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BLOG-BEITRAG VON ANASTASIA HUFEN, INHOUSE COUNSEL, LANDESBANK HESSEN-THÜRINGEN GIROZENTRALE 

Einatmen. Ausatmen. Ich atme die Aprilluft ein, voller Zuversicht und dem verlockenden Nervenkitzel des Frühlings. Nun, zurück an meinem Schreibtisch nach einem langen sonnigen Wochenende, konnte ich nicht anders als mich zu fragen: Wie kann ich den Nervenkitzel bei meinem täglichen Arbeitspensum beibehalten? Ganz einfach: Ich spreche von Zeitmanagement. Ich habe gerade meine ersten Schritte mit BusyLamps eBilling.Space, der Legal Spend Management-Lösung von Onit, als Juristin in einer mittelgroßen deutschen Bank gemacht und – das kann ich gerne bestätigen – das Tool ist großartig! 

Meine Lieblingsfunktionen, die mein persönliches Zeitmanagement unterstützen, sind der praktische und einfache Implementierungsprozess, die Kompatibilität mit meinen bestehenden Lösungen und Tools, die Belastbarkeit in Bezug auf das Change Management und die Vorteile in Bezug auf das Spend Management für interne Projekte. Und sonst? Das Endergebnis ist ein schickes Legal Spend Management-System, das einem dynamischen, kostenbewussten Unternehmensbereich hilft, effizienter mit externen Rechtsberatern zusammenzuarbeiten. 

Aber lassen Sie mich etwas genauer auf die Details eingehen: Zunächst die technische Seite: Da es sich um eine eigenständige Anwendung handelt, ist das Tool einfach zu implementieren, vergleichbar mit den Apps, die Sie auf Ihren mobilen Geräten kennen; sobald der Konfigurationsprozess durch den Anbieter abgeschlossen ist, müssen Sie sich nur noch einloggen und mit der Arbeit beginnen. Daraus resultiert eine hohe Akzeptanz bei Anwendern wie mir, die der Meinung sind, dass die Digitalisierung mein reales Leben erleichtern soll, anstatt es zu erschweren. Meiner Erfahrung nach ist der Konfigurationsprozess bei BusyLamp so einfach, wie man es sich nur vorstellen kann: Man liefert die Listen der Kontakte, die aufgenommen werden sollen, zusammen mit den Abrechnungsregeln, die man anwenden möchte und im Gegenzug liefert BusyLamp sein Tool. Übrigens entscheiden Sie selbst über den Grad der Anpassung und Integration mit anderen Tools: Es handelt sich entweder um eine fertige oder vollständig maßgeschneiderte Lösung für die Implementierung Ihres legal eBillings, beginnend mit der Beauftragung eines externen Beraters und endend mit der Bezahlung durch die Buchhaltung. Jede beliebige Verarbeitung kann abgebildet werden, einschließlich aller notwendigen Einschränkungen und Anforderungen. Die grundsätzliche Herausforderung besteht also darin, sicherzustellen, dass Sie Ihre Prozesse kennen und wissen, welche Art von Tool Sie benötigen. 

Zweitens: Sobald Sie bereit sind, live zu gehen, sitzen Sie auf dem Fahrersitz und heben Ihre Geschäftsbeziehungen auf die nächste Stufe der Professionalität und Transparenz. Das liegt daran, dass Sie auf der Grundlage der Billing Guidelines und der von Ihnen zuvor definierten Richtlinien direkt mit Ihrem Praxispartner im System zusammenarbeiten. Meine aktuelle Erfahrung zeigt, dass ein Ergebnis der verbesserten Mandanten-Kanzlei-Beziehung die akute Objektivität ist: Da Sie über die Kosten informiert sind – während des gesamten Prozesses, zu jeder Zeit und so detailliert, wie Sie es wünschen – ist der Effekt eine verbesserte Zusammenarbeit und Transparenz in Bezug auf Kontakte, Verbindungen, Interaktionen und Kosten. 

Außerdem können die Vorteile von organisierten eBilling-Unterlagen gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Durch den Einsatz des Tools entfallen – sofern Sie nicht im Einzelfall aus welchen Gründen auch immer Ausnahmen machen wollen – unnötige Verhandlungen über die gesamte Laufzeit des Projektes. Das System bietet Ihnen eine vollautomatische Rechnungsbearbeitung, bei der Ihre einzige Aufgabe darin besteht, die richtigen Einstellungen vorzunehmen und die potenziellen Regelbrecher zu kontrollieren. Nicht zuletzt – und vor allem für diejenigen, die (wie ich) den Spaß sehr ernst nehmen – ist es eine schicke Lösung, sieht gut aus und fühlt sich gut an. Es macht definitiv Spaß, damit zu arbeiten. Alles in allem also: Onit‘s Legal Spend Management-System BusyLamp eBilling.Space ist mein persönlicher Geheimtipp für Ihr Zeitmanagement im Frühjahr.

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VIELEN DANK AN 

ANASTASIA HUFEN  
LEGAL COUNSEL REAL ESTATE FINANCE – HELABA