WIE KANZLEIEN DIE HINDERNISSE DES WIP-REPORTS ÜBERWINDEN KÖNNEN 

WARUM TRANSPARENZ BEI WORK IN PROGRESS (WIP) SO WICHTIG IST 

Durch die elektronische Rechnungsstellung (eBilling) gewannen Inhouse-Teams neue Transparenz, mehr Möglichkeiten Kosten zu steuern und ein gewisses Maß an Klarheit bezüglich der Abrechnungen. Dennoch blieb ein Kritikpunkt beim “herkömmlichen” eBilling: Fehlende Einblicke in die bisherigen Kosten und erfassten Zeiten auf aktuellen Projekten. Erst nach Erhalt der finalen Rechnung, beziehungsweise eines Drafts, erhielt man einen Überblick. 

Es ist verständlich, dass Mandanten die durchgeführten Arbeiten und die damit verbundenen Kosten bereits während der Laufzeit der Matter verfolgen wollen, um so Positionen frühzeitig im Abrechnungszyklus zu hinterfragen oder sogar ablehnen zu können. Dies ist für eine genaue Kostenkontrolle und -prognose sowie zur Vermeidung von Überraschungen in der Rechnungsstellung notwendig. Diese WIP-Informationen sind schon lange Gegenstand von Diskussionen zwischen Mandanten und Kanzleien. Bis vor kurzem konnten Kanzleien nur grobe Schätzungen der Rechnungshöhe – meist am Ende eines jeden Monats – ohne jede Detailtiefe liefern. 

Einige der wichtigsten Bereiche, die ein Mandant typischerweise nachverfolgen möchte, sind: 

• Kostenüberschreitungen gegenüber dem Budget/der Prognose 
• Hohe Mengen einer einzelnen Art von Aktivität (z. B. Recherchen oder Entwürfe) 
• Große Zeitspannen zwischen der durchgeführten Arbeit und den an den Mandanten eingereichten Zeiten/Honoraren. 

WIP-REPORTING BIETET AUCH KANZLEIEN MEHRWERTE 

Eines der Kernfunktionalitäten von Onit’s Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space ist ein solches WIP-Reporting. Durch diese Funktion lässt sich die Beziehung zwischen Mandant und Kanzlei auf eine ganz neue Ebene heben. Einige der Vorteile des WIP-Reporting, die beide Parteien genießen, sind: 

• Die Kanzlei liefert nebst hochwertiger Beratung einen weiteren Mehrwert in Form von verbesserten Abrechnungsdaten. 
• Die Kanzlei hat die Gewissheit, dass die (bisher) geleistete Arbeit vom Mandanten akzeptiert wurde und es bei der Vorlage der Schlussrechnung keinen Push-Back geben wird. 
• Der Mandant hat mehr Gewissheit, dass die Arbeit korrekt und im Einklang mit den Billing Guidelines durchgeführt wird. So kann schon früh ein Soll-Ist-Vergleich durchgeführt werden, um die Einhaltung des Budgets in allen Phasen der Transaktion sicherzustellen. 

HERAUSFORDERUNGEN DES WIP-REPORTINGS FÜR KANZLEIEN 

Trotz der Vorteile bringt ein WIP-Reporting auch gewisse Nachteile mit sich. Zwar erfüllen viele Kanzleien ihren Mandanten den Wunsch, zeitnahe und präzise WIP-Angaben zu übermitteln, einige wenige sträuben sich aber noch immer dagegen oder können die Anforderungen an WIP-Reporting einfach nicht erfüllen. 

Häufig sehen Kanzleien die “unverarbeiteten” WIP-Informationen als interne Daten an, die der Mandant nicht sehen sollte. Viele der großen internationalen Kanzleien setzen daher spezialisierte Revenue Controller ein, die innerhalb der juristischen Teams und eng mit den Deal-Partnern zusammenarbeiten. Solche Kanzleien haben auch gut etablierte Abrechnungsprozesse, bei denen die Mitarbeiter der Finanzabteilung und die Partner den WIP für jede Matter überprüfen, bevor die Rechnung fertiggestellt wird. Sie entscheiden, welche der erfassten Zeiten in Rechnung gestellt werden sollen. Noch wichtiger ist, dass sie auch überprüfen, ob die Zeitangaben angemessen formuliert und für den Mandanten geeignet sind. 

In den meisten Kanzleien werden die Anwälte hinsichtlich des Inhalts der Matter-Beschreibung beraten. Manche Projekte werden allerdings von mehreren hundert Associates gleichzeitig bearbeitet und es ist unmöglich zu überprüfen, was sie eingeben, bevor die Rechnungsdaten bereinigt werden. Die Kanzleien scheuen diesen Bereinigungsprozess (auch wenn es sich nur um eine kleine Anzahl von Rechnungen handelt), da die Partner dies als doppelte Arbeit ansehen. Außerdem möchte kein Partner der erste sein, der einem Mandanten die Einsicht in WIP-Daten erlaubt, falls diese unangemessene Inhalte enthalten. 

Ein weiterer Grund, der manchmal von Kanzleien angeführt wird, dreht sich um die zeitlichen und prozessualen Probleme, die mit WIP-Informationen verbunden sind. Genauer gesagt, was sind die Konsequenzen, wenn der Mandant einige oder sogar alle Informationen ablehnt? Einige Kanzleien argumentieren, dass, wenn WIP-Informationen erneut eingereicht werden müssen, die akzeptable Zeitspanne zwischen der Erledigung der Arbeit und ihrer Abrechnung überschritten werden kann. Sie versuchen oft, angemessene Zeitfenster und Prozesse für die Überprüfung und Wiedervorlage von WIP-Informationen festzulegen, für den Fall, dass Line Items nicht genehmigt werden. 

Ein letzter Einwand ist, dass die Erstellung von WIP-Dateien im LEDES-eBill-Format Entwicklungsarbeit erfordert, die vom Finanz-/IT-Team eingeplant werden muss. Manche Kanzleien haben manuelle Workarounds zur Unterstützung von WIP-Einreichungen implementiert, aber das ist auf Dauer und für eine wachsende Anzahl von Rechnungen nicht tragbar. 

WIE MAN DIE HERAUSFORDERUNGEN DES WIP-REPORTING ÜBERWINDET 

Anbieter von eBilling-Software, Mandanten wie auch Kanzleien, haben zusammen eine Reihe von Kompromissen als Lösungsansätze gefunden. Darunter: 

• Positionserläuterungen: Parteien können vereinbaren, dass Line Items aus dem WIP-Upload gestrichen oder sie mit einem Platzhalter versehen werden. Letzterer könnte besagen, dass die Line Items nur auf der endgültigen Rechnung erscheinen. Wenn dies vereinbart wird, können die Mandanten zumindest die Kosten und die damit verbundenen Aktivitäten oder Ausgaben basierend auf dem LEDES-Code sehen (z. B. Kommunikation, Entwurf, Recherche usw.). 
• Abrechnungszyklen und Abgrenzungen: Der Mandant kann ein ähnliches Ergebnis erzielen, wenn der Abrechnungszyklus auf einen Kalendermonat reduziert wird, sodass er einen Überblick über die Arbeit dieses Monats hat. Eine weitere Möglichkeit wäre, die als Abgrenzungen gelieferten Informationen zu verbessern. Dies würde dem Mandanten zwar nicht alle Zeitdetails liefern, aber einige der Anforderungen erfüllen. 
• LEDES Anforderung: Um den Bedenken von Anwaltskanzleien über möglichen zusätzlichen IT-Entwicklungsaufwand zu begegnen, haben wir zwei alternative Methoden entwickelt, die im BusyLamp-Modul verwendet werden können: 
  • Kanzleien können ihre WIP-Informationen als Excel-Tabelle speichern, welche dann in BusyLamp hochgeladen werden kann. Da alle Kanzleien standardmäßig Zugang zu Excel haben, werden teure Änderungen am Abrechnungssystem minimiert. 
  • Die KI-Funktionalität in BusyLamp kann unstrukturierte WIP-Daten, die nicht im LEDES-Format vorliegen, in aussagekräftige und nützliche Reports extrahieren. 

Abschließend kann gesagt werden, dass für eine erfolgreiche Implementierung des WIP-Reports der Mandant frühzeitig mit den Partnern der Kanzlei zusammenarbeiten und die Anforderungen an das WIP-Reporting besprechen sollte. Dabei sollte geklärt werden, warum der Mandant WIP-Informationen benötigt und was er mit den Informationen erreichen möchte. Dies wird einige der Argumente entkräften, die gegen die Bereitstellung von WIP vorgebracht werden. Beiden Parteien wird so geholfen, geeignete Alternativen zu finden, die der Inhouse-Rechtsabteilung immer noch das geben, was sie für ihren Erfolg braucht. 

Englischer Original-Blog von Bryan King und übersetzt ins Deutsche