WAS IST EIN „REQUEST FOR PROPOSAL“ (RFP)? 

Ein Request for Proposal (RFP) ist eine Anfrage, mit der Inhouse Rechtsabteilungen ihre Arbeit an externe Anwaltskanzleien auslagern können. Vor allem heutzutage, wo Rechtsabteilungen immer mehr Arbeit in immer kürzeren Zeiträumen und für weniger Geld leisten müssen, werden diese Ausschreibungen zu einem zunehmend wichtigen Instrument. Ein typischer Use-Case ist, wenn eine Abteilung Rechtsberatung benötigt und sich an ihre internen Anwälte wendet – dies kann eine Anfrage zur Beantwortung einer einfachen Frage sein oder, im Extremfall, wenn das Unternehmen eine Fusion mit einem anderen Unternehmen in Erwägung zieht oder mit einem ernsthaften Rechtsstreit konfrontiert ist. Im Idealfall verfügt das Inhouse-Team über ein internes Wissensmanagement- oder Transaktionsinformationssystem, das Aufzeichnungen über frühere Beratungen oder Arbeiten für das Unternehmen enthält. Das Rechtsteam muss sich dann fragen, ob die Anfrage intern bearbeitet werden kann.

Wenn die Arbeit als risikoreich eingestuft wird, beträchtliche Ressourcen benötigt werden und es Bereiche gibt, in denen spezielles Fachwissen erforderlich sein könnte, dann sollten die externen Rechtsberater der Organisation von Anfang an einbezogen werden. Ist dies in der Tat der Fall, muss mit der Auswahl einer externen Anwaltskanzlei begonnen werden. Um zu entscheiden, welche Anwaltskanzlei mit der Arbeit beauftragt werden soll, verschickt die interne Abteilung eine Ausschreibung (Request for Proposal, RFP). 

Bei einem RFP für juristische Dienstleistungen sendet die Rechtsabteilung eine Anfrage an Kanzleien oder Rechtsdienstleister, um Angebote für die Arbeit zu erhalten. Dies kann von einem einfachen Kostenvoranschlag bis hin zu einer umfassenden Ausschreibung für ein größeres juristisches Projekt reichen. Kunden erstellen also RFPs und geben sie an ihre Rechtsdienstleister weiter. Sie können Kriterien für die Auswahl der Anbieter festlegen, die Antworten verfolgen und die Einreichungsrunden monitoren, bevor sie die bevorzugte Kanzlei auswählen und beauftragen. RFPs können auch an Rechtsdienstleister geschickt werden, einschließlich solcher, die nicht nur Rechtsberatung, sondern auch andere Dienstleistungen anbieten, z. B. eDiscovery, Dokumentenprüfung oder andere Verwaltungsdienstleistungen. 

WELCHE INFORMATIONEN SIND TYPISCHERWEISE IN EINEM RFP ENTHALTEN? 

Wenn eine Ausschreibung an eine oder mehrere Kanzleien geschickt wird, die für den Kunden neu sind und bisher noch nicht ihren beruflichen Hintergrund und ihre Berufserfahrung angeben haben oder die nicht in der Liste der Kanzleien des Kunden aufgeführt sind, werden Informationen der folgenden Art benötigt: 

• Eine Vorstellung der Kanzlei, der Standorte, der Anwälte und der Gerichtsbarkeiten ist für einen Überblick über die Kanzlei erforderlich. Wichtig sind auch Angaben zur Diversität, zu Auszeichnungen in der Rechtsbranche und zu anderen Errungenschaften. 
• Eine Beschreibung der Erfahrung in den einzelnen Tätigkeitsbereichen, einschließlich detaillierter Fallbeispiele, um die Kompetenz der Kanzlei zu verdeutlichen. 
• Referenzen – idealerweise von der Art, die auf das Angebot oder die Ausschreibung der Kanzlei zutrifft. 
• IT-Fähigkeiten, einschließlich Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien, sowie eine gute Erreichbarkeit, die zeigt, dass die Kanzlei über solide interne technische Fähigkeiten verfügt. 
• eBilling-Kanzleien sollten nachweisen, dass sie in der Lage sind, Rechnungen in einem Format zu erstellen, das den Billing Guidelines des Kunden entspricht. 

Wenn die Rechtsabteilung aber bereits mit der Kanzlei zusammengearbeitet hat, kann mit einer „normalen“ Ausschreibung gearbeitet werden. Dies ist der Fall, wenn der Mandant ein Angebot für eine neue Angelegenheit einholen möchte, aber aus der bereits bestehenden Liste von Kanzleien auswählt. Obwohl jedes Angebot einer Anwaltskanzlei anders ist, gibt es einige zentrale Abschnitte, die in den meisten RFPs vorkommen. 

DIE WICHTIGSTEN ABSCHNITTE EINES RFPS UMFASSEN: 

• Zeitplan – die Ausschreibung enthält Termine sowohl für die Einreichung des RFPs als auch für die eigentliche Arbeit, wenn die Kanzlei beauftragt wird. 
• Ansprechpartner und Zuständigkeiten – die Ansprechpartner beim Kunden und die zuständigen Anwälte der Kanzlei werden genannt. Der Kunde kann auswählen, an welche einzelnen Anwälte in der Kanzlei die Ausschreibung geschickt werden soll und von wem eine Antwort erwartet wird. 
• Personalplan – der Mandant erwartet von der Kanzlei, dass sie den Personalplan für die Matter detailliert darlegt, einschließlich der geschätzten Zeit für jede Zeitnehmerkategorie und das Verhältnis zwischen ihnen. 
• Tarife und Preisgestaltung – der Mandant wird von der Anwaltskanzlei verlangen, dass sie die Tarife für die einzelnen Zeitnehmerkategorien, die geschätzten Gesamthonorare und etwaige Spesen angibt, welche Rabatte möglich sind und welche alternativen Preisvereinbarungen sie anbieten könnte. 
• Umfang der Arbeit – der Kunde gibt den Umfang der auszuführenden Arbeit an und macht dabei so viele Angaben wie möglich. Eine gute Ausschreibung enthält Vorlagen für verschiedene Matter-Arten, die der Kanzlei dabei helfen, den erforderlichen Arbeitsumfang und die Erfolgskriterien zu definieren. Darin wird auch angegeben, welche Gerichtsbarkeiten von der Ausschreibung abgedeckt werden, und es kann auch möglich sein, die Matter nach Phasen aufzuschlüsseln, um eine detailliertere Schätzung der erwarteten Kosten zu erhalten. 
• Repräsentative Fälle – eine Kanzlei könnte gebeten werden, eine Liste vergleichbarer Fälle vorzulegen, die sie abgeschlossen hat (in geeigneter Weise anonymisiert), um ihre Erfahrung zu untermauern. 

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Aus dem englischen Original-Blog übersetzt.