WAS IST LEGAL E-BILLING? 

LEGAL EBILLING 

Unter Legal eBilling versteht man den automatisierten Prozess der Rechnungsprüfungen einer Inhouse Rechtsabteilung. Durch Legal eBilling können Rechnungen also ohne manuellen Aufwand genehmigt oder abgelehnt werden. Zwingend erforderlich dafür ist, dass Kanzleien ihre Rechnungen im LEDES-Format einreichen – so kann das eBilling-System detaillierte Informationen über die in Rechnung gestellte Leistung erfassen. Eine eBilling-Software wie BusyLamp eBilling.Space versetzt eine Rechtsabteilung in die Lage, sowohl kurzfristig als auch langfristig – durch die Anwendung einer datengesteuerten Strategie – kostensparende Maßnahmen zu identifizieren und zu realisieren. 

WARUM MODERNE RECHTSABTEILUNGEN EBILLING BENÖTIGEN 

Eine eBilling-Software erzeugt eine elektronische Datei, die den spezifischen Anforderungen von Rechtsabteilungen entspricht. Diese Datei enthält grundlegende Rechnungsinformationen wie einen Rechnungskopf, Matterinformationen und Rechnungssummen. Darüber hinaus bietet sie aber auch eine detaillierte Aufschlüsselung von Zeitplänen, Zeiterfassungen und Ausgaben, die wiederum mit Aufgaben, Aktivitäten und Auslagen kodiert sind. Diese Detailtiefe kann ausschließlich mit einer Legal eBilling-Software erfasst werden – Standard-Kreditorenbuchhaltungssysteme können dies nicht leisten. Der Druck auf Rechtsabteilungen ihre Effizienz zu steigern und ihre Kosten zu kontrollieren steigt weiterhin stetig. Ein eBilling-System setzt genau hier an: Die Software generiert schnelle Einsparungen, die die anfänglich getätigte Investition schnell übersteigen. Somit ist diese Lösung ein beliebtes und oftmals eingeführtes Instrument unter Entscheidern in Rechtsabteilungen. Die Vorteile von eBilling stehen dabei in direktem Zusammenhang mit Kostensenkungen, so lässt sich der hohe Return on Investment (ROI) auch gegenüber weiteren Stakeholdern leicht verdeutlichen. Downloaden Sie jetzt unseren Inhouse Guide “Ein Business Case für Legal Spend Management” um herauszufinden, wie Sie Ihre Investition in eine eBilling-Software mit einer datenfundierten ROI-Kalkulation stützen können. 

DIE VORTEILE VON LEGAL EBILLING 

Ein typisches Inhouse Team erhält in der Regel tausende von Rechnungen pro Jahr. Das manuelle Überprüfen dieser Rechnungen ist nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig. Zudem gelten für verschiedene Kanzleien unterschiedliche Billing Guidelines – also Abrechnungsrichtlinien die regeln, welche Leistungen Kanzleien wie in Rechnung stellen dürfen und welche nicht. Sich all diese Richtlinien zu merken und bei einer manuellen Rechnungsprüfung korrekt anzuwenden ist nahezu unmöglich. Die manuelle Rechnungsprüfung ist auch fehleranfälliger im Vergleich zu digitalen Lösungen – was schnell teuer werden kann. Genau für diese Herausforderung bieten eBilling-Systeme wie BusyLamp eBilling.Space eine Lösung: Es ermöglicht dem Rechtsteam, Billing Guidelines zu hinterlegen, anhand deren das System alle eingehenden Rechnungen automatisiert überprüft und entsprechend genehmigt, ablehnt oder zur weiteren Überprüfung markiert. Die Einsparungen im ersten Jahr hierdurch betragen in der Regel mindestens 5 % der Rechtskosten. 

Weitere kostenreduzierende Vorteile sind: 

• Kanzleien können ihre laufenden Arbeiten (WIPs) zur Kostenverfolgung und -transparenz in Echtzeit einreichen. So lassen sich Überraschungen hinsichtlich der Kosten vermeiden und Rechnungsbeträge bereits vor der finalen Stellung der Rechnung reduzieren. Die Echtzeiterfassung bietet zudem die Möglichkeit für Rechtsabteilungen, weitere Teams wie Accounting frühzeitig über anstehende Kosten zu informieren und die Begleichung von Rechnungen zu beschleunigen sowie von Rabatten bei schnellerer Bezahlung zu profitieren. 
• Durch die digitalisierte und automatisierte Rechnungsbearbeitung und -prüfung lassen sich manuelle Fehler durch den Faktor Mensch sowie Verwaltungsarbeiten reduzieren, wodurch dem Rechtsteam mehr Zeit für höherwertige juristische Tätigkeiten bleibt. 
• Auch durch automatisierte Reports über Matter und Ausgaben lässt sich viel Zeit einsparen: Ein aufwändiges manuelles Erstellen eines Reports aus verschiedenen On- und Offline-Quellen ist nicht länger nötig. 
• Die Visibilität von Ausgabendaten ermöglichen Analysen für datengesteuerte, strategische Entscheidungen in juristischen Fragestellungen, einschließlich Verhandlungen, Panel-Reviews und Sourcing. 
• Effektive, faire und konsistente Beauftragung von Rechtsdienstleistern und Anwaltskanzleien. 
• Die verbesserte Zusammenarbeit mit externen Rechtsberater:innen führt zu strategisch wertvollen Beziehungen, optimierten Ergebnissen und einem besseren Preis-Leistungs-Verhältnis.