ARGUMENTE FÜR LEGAL E-BILLING 

IN-HOUSE SOFTWARE UND LEGAL E-BILLING 

Der Einsatz von Software in den internen Rechtsabteilungen holt zunehmend die IT ein, die den Anwälten in den größeren externen Kanzleien seit einiger Zeit zur Verfügung steht. Dies gilt insbesondere für die internationalen Kanzleien mit großen Standorten in den USA oder im Vereinigten Königreich, wo seit vielen Jahren ein erheblicher Prozentsatz der Einnahmen in modernste IT-Systeme, wie Legal e-Billing, investiert wird. Zu diesen Lösungen gehören Geschäftsanwendungen wie Dokumenten-/Auftragsmanagement, Wissensmanagement, Matter Management, Litigation Support/eDiscovery, Kostentracking, Ressourcenplanung und Datenanalyse. Dies wird nun auf die neuesten Technologietrends ausgeweitet, einschließlich der Verwendung von Machine Learning und künstlicher Intelligenz (KI) in den Bereichen Dokumentenerstellung, Vertragsvergleich und Due Diligence. Die Systeme stehen Anwälten und Support-Mitarbeitern zunehmend zur Verfügung, sowohl im Büro als auch „unterwegs“ oder bei der Remote-Arbeit. 

Corporate Legal Operations wird zunehmend zu einem wichtigen Schwerpunkt, wobei die Anwendungen von Unternehmensjuristen auf effiziente und effektive Weise eingesetzt werden. Ein wichtiger Bereich ist die elektronische Rechnungsstellung (Legal e-Billing), bei der es sich nicht nur um die Bereitstellung einer Rechnung im PDF-Format handelt, sondern um eine Datei mit strukturierten Rechnungsdaten und gleichzeitig geringem Detaillierungsgrad. Aus diesen Kosten- und Ausgabendaten können Inhouse-Anwälte einen enormen Mehrwert ziehen. 

HINTERGRUND DES LEGAL E-BILLINGS 

Wie viele andere Systeme der Legal Software wurde auch e-Billing Mitte der 1990er Jahre in den USA eingeführt. Das Interesse des Vereinigten Königreichs an Legal e-Billing begann 2003, als britische Niederlassungen von US-amerikanischen Versicherungs- und Finanzunternehmen begannen, solche Funktionen von ihren regionalen Anwaltskanzleien zu verlangen. Dies führte dazu, dass US-amerikanische Anbieter von e-Billing-Lösungen Niederlassungen in UK eröffneten. In den letzten zehn Jahren wurden zahlreiche e-Billing-Projekte durchgeführt, wobei eine Reihe von Anwaltskanzleien ihren größten Kunden erfolgreich elektronische Rechnungen im Wert von mehreren Millionen Pfund pro Jahr stellen. Was die Marktdurchdringung anbelangt, so wird geschätzt, dass in den USA inzwischen bis zu 90 % der wiederkehrenden Rechtsstreitigkeiten auf elektronischem Wege abgerechnet werden. Kürzlich berichtete Tim Arvidson (Director of Accounting and Billing bei Hawkins Parnell), dass in vielen mittelgroßen US-Kanzleien etwa 70 % der jährlichen Einnahmen über elektronische Rechnungen erzielt werden. 

Im Vereinigten Königreich ist dieses Niveau zwar noch nicht erreicht, doch machen elektronische Rechnungen derzeit 15-20 % des Gesamtvolumens der von den größten Anwaltskanzleien auf dem britischen Markt ausgestellten Rechnungen aus. Da die Kunden von Legal e-Billing meist zu den größten und wichtigsten Auftraggebern dieser Kanzleien gehören, entspricht dies in der Regel etwa 25 % der Gesamteinnahmen. 

VORTEILE VON LEGAL E-BILLING 

Was also ist die Motivation von Legal e-Billing, und welchen Nutzen erwarten sich die Rechtsabteilungen der Unternehmen davon? In der Regel wurde die Einführung der e-Billing-Lösung von dem Wunsch angetrieben, die externen Rechtskosten zu kontrollieren, aber es wurden auch andere, nicht finanzielle und ungeplante Vorteile realisiert. Die älteren „traditionellen“ e-Billing-Lösungen haben einige echte Vorteile gebracht, wie z. B: 

• Übersichtlichkeit, Konsistenz und Transparenz bei der Abrechnung von Rechtsdienstleistungen 
• Einhaltung der Abrechnungsregeln der Rechtsabteilung des Unternehmens, z. B.: Wofür wird der Klient nicht zahlen? 
• Tracking der Kosten und Ausgaben für jede Matter 
• Möglichkeit von Data Analytics, die Vergleiche zwischen allen externen Rechtsdienstleistern ermöglichen 
• Kenntnis darüber, woran jede externe Anwaltskanzlei arbeitet und wer sie beauftragt hat 
• Unterstützung bei der Entscheidungsfindung, welche die beste Option für die Durchführung von Rechtsarbeit ist 
• Verbesserung der internen Prozesse der Abteilung, im Sinne von Beschleunigung der Arbeitsabläufe und Reduzierung des Papieraufkommens 

GRENZEN DES KONVENTIONELLEN E-BILLINGS 

Einige der Kritikpunkte an diesen älteren E-Billing-Systemen sind, dass sie sehr umständlich, wenn nicht gar „klobig“ sind und nicht dem aktuellen Trend in der IT-Branche entsprechen, wonach Software „keine Installation“ erfordert. Außerdem können sie nur den Stand der Dinge „im Nachhinein“ wiedergeben, d. h. die Rechnung wurde bereits erstellt und an den Kunden geschickt. Andere Nachteile, die häufig festgestellt wurden, sind, dass die e-Billing-Anbieter zu unflexibel in ihrem Ansatz sind und viele Anwaltskanzleien, vor allem diejenigen, die nicht bereits die großen Zeit- und Abrechnungssysteme nutzen, nicht in der Lage sind, LEDES-Dateien zu erstellen. E-Billing habe die Versprechen, die sowohl den Mandanten als auch den Anwaltskanzleien oft gemacht wurden, nicht erfüllt. 

MODERNE LEGAL E-BILLING LÖSUNGEN 

In den letzten Jahren sind neue Softwareanbieter auf den Markt gekommen – sowohl in den USA als auch in der EU. Interessanterweise wurden einige von ihnen, wie z.B. BusyLamp, von Anwälten gegründet, die erkannten, dass sich viele Kunden (und Kanzleien) gegen die „traditionelleren“ e-Billing-Lösungen sträubten. Diese neuen Lösungen bieten eine neue Perspektive für die Verwaltung von Rechtskosten und nutzen Werkzeuge und Techniken, die bei der Bereitstellung von IT-Dienstleistungen bahnbrechend sind. Auch wenn nicht alle Produkte über diese Funktionen verfügen, so nutzen sie doch eine Reihe von ihnen, darunter die einfache Einrichtung, den Einsatz von KI für die Rechnungsprüfung und ein hohes Maß an Zusammenarbeit, das es den Rechtsabteilungen ermöglicht, Kosten- und Ausgabendaten in der Vorabrechnungsphase einer Matter zu überprüfen. Sie bieten außerdem niedrige Betriebskosten, Integration mit anderen Anwendungen der Rechtsabteilung und Unterstützung für eine breite Palette von Geschäftsprozessen, von der Ausschreibung (Requests for Proposal oder RFP) und Budgetplanung über die Rechnungsstellung bis hin zu einer umfassenden Informationsmanagement und Reporting Möglichkeit. 

EINEN BUSINESS CASE FÜR LEGAL E-BILLING ERSTELLEN 

Die internen Abteilungen wollen zu Recht wissen, wie hoch der Return on Invest (ROI) von E-Billing-Lösungen ist und ob sie diesen messen können. (Wir haben ein ganzes Paper darüber verfasst, wie man den Business Case von Legal Spend Management erstellt.) Es gibt eine Reihe von Beispielen dafür, wie interne Abteilungen eine positive finanzielle Rendite erzielt haben. Die meisten dieser Ergebnisse ergeben sich aus verbesserten Abrechnungspraktiken wie der Vermeidung doppelter Zeiteinträge, der Beseitigung von „Blockabrechnungen“, der Sicherstellung der richtigen Ressourcennutzung und der Minimierung fehlerhafter Abrechnungssätze. Die Tatsache, dass externe Anwälte wissen, dass die Abrechnungsdaten einer genaueren Prüfung unterzogen werden, verbessert oft die Genauigkeit und sorgt für eine schnellere Zeiterfassung. 

Vieles deutet darauf hin, dass nach der Einführung einer Legal e-Billing-Lösung im Durchschnitt etwa 5-10% der Kosten des externen Anwalts eingespart werden können. Das genaue Einsparpotenzial hängt auch davon ab, wie gut der Mandant vor der Einführung eines e-Billing-Tools im Bereich Legal Spend Management aufgestellt war. Wichtig ist, dass sich aus wirtschaftlicher Sicht die Einführung eines solchen Tools immer lohnt, da die Einsparungen höher sind als die Kosten der Lösung. 

Wie bereits erwähnt, gibt es weitere nicht-finanzielle Vorteile, die sich aus der Einführung von Legal e-Billing ergeben können. Wir wissen, dass die elektronische Rechnungsstellung dazu beiträgt, engere Beziehungen zwischen Anwaltskanzleien und internen Stellen aufzubauen und diese aufzuwerten und es ermöglicht, die Treffen zwischen Mandanten und Anwaltskanzlei produktiver zu gestalten. Es ist allgemein anerkannt, dass der Zugang beider Parteien zu genaueren Abrechnungsinformationen potenzielle Konflikte verringert, der Kanzlei die Möglichkeit gibt, mehr als nur die grundlegenden Abrechnungsdaten zu liefern, und bei Diskussionen über alternative Abrechnungsmodelle hilfreich sein kann. Letztere, wie beispielsweise Modelle nach Festhonorar, Retainer oder Value Based Pricing unterstützt Legal E-Billing genauso wie die Abrechnung nach Stunden. 

E-BILLING DATENSICHERHEIT UND DATENSCHUTZ 

Käufer und Nutzer von E-Billing-Systemen müssen sicherstellen, dass der Anbieter alle Datenschutzbestimmungen versteht und einhält und eine hohe Sicherheitseinstufung für seine Datenspeicherungs- und Kommunikationsfunktionen hat. Dies ist derzeit ein heißes Thema – sowohl wegen der zunehmenden Besorgnis über Datensicherheit und Datendiebstahl als auch wegen der Datenschutz-Grundverordnung vom Mai 2018. Die DSGVO verschärft die bestehenden Verpflichtungen zur Einhaltung des Datenschutzes, einschließlich der Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU. Außerdem werden die Strafen für Verstöße gegen die Vorschriften massiv verschärft. Dieses Thema ist zu detailliert, um es hier näher zu behandeln, aber potenzielle Nutzer müssen die bevorzugten Anbieter entsprechend recherchieren. Lesen Sie hierzu unsere praktische Inhouse Legal Tech-Checkliste für Datensicherheit. 

ABSCHLIESSENDE ÜBERLEGUNGEN ZU E-BILLING PROJEKTEN 

Die erfolgreiche Einführung einer e-Billing-Lösung erfordert ein ernsthaftes Vorgehen aller Beteiligten, des internen Teams, der Anwaltskanzleien und des Lösungsanbieters – mit dem richtigen Maß an Ressourcen, die das „Buy-in“ für das Projekt ermöglichen. Es heißt, dass selbst die beste Anwendung nicht die richtigen Ergebnisse liefern kann, wenn die Mitarbeiter, die sie nutzen, nicht den entsprechenden Aufwand betreiben. (Lesen Sie die dreiteilige Serie über die erfolgreiche Implementierung eines Legal Tech-Projekts). 

Schlussendlich ist es von grundlegender Bedeutung, den richtigen Anbieter zu wählen. Wir wissen, dass die modernen E-Billing-Anbieter neue Geschäftsfelder erschließen und den etablierten Anbietern Kunden abwerben – am Ende müssen die Kunden entscheiden, welche E-Billing-Lösung die beste Mischung aus Benutzerfreundlichkeit, Service, IT-Sicherheit, Projekterfahrung und Preis bis HEUTE bietet. Dabei ist es auch wichtig, mit bestehenden Kunden zu sprechen und sich nicht nur auf die Aussagen des jeweiligen Verkäufers zu verlassen.  

Überzeugen Sie sich selbst und fragen Sie noch heute eine Demo an. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.