EBILLING OPERATING PROCEDURES: PRE-FLIGHT-CHECKLIST FÜR KANZLEIEN 

In der Luftfahrt versteht man unter der Pre-Flight-Checkliste eine Liste mit wichtigen Aufgaben, die vom Piloten und der Flugzeugbesatzung vor dem Start durchgeführt werden müssen. Sie soll die Flugsicherheit gewähren, indem sichergestellt wird, dass keine wichtigen Checks vergessen werden. Eine häufige Ursache von Flugunfällen ist beispielsweise, dass der Pre-Flight-Check nicht korrekt anhand der Liste durchgeführt wurde. 

Natürlich ist ein eBilling-System nicht annähernd so kritisch wie die Flugsicherheit. Trotzdem haben bereits einige Kanzleien das Prinzip der „Pre-Flight-Checks“ ebenfalls eingeführt. So werden elektronischen Rechnungen, bevor sie an ein Legal Spend Management- oder eBilling-System wie BusyLamp eBilling.Space übermittelt werden, anhand einer Liste geprüft. Ziel ist es, offensichtliche Fehler auf der elektronischen Rechnung zu korrigieren und somit den Prozentsatz der Rechnungen zu reduzieren, die in der ersten Stufe des Validierungsprozesses abgelehnt werden. Der positive Aspekt dabei ist klar: Die Rechnungen werden schneller vom Kunden akzeptiert und bezahlt. Mit der Zeit können häufige Fehler identifiziert und die Prozesse in der Kanzlei genauer und effizienter gestaltet werden. So lässt sich auch die Kundenzufriedenheit verbessern, da Inhouse-Kunden nur noch konforme Rechnungen erhalten. 

Ein nützliches Werkzeug zur Unterstützung solcher Pre-Flight-Checks ist ein eBilling Operating-Procedures-Dokument (eBilling OP). In der Regel gibt es ein solches Dokument für jeden Mandanten, der elektronische Rechnungen erstellt. Es enthält nicht nur die wichtigsten Validierungsregeln für jede elektronische Rechnung, sondern auch die allgemeinen Richtlinien und Protokolle für die Arbeit mit diesem speziellen Mandanten und der eBilling-Software. 

Solche Dokumente werden in Kanzleien immer häufiger verwendet. „Standard Operating Procedure“-Dokumente für die Rechnungsstellung sind in Finanz- und Regierungsorganisationen weithin vorgeschrieben. Viele Kanzleien haben diese Idee übernommen und sie speziell auf Legal eBilling angepasst. Mit der Zunahme der Unternehmensberater, die in eine Legal eBilling-Software investieren, steigt auch die Anzahl der Mandanten, die auf diese Weise abgerechnet werden müssen. Gleichzeitig wird so der Umfang und die Vielfalt der Billing Guidelines erhöht. Mit Hilfe von Operating Procedures-Dokumenten können diese jedoch leicht abgerufen werden. Die Dokumente helfen also dabei, „einfache Fehler“ zu vermeiden. 

In diesem Blog-Beitrag erkläre ich, Bryan King, wie Sie Ihr eBilling OP-Dokument erstellen und pflegen. Außerdem gebe ich Beispiele für die Durchführung von Pre-Flight-Checks und zeige, wie Sie am besten mit Abrechnungsfehlern umgehen. 

DOKUMENTATION DER EBILLING OPERATING PROCEDURES  

Viele Kanzleien haben entweder bereits eBilling-OPs für jeden eBilling-Mandanten und/oder für jedes generische eBilling-Tool geschrieben oder sind aktuell dabei, solche zu entwickeln. Um den maximalen Nutzen aus dieser Übung zu ziehen, benötigen Sie eine konsistente Vorlage, anhand derer Sie alle eBilling OPs schreiben können. Ihre eBilling-OPs sollten folgende Überlegungen enthalten: 

• Den gesamten eBilling-Prozessablauf des Kunden und den Projektumfang 
• Fristen für eine gültige Rechnungsstellung, z. B. innerhalb von xx Tagen nach Erledigung der Arbeit 
• Wie können WIP- und Rechnungsdaten eingereicht werden? 
• Wie können alternative Honorarvereinbarungen verwendet/abgerechnet werden? 
• Welche Datenvalidierungsregeln gelten? 
• Wie werden strittige Rechnungen/Zeiteinträge behandelt? 
• Wie ist der Eskalationsprozess für die Korrektur von Beanstandungen innerhalb der Kanzlei? 
• Wann werden die gültigen Rechnungen bezahlt? 
• Welche Spesen/Tätigkeiten können nicht anerkannt werden? 
• Welche UTBMS-Codes werden benötigt? 
• Wie können ungültige Daten geändert/neu eingereicht werden? 
• Sind irgendwelche gesetzlichen/regulatorischen Erklärungen erforderlich? 
• Sind irgendwelche Budgets vorgegeben/wie wird damit umgegangen? 
• Wer ist der Ansprechpartner beim Kunden für Rückfragen? 

Die OPs können auch jene Protokolle bzw. Richtlinien enthalten, die zwar nicht auf eBilling bezogenen sind, aber die Geschäftsbeziehung zwischen Mandant und Anwaltskanzlei regeln. Diese können somit leicht bearbeitet werden, wenn der Zugriff auf sensible Daten eingeschränkt werden soll. 

PRE-FLIGHT-CHECKLISTE: VALIDIERUNG VON ELEKTRONISCHEN RECHNUNGEN 

Zusätzlich zu den oben erwähnten Richtlinien muss Ihr Operating Procedure Dokument die Checkliste der Validierungskriterien enthalten, um unnötige Rechnungsablehnungen zu vermeiden. Diese decken ganz grundlegende eBilling-Kriterien für häufige und vermeidbare Versäumnisse ab. Wenn Sie sich die Zeit nehmen, diese vorab zu überprüfen, sparen Sie auf lange Sicht viel Zeit. Einige Validierungsprüfungen, die typischerweise in der Pre-Flight-Checkliste enthalten sind, umfassen die Fragen: 

• Sind die Stundensätze korrekt und wie vereinbart? 
• Sind die Timekeeper gültig (und falls erforderlich vorab genehmigt)? 
• Wird die Zeit innerhalb der vereinbarten Fristen abgerechnet? 
• Gibt es Nachweise für eine Blockabrechnung? 
• Sind die Beschreibungen eindeutig? Ist eine Mindestanzahl von Wörtern erforderlich? 
• Gibt es, falls erforderlich, UTBMS-Codes für Aufgaben/Tätigkeiten/Aufwendungen? 
• Gibt es unzulässige Ausgaben (z. B. Online-Recherche, Reisen vor Ort), Aktivitäten (z. B. Akteneinsicht) oder Timekeeper-Klassifizierungen (z. B. Praktikant oder Trainee) auf der elektronischen Rechnung? 
• Gibt es diesbezüglich irgendwelche Budgets oder Obergrenzen? Sind wir mit dieser Rechnung noch innerhalb dieser Grenzen? 

Vorbehaltlich einiger weniger Ausnahmen können die meisten der in diesem Stadium erkannten Fehler leicht korrigiert werden. Viele Fehler können direkt vom eBilling-Team behoben werden, wie z.B. fehlende Timekeeper oder falsche Honorare. Andere, schwerwiegendere Fehler, wie fehlende Aktivitätscodes, ungenaue Beschreibungen, Blockfakturierungsprobleme, Steuerfehler oder andere Verstöße gegen die Fakturierungsrichtlinien, müssen entweder an die Revenue Controller oder das Rechtsteam der Kanzlei weitergeleitet werden. Dies kann unweigerlich zu einer Verzögerung bei der Einreichung der e-Rechnung führen. Doch die Rechnung würde in diesem Fall vom Kunden ohnehin abgelehnt werden. Es ist also immer noch schneller, wenn der Fehler vor der Rechnungseinreichung auffällt. 

Unabhängig von der Art des Fehlers sollten diese dokumentiert und die Lösung an das Rechtsteam kommuniziert werden. Das hilft Ihrer Kanzlei, häufige Fehler zu identifizieren und die Abrechnungsgenauigkeit (und damit die Effizienz der Prozesse) in Zukunft zu verbessern. 

Viele Kanzleien haben zusätzliche Prozesse bei der Eröffnung einer Matter implementiert und kennzeichnen elektronische Rechnungen oder setzen eine Markierung in ihrem Zeit- und Abrechnungssystem, die anzeigt, dass die Matter elektronisch abgerechnet werden muss. Dies löst eine Benachrichtigung an den Partner der Matter und den eBilling-Koordinator aus. In dieser wird mitgeteilt, dass wichtige Daten eingetragen werden müssen, damit die Matter abgerechnet wird. Das eBilling-Team der Kanzlei kann dann Prüfungsreports für jeden einzelnen Mandanten erstellen und anhand diesen überprüfen, ob die benötigten Daten vorhanden sind, bevor das Projekt in Rechnung gestellt wird. (Wie bereits erwähnt, sollten Sie über Prozesse verfügen, um viele dieser Probleme zur Lösung an das Unternehmen zurückzuverweisen.) 

SAMMELN VON KUNDENANFORDERUNGEN FÜR DIE DOKUMENTATION DER EBILLING OPERATING PROCEDURES  

Nun, da Sie die Vorlage für die Erstellung Ihres Operating Procedures Dokuments haben, fragen Sie sich vielleicht, wie Sie die Anforderungen des Kunden an die elektronische Rechnungsstellung überhaupt ermitteln können. Im Idealfall hat Ihnen der Inhouse Mandant ein von beiden Parteien unterzeichnetes Dokument mit Billing Guidelines zur Verfügung gestellt. Daraus erstellen Sie dann eine „Mandanten-Matrix“, die die Daten- und Abrechnungsanforderungen des Mandanten, die Datenanforderungen Ihrer Kanzlei sowie eventuelle Verwaltungs- und spezielle Installationsrichtlinien enthält. Um all diese Anforderungen zu zentralisieren, sollten Sie die Richtlinien für die Mandantenabrechnung und andere spezifische Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung in die Dokumentation des eBilling OP aufnehmen. So sind sie für die relevanten Parteien sichtbar und können sowohl vom Rechtsteam als auch von der eBilling-/Finanzabteilung der Kanzlei eingehalten werden. 

Die Mandantenmatrix besteht in erster Linie aus einer Reihe von Aufgaben samt Fristen. Die Hauptabschnitte sind: 

• Einrichtung eines neuen Kunden: Enthält die Kundennummer, Details zum Provider der eBilling-Software, Rechnungsformat, Kontaktdaten, Timekeeper-Typen und -Instanzen im Anwendungsbereich. 
• Checkliste für die Implementierung eines neuen Mandanten: Enthält UTBMS-Codes, Details zu Rechnungsvorlagen, Login- und Passwortdetails, Validierungslisten, Ausgabencodes, Testanforderungen und Go-Live-Daten. 
• Einrichten des Portals: Umfasst die Einrichtung von Mandanten- und Kanzleidaten, Benutzer:innen, Tarifen und Timekeeper sowie Reportingmetriken. 

Die Informationen aus dieser Checkliste werden mit Querverweisen versehen und in die eBilling-OPs aufgenommen. Durch das Ausfüllen der Checkliste werden weitere Aufgaben hervorgehoben, die für einen bestimmten Kunden erledigt werden müssen, wie beispielsweise: 

• Ist eine Timekeeperzuordnung erforderlich? – Erfolgt typischerweise vom System der Anwaltskanzlei zur Timekeeperklassifizierung des Mandanten 
• Werden irgendwelche Datenexporte benötigt? – z. B. bestehende offene Matter, Timekeeper-Uploads und vereinbarte Stundensätze 
• Mitteilungen an das Team – obligatorische Aufgaben/Tätigkeitscodes/Narrative 
• Mandantenarbeitstypen, wird eine PO-Nummer benötigt? 

Neben den OPs führt der kanzleieigne eBilling-Beauftragte auch die Checkliste zur Datenerfassung. Obwohl sich die Hauptabschnitte auf neue Mandanten beziehen, sollte die Mandantenmatrix aktualisiert werden, wenn sich die Billing Guidelines oder andere Verfahren des Mandanten ändern. 

OPERATING PROCEDURES ERLEICHTERN EBILLING 

Es gibt nicht „den einen Weg“ für die eBilling-Nutzung – vielmehr unterscheiden sich die Vorgehensweisen von Kanzlei zu Kanzlei. Einen wesentlichen Unterschied macht die Frage, ob eBilling zentralisiert oder dezentralisiert ist und welche Konsequenzen der jeweilige Ansatz mit sich bringt. Eine wichtige Grundvoraussetzung für ein erfolgreiches eBilling ist jedoch die Einführung eines Spezialistenteams. Dieses ist im Wesentlichen für das erfolgreiche Hochladen von elektronischen Rechnungsdateien auf das eBilling-Portal verantwortlich. Ein Legal eBilling-Team kann sowohl inhouse als auch extern bestehen. Wichtig ist, dass es über klare Operating Procedures für jeden Kunden verfügt, in welchen alle Ergebnisse und Optionen dokumentiert sind und ein eindeutiger Eskalationspfad für alle ungelösten Rückfragen beschrieben ist. Das Team benötigt auch ein allgemeines Supportmodell, das andere, nicht kundenspezifische Szenarien abdeckt. Offensichtlich ist diese Ebene des dokumentierten Supports wichtiger, wenn das Team extern oder anderweitig dezentral arbeitet. 

Der Umfang von eBilling ändert sich ständig und ist weit entfernt von dem ursprünglichen Konzept: elektronische Rechnungen in ein Portal zu laden, die Ablehnungen zu bearbeiten, Probleme zu lösen und die Rechnungen zu akzeptieren. Heute umfasst das System weitaus mehr: Budgets für Matter werden individuell hinterlegt und es liegt in der Verantwortung der Kanzlei, diese zu pflegen und die Einhaltung sicherzustellen. 

In jüngster Zeit haben wir erlebt, dass Mandanten „Mehrwert“-Anforderungen gestellt haben, wie das Hinzufügen von Daten, die nur für den Mandanten bestimmt sind (z.B. ihre eigenen Arbeitstypen) oder das nicht berechnete Zeit und WIPs in das eBilling-Portal hochgeladen werden. Je mehr Legal Spend Management Systeme „jenseits von eBilling“ eingeführt werden, desto größer wird auch die Zahl solcher Anfragen. Diese Anfragen helfen Inhouse-Kunden dabei, ihre Mandats-Budgets und juristischen Ausgaben besser zu verstehen. Ihr wichtigster Partner bei der Zielerreichung sind dabei stehts die eigenen Kanzleien. Für diese gilt: Durch den zusätzlichen Service kommt Komplexität, was die Notwendigkeit einer klaren eBilling-Dokumentation noch wichtiger macht. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.