WAS IST LEDES UND UTBMS? 

WAS IST LEDES UND UTBMS? 

Wenn Sie das erste Mal die Akronyme LEDES oder UTBMS hören, denken Sie vielleicht: „Was heißt LEDES? Und UTB-em-was jetzt?“ Bei diesen zungenbrecherischen Abkürzungen handelt es sich um juristische Branchenstandards für die Codierung und Einreichung von Rechnungen für anwaltliche Dienstleistung durch die Verwendung von eBilling-Software. Im folgenden Artikel erfahren Sie mehr über die Grundlagen von LEDES und UTBMS. 

WAS IST EINE LEDES-DATEI? 

LEDES ist die Abkürzung für „Legal Electronic Data Exchange Standard“ und ist ein Rahmenwerk für den Austausch juristischer und elektronischer Rechnungsinformationen. Die LEDES-Dateiformat-Spezifikationen sind weltweit als juristischer Branchenstandard für Legal eBilling-Daten anerkannt. Die Dateiformate gehen über die elektronische Rechnungsstellung hinaus und bieten auch Formate für die juristische Budgetierung, Zeitnehmerinformationen und IP-Matter-Informationen. 

WAS IST UTBMS? 

UTBMS steht für „Uniform Task-Based Management System“ und besteht aus verschiedenen Codes, die zur Klassifizierung juristischer Dienstleistungen verwendet werden. Externe Anwälte erfassen ihre Zeit und klassifizieren die Arbeit mit dem entsprechenden Code aus dem UTBMS-Set. UTBMS-codierte Zeiteinträge und Rechnungen zeigen den Timekeeper, die Aufgaben (z.B. Aufnahme einer Zeugenaussage), die durchgeführten Aktivitäten (z.B. Entwurf eines Briefes), die aufgewendete Zeit sowie den Satz und die Kosten der Arbeit. Durch die Verwendung solcher Codes wird die Aufzeichnung juristischer Arbeit international standardisiert. Sowohl Kanzleien und Rechtsabteilungen als auch eBilling-Softwareanbieter verwenden die Codes. 

DIE HERKUNFT VON UTBMS 

Vor der Einführung von eBilling-Systemen rechneten Kanzleien und Rechtsabteilungen ausschließlich über Papierrechnungen ab. Diese enthielten üblicherweise lange Beschreibungen von Dienstleistungen, die sich über mehrere Seiten erstrecken konnten. Diese Fülle und Unübersichtlichkeit machte es schwierig, die geleistete Arbeit und die damit verbundenen Kosten zu erfassen. Angetrieben von der Notwendigkeit diesen Prozess zu digitalisieren, bildeten die American Bar Association, die Association of Corporate Counsel und PricewaterhouseCoopers – parallel zur Gründung von LEDES – eine Gruppe, um einen einheitlichen und elektronischen Rechnungsstandard zu schaffen. Aus diesem Grund werden die UTBMS-Codes manchmal auch als ABA-Aufgabencodes bezeichnet. Sie beschlossen, dass Zeiteinträge in elektronischen Rechnungen aufgabenbasiert und nach Art der geleisteten Arbeit aggregiert sein sollten: 

• Task-Codes sind eine detaillierte Beschreibung der erbrachten Leistung nach Rechtsgebiet. 
• Aufgabencodes sind in Sets unter ihren weniger granularen Phasen innerhalb des Rechtsgebiets organisiert; Litigation, Insolvenzrecht, Markenrecht, etc. 
• Aktivitätscodes identifizieren die spezifische Leistung, die erbracht wird; oder „wie“ die Arbeit erledigt wird. 
• Aufwandscodes wurden geschaffen, um die Ausgaben für Matter zu kategorisieren. 

Diese Gruppe wurde schließlich in das LEDES Oversight Committee (LOC) umgewandelt. Das LOC hat seitdem mehrere UTBMS-Standards und -Codes geschaffen und kontinuierlich aktualisiert. Aber auch andere Organisation haben sich dieser Aufgabe angenommen. Die Überarbeitung und Weiterentwicklung der Codes dauert bis heute an. 

DIE VORTEILE VON UTBMS FÜR RECHTSABTEILUNGEN 

Kanzleien verwenden kunden- und eBilling-Software-übergreifend immer dieselben standardisierten Formate für Rechnungsdateien und Zeiterfassungen. So wird der Verwaltungsaufwand auf Seite der Kanzleien begrenzt gehalten. Die meisten unter ihnen – zumindest alle Großkanzleien – verwenden das LEDES-Dateiformat und den UTBMS-Codesatz bereits seit Mitte der 90er Jahre und sind mit diesem Prinzip daher gut vertraut. Auch für Inhouse Rechtsabteilungen bietet der Einsatz von UTBMS erhebliche Vorteile: 

• Legal eBilling-Systeme können elektronisch eingereichte Rechnungen automatisiert anhand von Billing Guidelines überprüfen. Danach wird die Rechnung genehmigt, abgelehnt oder markiert, zum Beispiel, wenn ein bestimmter Aufgabencode eine vordefinierte Budgetgrenze erreicht. Durch diese Automatisierung spart das Rechtsteam viel Zeit, die andernfalls für das manuelle Überprüfen der Rechnungen angefallen wäre. Diese Zeit kann dann in wertvollere juristische Tätigkeiten investiert werden. Zudem werden Rechnungsfehler schnell aufgedeckt, die im bisherigen manuellen Prozess möglicherweise unbemerkt geblieben wären. 
• Standard-Codes ermöglichen einen einfachen und fairen Vergleich der geleisteten Arbeit über verschiedene Matter oder Kanzleien hinweg. Kosten, Effizienz und Qualität können schnell und konsistent verglichen werden. 
• Reports über Ausgaben für die Rechtsberatung können zudem vielseitig verwendet werden. Etwa um bessere Tarife auszuhandeln oder um zu entscheiden, welche Arbeit ausgelagert werden soll; um zu bewerten, welche Kanzleien für welche Tätigkeiten oder Matter eingesetzt werden sollen sowie um einen Business Case für zusätzlichen Personalbedarf zu erstellen. 

FREQUENTLY ASKED QUESTIONS 

WOFÜR STEHT LEDES? 

LEDES steht für Legal Electronic Data Exchange Standards. 

WAS IST EINE LEDES-DATEI-RECHNUNG? 

Es handelt sich dabei um eine Reihe von Formatstandards für die elektronische Rechnungsprüfung von anwaltlichen Dienstleistungen. Sie legen fest, welche Daten in einer eBill enthalten sein sollten und wie diese Daten organisiert sein sollten. Der ursprüngliche Standard wurde Mitte der 1990er Jahre von einer Industriegruppe erstellt, zu der auch die American Bar Association (ABA) und PricewaterhouseCoopers gehörten. 

WIE LAUTEN DIE LEDES-STANDARDFORMATE? 

Die wichtigsten LEDES-Dateiformate sind: 

• 1998B – eine durch Pipes getrennte ASCII-Datei, die in den USA bis heute der geltende Standard ist. 
• 1998BI – die „internationale“ Version von 98B, die auch die Mehrwertsteuer und verschiedene Währungen unterstützt. 
• 2000 – eine auf XML basierende Datei, die von einigen global-agierenden Kunden verwendet wird. 
• XML v 2.2 – ist der neueste XML-Standard. Er bietet UK/EU-Steuerkonformität und wird immer häufiger verwendet. 

WOFÜR STEHT UTBMS? 

UTBMS steht für das Uniform Task-Based Management System. 

WAS SIND UTBMS-CODES? 

Dies sind die Task- und Activity Codes, die die juristische Arbeit (und Ausgaben/Auszahlungen) kategorisieren. LEDES-Standarddateien verfügen über separate Felder für Task- und Activity Codes für Zeiteinträge sowie über ein Feld für Spesen/Auslagen. In der Praxis verlangen nicht alle Mandanten Phasen/Task Codes, wohl aber die Verwendung von Activity Codes. 

WAS IST EIN TASK CODE? 

Phasen/Task Codes – es gibt verschiedene Codesätze je nach Art der Matter, z. B. Litigation, Bankruptcy, Project/Transactional normalerweise zeigt das erste Zeichen des Codesatzes die Art der juristischen Arbeit, die durchgeführt wird. 

WAS IST EIN ACTIVITY CODE? 

Activity Codes werden verwendet, um zu zeigen, welche Aktion durchgeführt wird und beginnen mit einem A – z.B. A103 (Entwurf/Überarbeitung) oder A104 (Überprüfung/Analyse) 

WIE WERDEN PHASEN/TASK- UND ACTIVITY CODES IN EINER EBILL (ELEKTRONISCHEN RECHNUNG) VERWENDET? 

Task Codes zeigen die Phasen der Matter und Activity Codes zeigen, wie die Arbeit erledigt wird. Wenn Anwalt:innen beispielsweise an einem Litigation-Fall arbeiten, in der Discovery-Phase Einlassungen vornimmt und innerhalb des Teams kommuniziert, würde ein Zeiteintrag wie folgt lauten: Litigation code set – Phase L300 (Discovery/Disclosure) und Task L330 (Depositions) d.h. das erste Zeichen definiert den Code set und das zweite Zeichen des Task Codes definiert die Phase. (Innerhalb jeder Phase kann es bis zu 99 Aufgaben geben) Der Activity Code wäre – A105 (Kommunizieren – innerhalb des Rechtsteams) Daher muss der Zeiteintrag in der LEDES eBill-Datei die Codes L330 (Task) und A105 (Activity) sowie den Kommentar enthalten, um die geleistete Arbeit vollständig zu deklarieren und eine eindeutige Identifikation zu erlauben. 

WIE DEKLARIEREN UTMBS-CODES AUSLAGEN? 

Es gibt UTBMS-Ausgabencodes, die in die eBill-Datei eingegeben werden können und mit E oder X beginnen, z. B. X114 oder E109 (Lokale Reisen) 

WAS IST DAS LEDES OVERSIGHT COMMITTEE (LOC)? 

Das LEDES Oversight Committee (LOC) ist eine internationale, freiwillige und gemeinnützige Organisation, die sich aus Vertreter:innen der Rechtsbranche zusammensetzt. Ihre Aufgabe ist, offene Standardformate für den elektronischen Austausch von Rechnungs- und anderen Informationen zwischen Unternehmen und Kanzleien zu schaffen und zu pflegen.