WARUM AUCH DAS PROCUREMENT VON EINER LEGAL EBILLING SOFTWARE PROFITIERT 

Die Vorteile von eBilling für Inhouse-Rechtsabteilungen sind gut dokumentiert. Durch digital erstellte Rechnungsdateien und dem automatisierten Verarbeiten und Prüfen von Rechnungen spart man mit einer eBilling-Software enorm an Verwaltungsaufwand. Externe Rechtsausgaben lassen sich in Echtzeit verfolgen, wodurch die Einhaltung von Richtlinien und Budgets sichergestellt ist. 

Weniger bekannt ist, wie das Legal Procurement – also die juristische Beschaffungsfunktion – davon profitieren kann. Die Legal Spend Management-Software erfasst detaillierte Line Item-Informationen zu Projekten, Mattern und Rechnungssummen sowie Zeitplänen, Timekeepern und Ausgaben, die mit dem UTBMS-Codesatz für Aufgaben, Aktivitäten und Ausgaben codiert sind. So entsteht ein umfangreicher Datensatz, auf dessen Basis Analysen und zukünftige Entscheidungen getroffen werden können. Die leistungsstarken Reporting- und Analysefunktionen in modernen eBilling-Lösungen können auf folgende Weise genutzt werden: 

1. BENCHMARKING DER LEISTUNG VON DIENSTLEISTERN MIT EBILLING 

EBilling stellt sicher, dass die Abrechnungsdatenpunkte für alle Dienstleister konsistent eingegeben werden. Dies ermöglicht einen genauen Vergleich von Leistungskennzahlen wie z. B. Timekeeper-Raten, Erfahrungsstufen, Zeit für die Bearbeitung eines Projekts sowie der Einhaltung von Budgets und Billing Guidelines. Einige Lösungen erlauben es dem Inhouse Team sogar, die Kanzlei nach geleisteter Arbeit zu bewerten. Das Benchmarking von Metriken gibt dem Legal Procurement umfassende Einblicke in den Service und den Wert, den sie von jedem Dienstleister erhalten und führt so zu offenen und ehrlichen Gesprächen. 

2. DATEN FÜR ZUKÜNFTIGE JURISTISCHER KAUFENTSCHEIDUNGEN 

Mittels den vom Legal Spend Management-System generierten Daten lässt sich leicht überprüfen, ob die Ressourcen für juristische Arbeit richtig eingesetzt werden. Auf lange Sicht wird das Legal Procurement durch die umfassende Analyse von vergangenen Projekten und die daraus resultierenden Daten und Vergleiche die richtige Einkaufsstrategie erkennen. Dies funktioniert umso besser, wenn das Legal Procurement offen mit den Anbietern über die Verwendung dieses Ansatzes spricht und ihre Ziele mitteilt. So können sich externe Anbieter leichter auf die Erwartungen an sie konzentrieren. 

3. PRÜFEN UND UMSTRUKTURIEREN VON BESTEHENDEN PANELS 

Panel-Reviews können zeit- und ressourcenintensiv sein. Oft fehlen zuverlässige Daten, um das Niveau der Erfahrung, der Leistung und des Fachwissens der einzelnen Kanzleien zu vergleichen. Auch mangelt es an Ausgabendaten – wodurch es schwierig wird, die Methoden der Leistungserbringung zwischen den Anbietern zu verfolgen. Hier schafft ein eBilling-System Abhilfe und reduziert so die Ressourcen, die für die Durchführung eines Reviews benötigt werden und erzielt zusätzlich ein sicheres Ergebnis. Ein möglicher positiver Effekt eines Panel-Reviews ist die Reduzierung der Panel-Größe. Dabei wir die Arbeit auf eine geringere Anzahl von Kanzleien verteilt – wodurch Preise in der Regel deutlich gesenkt werden. Hierbei gilt es aber unbedingt sicherzustellen, dass kein Mangel an spezialisierten Beratern im Panel aufkommt. Die Abwägung möglicher Risiken kann zu Konflikten zwischen dem Einkauf und der Rechtsabteilung führen und ist, ohne die von der Legal Spend Management-Software generierten Daten, viel schwieriger zu bewerten. 

4. PREISE UND BEDINGUNGEN NEU VERHANDELN 

Durch den Vergleich von Honoraren und Stundensätzen und durch Leistungs-Reviews von Dienstleistern kann das Legal Procurement mit einer Vielzahl von Daten in die Verhandlungen gehen, durch welche Kosten gesenkt werden sowie  wertvollere Beziehungen zu externen Anbietern aufgebaut werden. Kanzleien haben oft keinen Zugang zu solch detaillierten Daten und sind vielleicht von den Ergebnissen überrascht. Sie wollen zufriedene Mandanten und sind offen für diese Gespräche. 

Die oben genannten Vorteile führen nicht nur zu Einsparungen und einer sicheren Entscheidungsfindung, sondern schaffen auch ein gesundes Wettbewerbsumfeld innerhalb der Branche. Die Standards für alle Firmenkunden werden so angehoben und der maximale Wert von Rechtsdienstleistern wird sichergestellt. Wenn die Procurement-Abteilung bei den Finanzmanagement-Aktivitäten hilft, kann sich die Rechtsabteilung auf ihre externen rechtlichen Geschäftsbeziehungen konzentrieren, was wiederum die interne Beziehung zwischen der Rechtsabteilung und dem Einkauf verbessert, da sie gemeinsam an dem Erreichern der Unternehmensziele arbeiten. Fordern Sie eine Demo an, um die Reporting- und Analysefunktionen von unserer Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space in Aktion zu sehen. 

Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.