KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS), DIE IHRE RECHTSABTEILUNG KENNEN SOLLTE 

In der heutigen Geschäftswelt – in der die Analytik eine wichtige Rolle für das Performance-Management und die strategische Verteilung von Ressourcen spielt – lautet die Frage nicht ob, sondern wann, wie und warum Key Performance Indicators (KPIs) in Rechtsabteilungen eingeführt werden sollten. 

Manche mögen sagen, dass die beste Antwort auf „Wann?“ spätestens „Gestern!“ lautete. Doch sollte man in Sachen KPI-Einführung nichts überstützen. Zunächst sollte sorgfältig geprüft werden, welches Ziel man letztendlich erreichen möchte, welche Aktivitäten und Messgrößen es zu monitoren gilt und wie sich allein der Prozess der Datenerfassung und -analyse auf die interne Performance auswirken könnte. 

Die richtigen KPIs für Inhouse-Rechtsabteilungen unterscheiden sich dabei von denen, die sich für die Leistungsmessung von externen Anwält:innen am besten eignen. Daher auch der Titel dieses Artikels: Wir werden uns KPIs ansehen, die von Rechtsabteilungen in Betracht gezogen werden sollten. Nicht alle KPIs werden Sie auch tatsächlich implementieren müssen, eine individuelle Abwägung sollte daher vorgenommen werden. 

KOSTEN UND KOSTENEFFIZIENZ:  

Vorbei sind die Zeiten, in denen Kanzlei-Rechnungen nur die kryptische Erklärung „Für erbrachte Leistungen“ enthielten – zu mindestens sollten sie es. Als Teil des Legal Spend Managements ist besonders das Ausgabentracking entscheidend. Durch hochentwickelte eBilling-Software ist es heute einfacher denn je, detaillierte und auf Ihre Bedürfnisse zugeschnittene Reports zu sammeln und auszuwerten. 

DIE WICHTIGSTEN KPIS FÜR RECHTSABTEILUNGEN SIND: 

• Gesamtausgaben für Dienstleistungen (sowohl interne als auch externe) 
• Legal Spend als Prozentsatz am Gesamtumsatz 
• Differenz von Budget und tatsächlichen Ausgaben (z.B. Prozentsatz, der innerhalb des Budgets lag) 
• Externe Ausgaben im Vergleich zu internen 
• Interne Anwälte im Verhältnis zum Umsatz 
• Kosten pro Matter 
• Kosten pro Anwalt 
• Ausgaben mit eBilling-Software im Vergleich zu Ausgaben ohne 

PROZESS, PROZESSEFFIZIENZ UND PRODUKTIVITÄT:  

Entspricht die Performance durchgängig den Erwartungen in Bezug auf Personalbesetzung, Fallarbeit und Zeitaufwand? Relevante Daten in diesem Bereich umfassen: 

• Prozentsatz der erfolgreich gelösten/abgeschlossenen Fälle 
• Matter pro Anwalt und/oder pro Paralegal 
• Interne Personalbesetzung oder externe Abrechnung von Paralegals an Anwälte 
• Verschiedene Matter-Arten und welche Abteilung die Matter bearbeitet hat 
• Zeit- und Kostenaufwand für Matter im Vergleich zu administrativen Aufgaben 
• Bearbeitete Matter im Verhältnis zum Umsatz 
• Anzahl der beauftragten Anwälte im Vergleich zu festangestellten Mitarbeitern 
• Zeit für die Rechnungsbearbeitung und -zahlung 
• Einhaltung von Fristen 

ZYKLUSDAUER:  

Dienstleistungen sollten möglichst fristgerecht erbracht werden. Durch das Beobachten dieser Kennzahl können Leistungsverschiebungen und Trends erkannt und die Ursachen untersucht werden. Hier könnten Sie monitoren: 

• Zeit pro Rechtsstreit 
• Zeit bis zur Verhandlung 
• Zeit pro nicht-prozessualer Matter 
• Reaktionszeit auf E-Mails und sonstigen Anfragen 

KUNDENZUFRIEDENHEIT:  

Diese wird durch Umfragen unter Stakeholdern und Kunden ermittelt. Dabei werden auch andere Abteilungen befragt, die mit der Rechtsabteilung interagieren. Metriken sollten umfassen: 

• Zufriedenheitsgrad (z.B. auf einer Skala von 1 bis 5) 
• Anzahl der eingereichten Beschwerden 
• Gegenstand der Beschwerden (um Trends aufzuzeigen) 
• Liefern die Kanzleien die versprochenen Leistungen (Secondees, Schulungen) 

Der KPI-Prozess setzt sich aus 3 Action-Points zusammen: dem Benennen von kritischen Bereichen, dem Festlegen einer Messmethode und dem zu erwartenden Leistungsniveau. Diese Entscheidungen müssen in Abstimmung mit der Unternehmensleitung und anderen Abteilungen getroffen werden. Nur so kann sichergestellt werden, dass sie mit der allgemeinen strategischen Vision des Unternehmens und den spezifischen Strategien der Geschäftsbereiche übereinstimmen. KPIs sollten klar formuliert, messbar und erreichbar sein und gegen vergleichbare Benchmarks validiert werden, um im Anschluss effektiv an alle betroffenen Parteien kommuniziert zu werden. 

Es muss eine genaue Datenerfassung, Messung und Analyse folgen. Noch bevor die KPIs selbst festgelegt werden, müssen deshalb Systeme vorhanden sein, die die Durchführung dieser Schritte ermöglichen. Das Festlegen und Messen von KPIs ist natürlich nur die Hälfte des Prozesses. Noch wichtiger ist es, die Daten auszuwerten und so festzustellen, ob und welche Maßnahmen ergriffen werden müssen, um die aktuelle Situation zu verbessern. Gegebenenfalls könnte eine Auswertung auch zeigen, dass die Systeme gut funktionieren oder sogar darauf hinweisen, dass eine angemessene Belohnung oder Anerkennung gerechtfertigt ist. 

Information ist Macht. Das Implementieren und Umsetzen intelligenter, klar definierter KPIs kann Anreize für bessere Leistungen schaffen – insbesondere, wenn z.B. Honorare oder Boni in Gefahr sind. Zudem können sie erheblich zur Ausgabensteuerung und -senkung der Rechtsberatung beitragen. Auch das Überprüfen von aktuellen Leistungskennzahlen und Prozessen in Vorbereitung auf die Einführung von KPIs kann sich lohnen. Beginnen Sie damit noch heute. 

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KEY PERFORMANCE INDICATORS (KPIS) IN RECHTSABTEILUNGEN