WIE RECHTSABTEILUNGEN KANZLEIEN WÄHREND DES ONBOARDINGS HELFEN 

Ein Schlüsselfaktor für den Gesamterfolg eines e-Billing-Projekts im Rechtswesen ist es, die Kanzleien so effizient und reibungslos wie möglich an Bord zu holen. 

Obwohl die Legal e-Billing Anbieter inzwischen über beträchtliche Erfahrung bei der Unterstützung von Rechtsabteilungen während der Einführung verfügen, wird weniger Wert auf die Herausforderungen und Fragen gelegt, mit denen Anwaltskanzleien konfrontiert sind. Während die technischen Aspekte der Legal e-Billing Lösung gut dokumentiert sein mögen, sind es oft die nicht-technischen Aspekte, die Anwaltskanzleien die größten Probleme bereiten, und diese werden übersehen. 

Zu diesen Herausforderungen und aufkommenden Fragestellungen können gehören: Wie sollte die Anwaltskanzlei organisiert sein, um die elektronische Rechnungsstellung einzuführen – sollte sie zentralisiert werden oder nicht? Welche zusätzlichen Prozesse muss die Kanzlei einführen, um sicherzustellen, dass die Rechnungsdaten korrekt sind? Welche zusätzlichen Ressourcen und IT-Systemänderungen sind erforderlich, um die Anforderungen von Legal e-Billing zu erfüllen? 

Die meisten Anwaltskanzleien sind zwar in der Lage, diese Hauptprobleme entweder selbst oder mit Hilfe externer Beratung zu lösen, doch gibt es auch Detailaspekte, die für Ihr Projekt einzigartig sein können. Wenn Sie mit dem Onboarding beginnen, können Sie davon ausgehen, dass Sie von Ihrer Kanzlei eine Liste von Fragen erhalten, die diese spezifischen Bereiche abdecken. Zu diesen Fragen gehören: 

• Welchen Umfang hat die Implementierung, d. h. welche Kanzleien, welche Ihrer Standorte und welche Arten von Rechtsangelegenheiten sind davon betroffen? 
• Werden Sie UTBMS-Codes benötigen, d. h. welche Aufgaben-/Tätigkeits-/Ausgabencodes sind obligatorisch? 
• Welches sind die anerkannten Klassifizierungen der Timekeeper? 
• Welche LEDES-Dateiformate werden akzeptiert oder wie können Anwaltskanzleien sonst noch Rechnungsdaten einreichen? 
• Müssen Informationen über laufende Arbeiten (WIP) eingereicht werden? 
• Gibt es besondere Anforderungen an die Rechnungsstellung und wie sollen Festhonorare abgerechnet werden? 
• Wie werden die Kanzleien in neue Rechtsangelegenheiten eingewiesen? 
• Wie werden die Abrechnungssätze verwaltet und validiert? 
• Wie sehen die Zahlungsverfahren für gültige Rechnungen aus? 
• Welche Validierungsregeln gelten, z. B. welche Auslagen werden abgelehnt und welche Arten von Zeitnehmern können nicht berechnet werden? 

Es ist hilfreich, proaktiv zu sein und diese Fragen schon zu Beginn des Projekts zu bedenken. Außerdem müssen Sie ein Dokument mit Abrechnungsrichtlinien (Billing Guidelines) bereitstellen, das Regeln und Verfahren enthält, die von den Kanzleien zu befolgen sind. (Weitere Informationen und praktische Beispiele für Billing Guidelines finden Sie in unserem kostenlosen Leitfaden). 

Um sicherzustellen, dass das Projekt diese Fragen angeht und die Frustration der Anwaltskanzleien beseitigt, stellt Onit für die Legal Spend Management-Lösung BusyLamp eBilling.Space für jedes Projekt einen Speziallisten zur Seite. Bryan King hat mehr als 15 Jahre Erfahrung mit dem Onboarding von Legal e-Billing, zunächst bei Clifford Chance. Er arbeitet auch indirekt für die Rechtsabteilung, indem er alle Anwaltskanzleien beim Onboarding und der Implementierung unterstützt und eine zentrale Verbindungsstelle zwischen dem Anbieter, den Anwaltskanzleien und der Rechtsabteilung bildet. Viele Anwaltskanzleien sind inzwischen mit der elektronischen Rechnungsstellung vertraut, aber die weniger erfahrenen Kanzleien begrüßen die Möglichkeit, von einem Experten unterstützt zu werden, der die Herausforderungen kennt, mit denen die Kanzleien häufig konfrontiert sind. 

Die beiden folgenden Zitate zeigen, wie wertvoll dies für die Unternehmen ist. Das erste Zitat stammt von einem e-Billing Manager eines großen internationalen Unternehmens, das zweite vom Finanzdirektor eines kleineren regionalen britischen Unternehmens. 

„Ich bin seit etwa zehn Jahren in verschiedenen großen britischen Anwaltskanzleien mit der elektronischen Rechnungsstellung befasst. Mit der Weiterentwicklung wachsen auch die Herausforderungen. Die Kunden haben oft sehr unterschiedliche Ansätze und Anforderungen. Entscheidend für die erfolgreiche Einführung von e-Billing ist zweifelsohne ein effektiver Einführungsprozess. Ich bin fest davon überzeugt, dass die Ernennung von Bryan King zum Leiter von BusyLamp eine ausgezeichnete Geschäftsentscheidung war. Mit seinen Kenntnissen über Anwaltskanzleien und seinem Fachwissen konnte er eine wichtige und wertvolle Rolle spielen, indem er sowohl den Kunden als auch BusyLamp bei Fragen der Anwaltskanzleien unterstützte und bestätigte, wenn diese Kanzleien sachdienliche Fragen gestellt oder wichtige Anmerkungen gemacht hatten. Dies führt zu einem effektiveren Onboarding-Prozess, der sich auf die wichtigsten Problembereiche konzentriert, die in der Vergangenheit bis nach der Implementierung übersehen wurden, was sich in der Regel in einem Rückstau von abgelehnten eBills manifestiert.“ 

„Dies ist das erste Mal, dass wir jemanden wie Bryan für einen E-Billing-Anbieter arbeiten sehen. Normalerweise schickt uns der Anbieter ein Schreiben, in dem er uns mitteilt, dass ein Kunde elektronische Rechnungen benötigt, und wir werden damit allein gelassen (…) es ist also sehr nützlich, jemanden zu haben, der unsere Fragen beantwortet und unsere Bedenken und Probleme versteht.“ 

WIE KÖNNEN RECHTSABTEILUNGEN IHRE KANZLEIEN BEI DER EINFÜHRUNG VON LEGAL E-BILLING UNTERSTÜTZEN? 

• Jede e-Billing-Implementierung profitiert von einem klaren Regelwerk, das die Arbeitspraktiken und Erwartungen in Bezug auf die Kundenabrechnungsfunktion dokumentiert. Ihr e-Billing-Anbieter wird Sie beraten, was Sie aufnehmen sollten. Laden Sie diesen praktischen Leitfaden mit einigen Beispielen herunter. Wenn Sie diese klaren Regeln aufstellen, sind Ihre Unternehmen bereit und in der Lage, die Lösung zu nutzen und erfolgreich e-Billing anzubieten.  
• Stellen Sie jemanden ein (oder wählen Sie einen Anbieter aus, der jemanden zur Verfügung stellt), der die Probleme von Anwaltskanzleien versteht und mit ihnen während des Onboarding-Prozesses zusammenarbeitet. 
• Arbeiten Sie mit Ihrem Legal e-Billing Anbieter zusammen, um den Fragenkatalog, den Sie von Ihren Anwaltskanzleien erhalten werden, zu beantworten. Seien Sie darüber hinaus darauf vorbereitet, mit dem Projektmanager der Anwaltskanzlei zusammenzuarbeiten, um weitere Fragen zu beantworten, die während des Prozesses auftauchen können. 
• Vergewissern Sie sich, dass Sie eine Lösung gewählt haben, bei der auch die Erfahrung der Anwaltskanzlei im Vordergrund steht. Sei es bei der Schnittstelle, bei der Schulung, beim Onboarding und durch den Einsatz modernster Technologie zur Verringerung des Verwaltungsaufwands für externe Anwälte. 

Die elektronische Rechnungsstellung bietet Ihnen und Ihren Anwaltskanzleien großartige Möglichkeiten, gemeinsam an einem nicht-juristischen Projekt und mit einer Reihe gemeinsamer Ziele zu arbeiten. Das Ziel sollte darin bestehen, Rechnungsfehler zu reduzieren, die Qualität der Rechnungsdaten zu verbessern und die Entscheidungsprozesse zu optimieren. Die Einführung von E-Billing-Software ist auch eine Chance für eine effektivere und effizientere Zusammenarbeit mit Ihren externen Anwälten in einer Win-Win-Partnerschaft.