7 ASPEKTE, DIE RECHTSABTEILUNGEN BEI DER AUSWAHL EINES MATTER MANAGEMENT-ANBIETERS BEACHTEN SOLLTEN

Dieser Artikel ist die dritte Ausgabe unserer vierteiligen Blogreihe, die sich ausführlich mit Matter Management und dessen verschiedenen Komponenten beschäftigt. Über die untenstehenden Links können Sie die ersten beiden Teile einsehen:

Teil 1 Effizientes Matter Management: Grundlagen, Komponente und digitale Transformation
Teil 2 Effizientes Matter Management: Die 7 Komponenten einer Matter Management-Plattform

Im dritten Teil fassen wir die 7 zentrale Aspekte zusammen, die Rechtsabteilungen bei der Auswahl des eines Matter Management-Anbieters beachten sollten. Der folgende Artikel bietet Ihnen einen praktischen Leitfaden zur weiteren Vorgehensweise, nachdem Sie sich für die Anschaffung einer Matter Management-Software entschieden haben.

Die Entscheidung ist getroffen! Sie wollen eine Matter Management-Lösung wie OnitX Matter Management einsetzen, um Ihre tägliche Arbeit effizienter zu gestalten, die Bearbeitung von Rechtsangelegenheiten, zugehörigen Dokumenten sowie Legal Intakes effektiver zu gestalten und die interne sowie externe Zusammenarbeit zu erleichtern – wir gratulieren Ihnen dazu! Daher ist es an der Zeit, den richtigen Partner für diese Aufgabe zu finden. Eines sei vorab verraten – Sie benötigen jemanden, die den Umfang Ihres Projekts versteht und Ihnen bei der Konfiguration sowie Integration in Ihre Rechtsabteilung tatkräftig zur Seite steht, damit Ihr Projekt ein voller Erfolg wird. n diesem praxisorientierten Leitfaden haben wir sieben Kernaspekte für Sie zusammengefasst, die Sie bei diesem Prozess berücksichtigen sollten.

1.    Ihre IT-Infrastruktur und vorhandenen Technologien spielen eine entscheidende Rolle

Zunächst sollten Sie mit Ihrer IT- und Sicherheitsabteilung besprechen, welche Anforderung die neue Applikation erfüllen sollte. Die IT-Abteilung kann Ihnen dabei helfen, wichtige Voraussetzungen, wie Systemanbietern und deren Standorten, Datenschutz, Sicherheit und Zertifizierungen zu überprüfen. Onit erfüllt mehrere globale Zertifizierungen und Regulierungs- und Compliance-Standards. Weitere Informationen dazu finden Sie hier.

Neben den technischen Aspekten, spielen auch Faktoren wie geleisteter Support und technischen Bestimmungen, wie das Lizenz- und Supportmodell, Updates und Wartung sowie Integrationen und schnelle Implementierungsmöglichkeiten eine zentrale Rolle. Unsere Datensicherheits-Checkliste unterstützt Sie dabei, die relevanten IT-Aspekte im Blick zu behalten.

Abschließend ist es wichtig, eine präzise Kalkulation der erwarteten Kosten und der Vertragsstruktur anzustellen. Denken Sie dabei an Lizenzgebühren, Onboarding-Kosten, Vertragslaufzeiten und Zahlungsbedingungen. Diese Schritte erleichtern die Auswahl eines geeigneten Anbieters und ermöglichen eine gezieltere Vorauswahl der potenziellen Anbieter.

2.    Ist der Anbieter nachhaltig und skalierbar?

Ihre Entscheidung sollte nicht nur von objektiven Tatsachen abhängen. Blicken Sie über den Tellerrand! Bei der Evaluierung von Softwareanbietern lohnt es sich, auch Kriterien wie die Unternehmenshistorie heranzuziehen. Finden Sie heraus, wie lange die Unternehmen schon in der Rechtsbranche aktiv sind und ob sie sich derzeit im Wachstum befinden oder stagnieren. Haben die anvisierten Provider ein kompetentes Team für Produktentwicklung und Kundenservice? Sind sie hinreichend groß und erfahren, um Ihre Fragen und Anliegen fachgerecht zu behandeln? Verfolgen die Anbieter eine kontinuierliche Produktentwicklung und sind sie somit bereit, gemeinsam mit Ihnen und Ihren zukünftigen Anforderungen zu wachsen? Vergewissern Sie sich, dass bestehende Kunden zufrieden sind. Kundenzufriedenheit ist die beste Garantie für Ihren Projekterfolg.

3.    Binden Sie die Mitglieder Ihrer Rechtsabteilung frühzeitig in den Auswahlprozess mit ein

Holen Sie Ihre Rechtsabteilung ins Boot, um frühzeitig die Weichen für eine hohe Nutzerakzeptanz zu stellen. Der Erfolg eines Projekts hängt maßgeblich von der Unterstützung Ihrer Kollegen ab. Dieser Aspekt sollte nicht vernachlässigt werden. Wir empfehlen Ihnen daher, ein Team aus technikaffinen Kollegen zusammenzustellen, die sich mit den Abläufen und Prozessen Ihrer Rechtsabteilung gut auskennen. Das können Anwälte, Rechtsanwaltsgehilfen, Assistenten und/oder Legal Operations-Manager sein. Weitere Informationen zur Erhöhung der Nutzerakzeptanz bei der Einführung von Rechtstechnologien finden Sie in diesem Blogartikel.

4.    Auf die richtigen Fragen kommt es an

Überlassen Sie es Ihrem Team, die Anforderungen an die neue Softwarelösung zu formulieren. Am effektivsten ist es, gemeinsam anhand konkreter Praxisbeispiele den Verbesserungsbedarf zu ermitteln. Sammeln, strukturieren und priorisieren Sie die Herausforderungen, vor denen Ihr Team steht, und identifizieren Sie mögliche Synergien. Welche Schwachstellen sind besonders bedeutsam? Welche Aspekte sind weniger kritisch? Welche Funktionen wären lediglich ‚nice to have‘? Erstellen Sie eine klare Übersicht und stellen Sie diese dem gesamten Team zur Verfügung, um von Beginn an ein einheitliches Verständnis zu schaffen. Integrieren Sie vordefinierte Schlüsselaspekte von Ihrer IT-Abteilung und sammeln Sie alle erforderlichen Informationen, um fundierte Entscheidungen treffen zu können.

Sobald die Übersicht erstellt ist, teilen Sie diese Informationen mit den potenziellen Anbietern und bitten Sie diese, zu den jeweilig aufgeführten Punkten Stellung zu nehmen. Nutzen Sie dies als Grundlage für künftige Softwarepräsentationen.

5.    Koordinieren Sie Softwarepräsentationen und arbeiten Sie stets an einem praktischen Beispiel

Der Tag ist gekommen – die ausgewählten Anbieter stehen bereit, um ihre Software zu präsentieren. Laden Sie für ein geballtes Fachwissen Ihr Team ein (der Teufel steckt im Detail…) und halten Sie Ihre Anforderungsliste bereit. Laden Sie auch einen verantwortlichen Mitarbeiter aus Ihrer IT-Abteilung ein, um eventuelle IT-bezogene Fragen direkt klären zu können.

Nutzen Sie die Chance des direkten Gesprächs und stellen Sie den Fachleuten alle Fragen, die Sie und Ihr Team haben.  Bitten Sie den Präsentierenden einen konkreten Anwendungsfall vollständig zu durchlaufen. Stellen Sie sicher, dass sämtliche Abläufe innerhalb der Applikation bearbeitet werden kann. Auf diese Weise gewinnen Sie eine realistische Einschätzung, ob die Software Ihren Anforderungen gerecht wird oder nicht.

6.    Fragen Sie nach einer Testversion

Nehmen Sie die neue Lösung genau unter die Lupe, bevor Sie sich an eine neue Software binden. Die meisten Anbieter bieten eine kostenlose Testversion an, um die Funktionen, Vorteile und die Nutzerfreundlichkeit des Systems testen zu können. Stellen Sie sicher, dass die Software über die Funktionalitäten verfügt, die Sie benötigen. Nutzen Sie diese entscheidende Phase, um die Software genauer zu evaluieren und den Anbieter noch einmal genau zu prüfen. Nur auf diese Weise können Sie den idealen Partner für Ihre Anforderungen finden.

7.    „Es gehören immer zwei dazu.“

Letztlich spielt die Beziehung zum Software-Anbieter eine entscheidende Rolle für den gemeinsamen Erfolg. Klar verständliche Kommunikation und beidseitiges Vertrauen sind dabei von wesentlicher Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass Sie eine zentrale Anlaufstelle (Single Point of Contact) für all Ihre Belange haben. Da Sie und Ihr Team bereits viel Zeit investiert haben, um Ihre Ziele und Anforderungen festzulegen, ist es nun umso wichtiger, die letzte Phase des Bewertungsprozesses sorgfältig anzugehen und den passenden Anbieter mit Bedacht auszuwählen.

Wir hoffen, dass diese Tipps Sie beim Entscheidungsprozess unterstützen. Sie möchten Näheres zu den Chancen und Herausforderungen rund um die Einführung neuer Rechtstechnologien erfahren? Gewinnen Sie einen Einblick in die Praxis mit unseren Fallstudien.

Lesen Sie Teil IV: 5 Methoden für die erfolgreiche Einführung Ihrer Matter Management-Lösung