E-BILLING VORTEILE: STÄRKUNG VON ANWALTSKANZLEI-KUNDEN-BEZIEHUNGEN

VORTEILE VON E-BILLING 

Bisher lag der Fokus der elektronischen Rechnungsstellung (E-Billing) hauptsächlich auf der Verwaltung der Rechtskosten (Legal Spend Management), der Ermittlung potenzieller Kosteneinsparungen sowie der Möglichkeit für Inhouse-Juristen, die Effizienz ihrer externen Berater zu bewerten. Dadurch bleiben die weniger offensichtlichen Vorteile, die aus einer erfolgreichen E-Billing-Implementierung resultieren, mitunter unentdeckt – doch sie sind real und können messbar gemacht werden. 

Die Vorzüge des E-Billings für Kunden sind vielfältig: Dazu zählen die Minimierung von fehlerhaft verbuchten Kosten, die Sicherstellung der Einhaltung von Abrechnungsrichtlinien (Billing Guidelines) sowie die Transparenz bezüglich der Seniorität und der zugehörigen Abrechnungssätze der Anwälte, die an einem Fall arbeiten. Einige Kunden setzen ihre Abrechnungsregeln äußerst konsequent um. Dank E-Billing lässt sich die Einhaltung der Billing Guidelines automatisieren, was zu einer effizienteren und fehlerfreien Anwendung im Vergleich zu rein papierbasierten Rechnungen führt. Obwohl E-Billing in den USA weit verbreitet ist, ist auch in Großbritannien und Kontinentaleuropa eine zunehmende Tendenz erkennbar, strenge Maßstäbe hinsichtlich dessen anzulegen, was auf Rechnungen für juristische Dienstleistungen aufgeführt werden darf und was nicht. 

Gängige Billing Guidelines schreiben vor, dass externe Berater bestimmte Aktivitäten wie Telekommunikationsgebühren, Verwaltungsaufwand und Online-Recherche nicht in Rechnung stellen dürfen. Weitere Beispiele für Abrechnungsrichtlinien sind: 

• Die Kanzleien sollten angemessene Ressourcen für spezifische Aufgaben einsetzen. Beispielsweise sollten Partner nicht für Aufgaben mit eher geringerer Seniorität veranschlagt werden. 
• Kunden zahlen nur für Reisezeiten, die produktiv genutzt wurden, d.h. wenn der Anwalt während der Reise tatsächlich gearbeitet hat. 
• Kunden können festlegen, dass nur ein externer Anwalt der Kanzlei an bestimmten Arten von Meetings teilnimmt, und haben die Möglichkeit, dies zu überprüfen. 
• Verschiedene Aufgaben sollten nicht in einem Pauschalbetrag abgerechnet werden, und vage Zeitangaben sollten vermieden werden. 

Laden Sie sich unseren praktischen Leitfaden „Getting Started With Billing Guidelines“ herunter, um weitere Beispiele und Tipps zu erhalten. 

INDIREKTEN VORTEILE VON E-BILLING IN DER ANWALTSKANZLEI-KUNDEN BEZIEHUNG 

E-Billing birgt zusätzliche indirekte Vorteile in sich. Diese umfassen die Förderung engerer Arbeitsbeziehungen zwischen Kunden und ihren externen Beratern sowie die Gelegenheit, langfristig für beide Seiten positive Bindungen zu schaffen. Hier einige Beispiele:  

• Anwaltskanzleien haben die Möglichkeit, dem Kunden Zugang zu internen Daten zu gewähren, die dem Kunden normalerweise nicht zur Verfügung stehen. Hierzu zählen beispielsweise nicht abgerechnete Zeiten, nicht in Rechnung gestellte Leistungen für den Kunden sowie abgeschriebene Posten. Die Kanzleien können auch die abgerechneten Zeiten gemäß den individuellen Arbeitsaufschlüsselungs- und Kostencodes des Kunden kategorisieren, wodurch der Informationsgehalt der E-Rechnung für den Kunden optimiert wird. Dies führt insgesamt dazu, dass sowohl der Kanzlei als auch dem Kunden umfassendere Informationen zu jeder Matter zur Verfügung stehen. Dies wiederum hat nachweislich eine Steigerung der Qualität der Diskussionen zur Folge. 
• Rechtsanwaltskanzleien sollten E-Billing als eine Form des Marketings und einen zusätzlichen Service betrachten, den sie sowohl neuen als auch bestehenden Kunden anbieten können. Viele Kanzleien verfügen über umfangreiche Erfahrung im Bereich E-Billing und können daher nicht nur bei Fragen zum Thema beraten, sondern auch dabei unterstützen, Abrechnungsdaten optimal auf die individuellen Bedürfnisse der Kunden abzustimmen. Heutzutage erwarten potenzielle Kunden von Kanzleien, dass diese mit E-Billing vertraut sind und nachweisen können, dass sie diesen Service zur Verfügung stellen können. 

• Die Anwendung von E-Billing kann einen neuen Dialog zwischen Kanzlei und Kunde bezüglich der Preisgestaltung von juristischer Arbeit und der Nutzung flexiblerer Kostenmodelle eröffnen. Ein Beispiel dafür ist, wenn ein Teil einer Matter auf der Basis von Zeitabrechnung erfolgt und ein anderer Teil über Pauschalpreise abgerechnet wird. Diese Form der Kostenaufschlüsselung kann nur dann effektiv umgesetzt werden, wenn beide Parteien mit der erbrachten Arbeit und dem Zeitpunkt oder der Phase der Transaktion übereinstimmen. E-Billing stellt die alleinige Möglichkeit dar, diese Art der Arbeitsaufschlüsselung zu quantifizieren und für beide Parteien sichtbar zu gestalten. 
• Last but not least zeigen mehrere Studien, dass die Verwendung von E-Billing-Software zu einer schnelleren Bezahlung der Anwaltsrechnungen führt. Die Verwendung von E-Billing-Tools reduziert den manuellen Arbeitsaufwand des Kunden für die Rechnungsvalidierung erheblich, sodass die Rechnungsgenehmigung und letztendlich die Bezahlung der Rechnungen schneller erfolgen können. 

Die vorgestellten Punkte verdeutlichen die vielfältigen Vorteile, die der Einsatz von E-Billing-Software für die Arbeitsbeziehung zwischen Rechtsanwaltskanzleien und ihren Mandanten bieten kann. Diese Verbindung basiert auf Transparenz und erfordert eine aktive Vermeidung von Informationsasymmetrien. Dies bezieht sich nicht nur auf den Inhalt des jeweiligen Rechtsfalls, in dem die Kanzlei den Kunden berät, sondern auch auf die damit verbundenen Kosten. 

Moderne E-Billing-Anbieter wie Onit haben sich dazu verpflichtet, die Nutzung von E-Billing zu einem nahtlosen Prozess sowohl für den Kunden als auch für die Kanzleien zu machen. Die Legal Spend Management Lösung BusyLamp eBilling.Space zielt darauf ab, die Zusammenarbeit mit externen Kanzleien zu optimieren. Rechtsabteilungen sind oft besorgt über steigende Beratungskosten und die Notwendigkeit einer strukturierten Kommunikation mit externen Kanzleien, insbesondere im Zusammenhang mit Rechnungsstellung und Abrechnung. Genau hier setzen wir an und bieten Lösungen an, um die Ausgaben für externe Rechtsberatung zu reduzieren und die partnerschaftliche Zusammenarbeit zu stärken. Kontaktieren Sie uns noch heute für eine Demo und erfahren Sie mehr.