwälten und Anwältinnen und dem eBilling-Team einen Überblick über den Status der eBills, während sie die verschiedenen Geschäftsbereiche durchlaufen und in das eBilling-System gelangen. Richtig eingesetzt werden diese Tools den Feedback-Prozess formalisieren und den Teams helfen, ihre Arbeitslast zu managen. Sie helfen auch bei der Priorisierung von eBilling-Anfragen und schützen das eBilling-Team davor, auf „die letzte und lauteste“ Benutzeranfrage reagieren zu müssen.
Die Zusammenfassung der Informationen aus dem Tracker kann verwendet werden, um die meisten der unten definierten Managementreports zu erheben.
Auf der grundlegenden Ebene müssen Anwält:innen wissen, ob eine bestimmte eBill erfolgreich hochgeladen wurde und ob sie vom Kunden zur Zahlung freigegeben wurde. Wenn die Rechnung abgelehnt wird, müssen sie auch den Grund kennen und wissen, wer für die erforderliche(n) Änderung(en) verantwortlich ist. Handelt es sich beispielsweise um ein rechtliches Problem, das Expertenwissen erfordert, oder kann bereits das eBilling-Team zur Lösung beitragen?
Diese Fragen können durch ein formales Online-Formular für die „Invoice Return“ gelöst werden. Ein solches Formular wird von eBill-Uploadern verwendet, um die entsprechende Person über abgelehnte Rechnungen und die erwartete Lösung zu informieren. Das Formular wird in der Kanzlei verwendet, um abgelehnte eBills formell zu erfassen. Gleichzeitig wird direkt geklärt, wohin die betroffene Rechnung zur Klärung geschickt wird und welches Ergebnis daraus resultiert. So wird der Aufwand aus Telefonanrufen, E-Mails und anderen Kontaktwegen minimiert. Zusätzlich dient das Formular für die Erstellung weiterer Reportingstatistiken über die Leistung der eBilling-Software. Entscheidend ist, dass das eBilling-Team die Statistiken aus dem eBill-Validierungsprozess versteht. Nur dann können diese zur kontinuierlichen Verbesserung der eBill genutzt werden und die damit verbundenen Datenqualität und -genauigkeit vorangetrieben werden.
Einer der Schlüsselindikatoren für die Effektivität der eBilling-Funktion ist das Verringern der abgelehnten eBill-Anzahl, welche aus dem Legal Spend Management System des Kunden über einen bestimmten Zeitraum generiert wurden. Idealerweise tendiert diese Zahl im Laufe der Zeit gegen Null. Um dieses Ziel zu erreichen, könnten Sie zum Beispiel nach bestimmten Rechnungskriterien (z. B. wöchentlich nach Kunde) aufzeichnen, wie viele eBills geladen wurden und von diesen den Prozentsatz, derer die:
Ziel ist es, den Prozentsatz der eBills, die die Validierung in jeder Stufe nicht bestehen, Stück für Stück zu reduzieren und die Verbesserungen im Laufe der Zeit zu messen. Die Ursachen der Ablehnungen werden somit untersucht und eine schnellstmögliche Reaktion kann eingeleitet werden.
Ein recht einfacher Indikator zum Messen der Effektivität ist das in Verhältnis setzten von Wert und Anzahl derer Rechnungen, die in einer Woche beim eBilling-Team eingegangen sind mit dem Wert und der Anzahl der Rechnungen, die in die Software verschiedener eBilling-Anbieter hochgeladen wurden.
Sinnvoller ist jedoch, die Analyse weiterzuführen und eine detaillierte Aufschlüsselung des eBilling-Prozesses zu erstellen. So kann beispielsweise in jedem Monat ein Reporting erstellt werden, welches die Anzahl der vom eBilling-Team erhaltenen eBills mit ihrem Geldwert sowie den prozentualen Anteil der gesamten eBills für einige (oder alle) der folgenden Kategorien anzeigt:
Andere Reportingmetriken können sich auf wichtige Highlights (z. B. fünf neue Kunden, die diesen Monat live gehen sollen), spezifische Kunden (z. B. Warum hat Kunde XYZ einen hohen Prozentsatz an Rechnungen, die auf eine Genehmigung warten?) und Aktionspunkte für die Woche (z. B. Fokus auf fehlende Zeitberichte mit diesem bestimmten Rechtsteam) konzentrieren.
Kennzahlen und KPIs können auf verschiedene Weisen dargestellt oder präsentiert werden – die richtige Art und Weisen ist abhängig von der Zielgruppe und dem erforderlichen Detailgrad. Im Allgemeinen wird das Senior Management nur eine Zusammenfassung der Daten und/oder der hervorgehobenen Problembereiche benötigen. Im Gegensatz dazu wird das Legal Ops-Team detailliertere Informationen benötigen, die ein besseres Management ihres Arbeitsaufkommens ermöglichen. Wenn möglich sollten Grafiken und Dashboards verwendet werden, denn so sind die Daten leichter verständlich – insbesondere, wenn es ums Erkennen von Trends und Veränderungen im Laufe der Zeit geht.
Wie alle Geschäftsbereiche sollte sich auch das eBilling-Team Ziele setzen, die sie bei der Verbesserung ihrer Service-Levels unterstützen. Einige der Ziele liegen nicht in der alleinigen Verantwortung des eBilling-Teams und werden den Input und die Zusammenarbeit mit den Rechts- und Revenue-Teams erfordern. Die Aufgabe des Kanzleimanagements ist dabei die Unterstützung und die Koordination, damit die Ziele von allen Business Units eingehalten werden. Einige nützliche Leistungsziele, die in Betracht gezogen werden sollten, sind:
Natürlich können auch die bereits erwähnten Reporting-Statistiken zum Tracken der Effektivität des Dienstes verwendet werden.
Neben den oben besprochenen KPI-basierten Reports gibt es noch andere Reports, die helfen, Fehler in elektronischen Rechnungen von vornherein zu minimieren. Ein Beispiel sind Audit-Reports, die für jeden einzelnen Mandanten erstellt werden. Sie prüfen, ob die benötigten Daten vorhanden sind, bevor das Projekt in Rechnung gestellt wird. Deshalb sind Prozesse nötig, die fehlerhafte eBills zur Behebung an das Unternehmen zurückzuverweisen. Ein weiterer Report, der von unschätzbarem Wert sein kann, ist die Benachrichtigung der Rechtsabteilung und des eBilling-Teams über alle neuen Matter, die eBilling erfordern. So wird sichergestellt, dass es bei der Rechnungserstellung keine Überraschungen gibt und dass alle Parteien wissen, dass eine elektronische Rechnung erforderlich ist. Im Idealfall kann das neue Team, welches das Projekt übernimmt, einen solchen Report erstellen.
Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.
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